Fuar kontrol listesi: Fuar öncesi, sırası ve sonrasında potansiyel müşteri toplama
Fuarda kaybedilen potansiyel müşterilerin çoğu ya fuar açılmadan, toplama planı olmadığı için, ya da fuar kapandıktan sonra, takip geciktiği için kaybedilir. Bu fuar kontrol listesi, fuardan haftalar önce, standda ve fuardan sonraki günlerde yapılması gerekenleri kapsar; böylece her görüşme, üzerinde işlem yapabileceğiniz bir kişi kaydına dönüşür.
Claire BennettGüncellenme: 6 dakikalık okuma
Kısa cevap
Fuarda iyi bir potansiyel müşteri toplama süreci üç aşamadan oluşur. Fuar öncesinde uygulamanızı seçin, nitelendirme alanlarınızda anlaşın ve yaka kartı formatlarını organizatörle netleştirin. Fuar sırasında her kartviziti ve yaka kartını tarayın; yaklaşık 20 saniyede niyet sinyallerini doldurun, bir not ve bir hatırlatıcı ekleyin. Fuar sonrasında yinelenen kayıtları temizleyin, niyet sinyallerine göre sıralayın ve bir iş günü içinde takibe başlayın. Aşağıdaki kontrol listesini kullanın.
Fuar öncesi (dört ila altı hafta kala)
- ☐ Yalnızca tarama sayısı için değil, nitelikli potansiyel müşteri için hedef koyun. Fuar yatırım getirisi yazımıza bakın.
- ☐ Potansiyel müşteri toplama uygulamanızı seçin ve stanttaki herkesin telefonuna kurun.
- ☐ Sabit seçenekli dört beş nitelendirme alanında anlaşın, örneğin ilgi, adet, zamanlama ve sonraki adım. Potansiyel müşteri nitelendirme soruları yazımıza bakın.
- ☐ Organizatöre yaka kartlarını sorun: QR mı, NFC mi, yoksa şifreli mi? Organizatörün lead retrieval sistemine ihtiyacınız var mı? Potansiyel müşteri toplama ve lead retrieval karşılaştırması yazımıza bakın.
- ☐ CRM'inizi bağlayın ya da tablo olarak dışa aktarmaya karar verin.
- ☐ Bir etkinlik kampanyası oluşturun, böylece her tarama fuarın altında gruplanır.
- ☐ Her potansiyel müşteri tipi için takip şablonları hazırlayın: teklif, demo, broşür, kısa sohbet.
- ☐ Dijital kartvizitinizi hazırlayın: stant numaranızı ve broşürünüzü ekleyin, Habsy Plus ile bir talep formu da ekleyin ve QR kodunu stant için bastırın.
Habsy'de
- Habsy Plus ile niyet sinyallerini tanımlayın ya da Habsy'nin web sitenizden yapay zekâ ile oluşturmasına izin verin
- CRM, e-posta ve takvim bağlantılarınızı Settings içindeki entegrasyonlar bölümünden kurun
- Kampanyayı Habsy Platform üzerinde oluşturun
- Card Preferences ayarlarını yapın, örneğin kaydettikten sonra CRM'e otomatik eşitleme veya dijital kartvizitinizin otomatik gönderimi
Fuardan bir hafta önce
- ☐ Ekibi 10 dakikada eğitin: tara, nitelendir, not al, hatırlatıcı kur.
- ☐ Çevrimdışı kaydı test edin: Wi-Fi ve mobil veri kapalıyken.
- ☐ Her telefonun oturumunun açık ve şarjının dolu olduğunu kontrol edin, powerbank'leri de unutmayın.
- ☐ Hangi tip potansiyel müşteriyi kimin takip edeceğinde anlaşın.
- ☐ Fuardan sonraki iki gün için takvimlerde takip zamanı ayırın.
Fuar sırasında
- ☐ Görüşme ciddileştiği anda tarayın: yaka kartı, kartvizit veya QR kod.
