ट्रेड शो लीड कैप्चर चेकलिस्ट: शो से पहले, दौरान और बाद में
ट्रेड शो की ज़्यादातर लीड्स या तो शो शुरू होने से पहले हाथ से निकलती हैं, क्योंकि कैप्चर की कोई योजना नहीं होती, या शो ख़त्म होने के बाद, क्योंकि फ़ॉलो-अप धीमा होता है। यह ट्रेड शो लीड कैप्चर चेकलिस्ट बताती है कि हफ़्तों पहले, स्टॉल पर और शो के बाद के दिनों में क्या करना है, ताकि हर बातचीत एक ऐसा कॉन्टैक्ट बने जिस पर आप काम कर सकें। एक्सपो हो या एग्ज़िबिशन, तरीका वही है।
Claire Bennettअपडेट किया गया: 6 मिनट में पढ़ें
सीधा जवाब
ट्रेड शो में अच्छा लीड कैप्चर तीन चरणों में होता है। शो से पहले, अपना ऐप चुनें, लीड परखने के फ़ील्ड तय करें और आयोजक से बैज का फ़ॉर्मेट पता करें। शो के दौरान, हर कार्ड और बैज स्कैन करें और लगभग 20 सेकंड में खरीदारी के संकेत, एक नोट और एक रिमाइंडर जोड़ें। शो के बाद, डुप्लिकेट हटाएँ, खरीदारी के संकेतों से छाँटें और एक कामकाजी दिन के अंदर फ़ॉलो-अप शुरू करें। नीचे की चेकलिस्ट इस्तेमाल करें।
शो से पहले (चार से छह हफ़्ते पहले)
- ☐ लक्ष्य तय करें क्वालिफ़ाइड लीड्स का, सिर्फ़ स्कैन की गिनती का नहीं। देखें ट्रेड शो ROI।
- ☐ अपना लीड कैप्चर ऐप चुनें और स्टॉल पर हर सदस्य के फ़ोन में इंस्टॉल करें।
- ☐ लीड परखने के चार या पाँच फ़ील्ड तय करें, तय विकल्पों के साथ, जैसे दिलचस्पी, मात्रा, समय-सीमा और अगला कदम। देखें लीड क्वालिफ़ाई करने के सवाल।
- ☐ आयोजक से बैज के बारे में पूछें: QR, NFC या एन्क्रिप्टेड? क्या आपको उनका लीड रिट्रीवल चाहिए? देखें लीड कैप्चर बनाम लीड रिट्रीवल।
- ☐ अपना CRM कनेक्ट करें या स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट तय करें।
- ☐ इवेंट का कैंपेन बनाएँ, ताकि हर स्कैन उसी शो के तहत ग्रुप हो।
- ☐ हर तरह की लीड के लिए फ़ॉलो-अप टेम्पलेट तैयार करें: कोटेशन, डेमो, ब्रोशर, छोटी बातचीत।
- ☐ अपना डिजिटल कार्ड सेट करें, उसमें स्टॉल नंबर और ब्रोशर डालें, Habsy Plus के साथ एक पूछताछ फ़ॉर्म जोड़ें, और स्टॉल के लिए उसका QR कोड प्रिंट करें।
Habsy में
- Habsy Plus के साथ खरीदारी के संकेत तय करें, या Habsy को AI की मदद से आपकी वेबसाइट से इन्हें बनाने दें
- Settings में इंटीग्रेशन पर जाकर अपना CRM, ईमेल और कैलेंडर कनेक्ट करें
- Habsy Platform पर कैंपेन बनाएँ
- Card Preferences सेट करें, जैसे सेव करने के बाद CRM में ऑटो-सिंक या अपना डिजिटल कार्ड ऑटो-सेंड
शो से एक हफ़्ता पहले
- ☐ टीम को 10 मिनट में ट्रेनिंग दें: स्कैन, लीड परखना, नोट, रिमाइंडर।
- ☐ ऑफ़लाइन कैप्चर टेस्ट करें, Wi-Fi और मोबाइल डेटा बंद करके।
- ☐ हर फ़ोन जाँचें कि साइन-इन है और चार्ज है, और पावर बैंक साथ रखें।
