Checklist beursleads vastleggen: voor, tijdens en na de beurs

Het korte antwoord

Beursleads goed vastleggen gebeurt in drie fasen. Vóór de beurs kies je je app, spreek je de kwalificatievelden af en check je de badgeformaten bij de organisator. Tijdens de beurs scan je elk visitekaartje en elke badge en voeg je in zo'n 20 seconden intentiesignalen, een notitie en een herinnering toe. Na de beurs haal je dubbele contacten weg, sorteer je op intentiesignalen en begin je binnen één werkdag met opvolgen. Gebruik de checklist hieronder.

Vóór de beurs (vier tot zes weken vooraf)

• ☐ Stel een doel voor gekwalificeerde leads, niet alleen voor scans. Zie het rendement van een beurs.
• ☐ Kies je app om leads vast te leggen en installeer die op de telefoon van iedereen die op de stand staat.
• ☐ Spreek vier of vijf kwalificatievelden af met vaste opties, zoals interesse, aantal, termijn en vervolgstap. Zie vragen om beursleads te kwalificeren.
• ☐ Vraag de organisator naar de badges: QR, NFC of versleuteld? Heb je hun lead retrieval nodig? Zie leads vastleggen vs lead retrieval.
• ☐ Koppel je CRM of kies voor een export naar een spreadsheet.
• ☐ Maak een campagne voor de beurs aan, zodat elke scan onder de beurs valt.
• ☐ Bereid opvolgsjablonen voor per type lead: offerte, demo, brochure, kort gesprek.
• ☐ Richt je digitale visitekaartje in met je standnummer en brochure, plus een aanvraagformulier met Habsy Plus, en druk de QR-code af voor je stand.

In Habsy

• Stel intentiesignalen in met Habsy Plus, of laat Habsy ze met AI maken op basis van je website
• Koppel je CRM, e-mail en agenda in Settings, onder Integrations
• Maak de campagne aan op Habsy Platform
• Stel Card Preferences in, zoals automatisch synchroniseren met je CRM of automatisch je digitale visitekaartje versturen na het opslaan

De week ervoor

• ☐ Train het team in 10 minuten: scannen, kwalificeren, notitie, herinnering.
• ☐ Test offline vastleggen met wifi en mobiele data uit.
• ☐ Check of elke telefoon is ingelogd en opgeladen, en neem powerbanks mee.
• ☐ Spreek af wie welk type lead opvolgt.
• ☐ Reserveer tijd voor opvolging in de agenda's voor de twee dagen na de beurs.

Tijdens de beurs

• ☐ Scan zodra een gesprek serieus wordt: badge, visitekaartje of QR-code.
• ☐ Kwalificeer in zo'n 20 seconden: tik de intentiesignalen aan en voeg een notitie of een spraaknotitie van 10 seconden toe.
• ☐ Zet een herinnering voor alles wat je hebt beloofd.
• ☐ Leg ook bezoekers vast die alleen een QR-code laten zien. Habsy leest digitale visitekaartjes van elke aanbieder en LinkedIn-QR-codes.
• ☐ Gebruik de QR-code van je digitale visitekaartje op de stand, zodat bezoekers jouw gegevens kunnen opslaan en hun eigen gegevens achterlaten via het aanvraagformulier.
• ☐ Elke avond: loop de contacten van die dag na, scan een stapel visitekaartjes met batchscannen (tot 150 in ongeveer 5 minuten) en download het leadbestand van de organisator als je dat gebruikt.
• ☐ Verstuur de meest dringende follow-ups nog dezelfde avond.

Na de beurs

Dag 1

• ☐ Controleer en schoon op. Verbeter onduidelijke velden en los gemarkeerde dubbele contacten op.
• ☐ Importeer het leadbestand van de organisator, als je dat hebt, en los dubbele contacten op.
• ☐ Sorteer op intentiesignalen: eerst offertes, dan demo's, dan informatieaanvragen.
• ☐ Verstuur follow-ups met het juiste sjabloon per groep. Zie voorbeelden van een follow-up e-mail na een beurs en WhatsApp-sjablonen.
• ☐ Synchroniseer met je CRM als dat niet automatisch is gebeurd.

Dag 2 tot 7

• ☐ Plan afspraken en demo's in.
• ☐ Stuur een tweede follow-up naar wie nog niet heeft gereageerd.
• ☐ Bekijk het rapport na het evenement: unieke bedrijven, bereikte senioriteit, teamprestaties en leadscoring.
• ☐ Deel de resultaten met het team en noteer wat je de volgende keer anders doet.

Rollen op de stand

Een checklist werkt als iedereen weet welke punten bij hem horen.

Een beurs van drie dagen, dag voor dag (illustratief)

Waarom leads vaak verloren gaan

Lees meer in hoe je voorkomt dat je beursleads verliest.

Tot slot

De meeste beursleads worden gewonnen of verloren buiten het gesprek zelf: in de voorbereiding en in de opvolging. Gebruik deze checklist, en gebruik één app voor het hele proces. Habsy dekt vastleggen, kwalificeren, opvolgen, CRM-synchronisatie en het rapport na het evenement. Zo legt Habsy leads vast op evenementen.

Werk je met een team verkopers op veel beurzen? Bekijk hoe Habsy werkt voor salesteams.