- ☐ Yaklaşık 20 saniyede nitelendirin: niyet sinyallerine dokunun, bir not veya 10 saniyelik bir sesli not ekleyin.
- ☐ Söz verdiğiniz her şey için bir hatırlatıcı kurun.
- ☐ Yalnızca QR kod gösteren ziyaretçileri de kaydedin. Habsy her sağlayıcının dijital kartvizitlerini ve LinkedIn QR kodlarını okur.
- ☐ Standda dijital kartvizitinizin QR kodunu kullanın; ziyaretçiler bilgilerinizi kaydedebilir, talep formuyla kendi bilgilerini de bırakabilir.
- ☐ Her akşam: günün kişilerini gözden geçirin, biriken kartvizitleri toplu taramayla tarayın (yaklaşık 5 dakikada 150 karta kadar) ve kullanıyorsanız organizatörün potansiyel müşteri dosyasını indirin.
- ☐ En acil takipleri aynı akşam gönderin.
Bir sonraki etkinliğe hazır mısınız?
Stanttaki her görüşmeyi bağlamıyla birlikte geri getirin.
Kartları ve yaka kartlarını saniyeler içinde tarayın, potansiyel müşterileri yerinde nitelendirin ve ekibinize net bir sonraki adım verin.
Fuar sonrası
1. gün
- ☐ Gözden geçirin ve temizleyin. Belirsiz alanları düzeltin, işaretlenen yinelenen kayıtları çözün.
- ☐ Varsa organizatörün potansiyel müşteri dosyasını içe aktarın ve yinelenen kayıtları çözün.
- ☐ Niyet sinyallerine göre sıralayın: önce teklifler, sonra demolar, sonra bilgi talepleri.
- ☐ Her grup için doğru şablonla takip mesajlarını gönderin. Fuar sonrası takip e-postası şablonlarına ve WhatsApp şablonlarına bakın.
- ☐ Otomatik olarak yapılmadıysa CRM'inize eşitleyin.
2. ila 7. günler
- ☐ Toplantıları ve demoları ayarlayın.
- ☐ Yanıt vermeyenlere ikinci takip mesajını gönderin.
- ☐ Etkinlik sonrası raporu inceleyin: benzersiz şirketler, ulaşılan kıdem seviyesi, ekip performansı ve lead puanlama.
- ☐ Sonuçları ekiple paylaşın ve bir dahaki sefere neyin değişmesi gerektiğini not edin.
Stanttaki roller
Bir kontrol listesi, herkes hangi maddelerin kendisine ait olduğunu bildiğinde işe yarar.
| Rol | Fuar öncesi | Fuar sırasında | Fuar sonrası |
|---|---|---|---|
| Stant sorumlusu | Niyet sinyallerini tanımlar, kampanyayı oluşturur, CRM'i bağlar | Sinyallerin ve notların doldurulup doldurulmadığını Habsy Platform üzerinden kontrol eder | Etkinlik sonrası raporu inceler ve sonuçları paylaşır |
| Her satış temsilcisi | Habsy'yi kurar, oturum açar, çevrimdışı kaydı test eder | Tarar, sinyallere dokunur, sesli not kaydeder, hatırlatıcı kurar | Kendisine atanan kişileri takip eder |
| Takip sorumlusu | Teklif, demo ve broşür talepleri için şablonları hazırlar | Her akşam en acil takipleri gönderir | 1. gün arama listesinin sahibidir, geri kalanları dağıtır |
Gün gün üç günlük bir fuar (varsayımsal örnek)
| Sabah | Gün içinde | Akşam | |
|---|---|---|---|
| 1. gün | Alanlar üzerine 10 dakikalık hatırlatma | Tarama ve nitelendirme | Cepte biriken kartvizitleri toplu tarama, en acil takipleri gönderme |
| 2. gün | Stant sorumlusu neyin işe yaradığını paylaşır | Tarama ve nitelendirme; işaretlenen yinelenen kayıtlar tekrar gelen ziyaretçileri gösterir | Organizatörün dosyasını indirme, takipler |