- ☐ तय करें कि कौन किस तरह की लीड का फ़ॉलो-अप करेगा।
- ☐ शो के बाद के दो दिनों के लिए कैलेंडर में फ़ॉलो-अप का समय ब्लॉक करें।
शो के दौरान
- ☐ बातचीत गंभीर होते ही स्कैन करें: बैज, कार्ड या QR कोड।
- ☐ लगभग 20 सेकंड में लीड परखें: खरीदारी के संकेतों पर टैप करें, एक नोट या 10 सेकंड का वॉइस नोट जोड़ें।
- ☐ जो भी वादा किया हो, उसके लिए रिमाइंडर सेट करें।
- ☐ जो विज़िटर सिर्फ़ QR कोड दिखाते हैं, उन्हें भी कैप्चर करें। Habsy किसी भी प्रोवाइडर के डिजिटल कार्ड और LinkedIn QR कोड पढ़ता है।
- ☐ स्टॉल पर अपने डिजिटल कार्ड का QR कोड रखें, ताकि विज़िटर आपकी डिटेल्स सेव कर सकें और पूछताछ फ़ॉर्म से अपनी डिटेल्स छोड़ सकें।
- ☐ हर शाम: दिन के कॉन्टैक्ट्स देखें, कार्ड्स की गड्डी बैच स्कैनिंग से स्कैन करें (लगभग 5 मिनट में 150 तक), और अगर आयोजक की लीड फ़ाइल इस्तेमाल करते हैं तो उसे डाउनलोड करें।
- ☐ सबसे ज़रूरी फ़ॉलो-अप उसी शाम भेजें।
अगले इवेंट के लिए तैयार हैं?
स्टॉल पर हुई हर बातचीत को संदर्भ के साथ वापस लाएँ।
कार्ड और बैज सेकंडों में स्कैन करें, मौक़े पर ही लीड को परखें और अपनी टीम को साफ़ अगला स्टेप दें।
शो के बाद
दिन 1
- ☐ जाँचें और साफ़ करें। अस्पष्ट फ़ील्ड ठीक करें और फ़्लैग हुए डुप्लिकेट सुलझाएँ।
- ☐ आयोजक की लीड फ़ाइल इंपोर्ट करें, अगर है, और डुप्लिकेट सुलझाएँ।
- ☐ खरीदारी के संकेतों से छाँटें: पहले कोटेशन, फिर डेमो, फिर जानकारी की माँग।
- ☐ फ़ॉलो-अप भेजें, हर ग्रुप के लिए सही टेम्पलेट से। देखें ट्रेड शो फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट और WhatsApp टेम्पलेट।
- ☐ अपने CRM में सिंक करें, अगर अपने-आप नहीं हुआ।
दिन 2 से 7
- ☐ मीटिंग और डेमो बुक करें।
- ☐ दूसरा फ़ॉलो-अप भेजें उन्हें जिन्होंने जवाब नहीं दिया।
- ☐ इवेंट के बाद की रिपोर्ट देखें: यूनिक कंपनियाँ, किस सीनियरिटी तक पहुँचे, टीम का प्रदर्शन और लीड स्कोरिंग।
- ☐ नतीजे टीम के साथ शेयर करें और नोट करें कि अगली बार क्या बदलना है।
स्टॉल पर भूमिकाएँ
चेकलिस्ट तभी काम करती है जब हर कोई जानता हो कि कौन-से काम उसके हैं।
| भूमिका | शो से पहले | शो के दौरान | शो के बाद |
|---|---|---|---|
| स्टॉल लीड | खरीदारी के संकेत तय करता है, कैंपेन बनाता है, CRM कनेक्ट करता है | Habsy Platform पर देखता है कि संकेत और नोट्स भरे जा रहे हैं | इवेंट के बाद की रिपोर्ट देखता है और नतीजे शेयर करता है |
| हर सेल्स प्रतिनिधि | Habsy इंस्टॉल करता है, साइन इन करता है, ऑफ़लाइन कैप्चर टेस्ट करता है | स्कैन करता है, संकेतों पर टैप करता है, वॉइस नोट रिकॉर्ड करता है, रिमाइंडर सेट करता है | सौंपे गए कॉन्टैक्ट्स का फ़ॉलो-अप करता है |