| 3. gün | 1. gün planında anlaşma | Tarama ve nitelendirme | Son toplu tarama, kişileri ekip içinde dağıtma |
| 4. gün (ofiste) | Niyet sinyallerine göre filtreleme | Aramalar ve e-postalar | Açık hatırlatıcıları kontrol etme |
Potansiyel müşterilerin kaybedilmesinin yaygın nedenleri
| Ne zaman | Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Öncesi | Üzerinde anlaşılmış alan yok | Niyet sinyallerini önceden tanımlayın |
| Sırasında | Kartvizitler cebe atılıyor | Standda ya da her akşam tarayın |
| Sırasında | Wi-Fi çalışmıyor | Çevrimdışı kayıt |
| Sırasında | Bağlamsız yaka kartı taraması | Her taramada niyet sinyalleri ve bir not |
| Sonrası | Takip bir hafta bekliyor | 1. gün planı ve şablonlar |
| Sonrası | Yinelenen kayıtlar ve dağınık dışa aktarmalar | Eşitlemeden önce gözden geçirin |
Daha fazlası için etkinlikte potansiyel müşteri kaybetmemek için rehberimizi okuyun.
Sonuç
Fuardaki potansiyel müşterilerin çoğu görüşmenin kendisinde değil, hazırlıkta ve takipte kazanılır ya da kaybedilir. Bu kontrol listesinden yararlanın ve tüm süreç için tek bir uygulama kullanın. Habsy; kayıt, nitelendirme, takip, CRM eşitleme ve etkinlik sonrası raporu kapsar. Fuarda potansiyel müşteri toplamayı keşfedin.
Birçok etkinlikte satış temsilcilerinden oluşan bir ekip mi yönetiyorsunuz? Habsy'nin satış ekipleri için nasıl çalıştığını görün.
Sık sorulan sorular
Fuarda potansiyel müşteri toplamak için neye ihtiyacım var?
Stanttaki herkesin telefonunda bir potansiyel müşteri toplama uygulaması, üzerinde anlaşılmış nitelendirme alanları, yaka kartlarını taramanın bir yolu (kendi uygulamanız veya organizatörün lead retrieval sistemi), kartvizitler ve QR kodlar için bir plan ve fuardan sonraki ilk günler için bir takip planı.
Fuarda potansiyel müşteri toplamaya ne kadar önceden hazırlanmalıyım?
Dört ila altı hafta önce başlayın: uygulamanızı seçin, alanlarda anlaşın ve yaka kartı formatlarını organizatörle netleştirin. Son haftada ekibi eğitin ve çevrimdışı modu test edin.
Fuar alanında Wi-Fi çalışmazsa potansiyel müşterileri nasıl kaydederim?
Çevrimdışı kayıt yapabilen bir uygulama kullanın. Habsy kartvizitleri ve yaka kartlarını internet olmadan kaydeder ve tekrar çevrimiçi olduğunuzda işler.
Fuardan sonra neler yapılmalı?
Kişileri gözden geçirin ve yinelenen kayıtları temizleyin, niyet sinyallerine göre sıralayın, bir iş günü içinde kişiselleştirilmiş takip mesajları gönderin, CRM'inize eşitleyin ve etkinlik sonrası raporu inceleyin.
Fuarın işe yarayıp yaramadığını nasıl ölçerim?
İlk hafta kişi sayısını, benzersiz şirketleri, nitelikli potansiyel müşterileri ve nitelikli potansiyel müşteri başına maliyeti takip edin; 90. günde fırsatları, daha sonra da geliri ölçün. Fuar yatırım getirisi ve etkinlik sonrası rapor rehberimize göz atın.
Bir sonraki etkinliğe hazır mısınız?
Stanttaki her görüşmeyi bağlamıyla birlikte geri getirin.
Kartları ve yaka kartlarını saniyeler içinde tarayın, potansiyel müşterileri yerinde nitelendirin ve ekibinize net bir sonraki adım verin.