| फ़ॉलो-अप ज़िम्मेदार | कोटेशन, डेमो और ब्रोशर की माँग के लिए टेम्पलेट तैयार करता है | हर शाम सबसे ज़रूरी फ़ॉलो-अप भेजता है | दिन 1 की कॉल लिस्ट संभालता है और बाकी कॉन्टैक्ट्स बाँटता है |
तीन दिन का शो, दिन-ब-दिन (काल्पनिक उदाहरण)
| सुबह | दिन में | शाम | |
|---|---|---|---|
| दिन 1 | फ़ील्ड्स पर 10 मिनट का रिफ़्रेशर | स्कैन करें और लीड परखें | जेब में रखे कार्ड बैच स्कैन करें, सबसे ज़रूरी फ़ॉलो-अप भेजें |
| दिन 2 | स्टॉल लीड बताता है कि क्या काम कर रहा है | स्कैन करें और लीड परखें; फ़्लैग हुए डुप्लिकेट से दोबारा आए विज़िटर्स दिखते हैं | आयोजक की फ़ाइल डाउनलोड करें, फ़ॉलो-अप |
| दिन 3 | दिन 1 (शो के बाद) का प्लान तय करें | स्कैन करें और लीड परखें | आख़िरी बैच स्कैन, कॉन्टैक्ट्स टीम में बाँटें |
| दिन 4 (वापस ऑफ़िस में) | खरीदारी के संकेतों से फ़िल्टर करें | कॉल और ईमेल | खुले रिमाइंडर देखें |
लीड्स हाथ से निकलने की आम वजहें
| कब | क्यों | समाधान |
|---|---|---|
| पहले | कोई तय फ़ील्ड नहीं | खरीदारी के संकेत पहले से तय करें |
| दौरान | कार्ड जेब में ठूँस दिए | स्टॉल पर या हर शाम स्कैन करें |
| दौरान | Wi-Fi बंद हो गया | ऑफ़लाइन कैप्चर |
| दौरान | बिना कॉन्टेक्स्ट का बैज स्कैन | हर स्कैन के साथ खरीदारी के संकेत और एक नोट |
| बाद में | फ़ॉलो-अप एक हफ़्ते तक रुका रहा | दिन 1 का प्लान और टेम्पलेट |
| बाद में | डुप्लिकेट और गड़बड़ एक्सपोर्ट | सिंक करने से पहले जाँचें |
ज़्यादा जानकारी के लिए पढ़ें इवेंट लीड्स खोने से कैसे बचें।
निष्कर्ष
ट्रेड शो की ज़्यादातर लीड्स बातचीत के बाहर जीती या खोई जाती हैं: तैयारी में और फ़ॉलो-अप में। यह चेकलिस्ट इस्तेमाल करें, और पूरे काम के लिए एक ही ऐप रखें। Habsy कैप्चर, लीड परखना, फ़ॉलो-अप, CRM सिंक और इवेंट के बाद की रिपोर्ट, सब कवर करता है। इवेंट में लीड कैप्चर देखें।
कई इवेंट्स में सेल्स प्रतिनिधियों की टीम संभालते हैं? देखें Habsy सेल्स टीमों के लिए कैसे काम करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
ट्रेड शो में लीड कैप्चर के लिए क्या चाहिए?
स्टॉल पर हर सदस्य के फ़ोन में एक लीड कैप्चर ऐप, लीड परखने के तय फ़ील्ड, बैज स्कैन करने का तरीका (आपका ऐप या आयोजक का लीड रिट्रीवल), विज़िटिंग कार्ड और QR कोड के लिए एक योजना, और शो के बाद के पहले दिनों के लिए फ़ॉलो-अप प्लान।
ट्रेड शो के लिए लीड कैप्चर की तैयारी कितने पहले शुरू करें?
चार से छह हफ़्ते पहले शुरू करें: ऐप चुनें, फ़ील्ड तय करें, और आयोजक से बैज का फ़ॉर्मेट पता करें। शो से एक हफ़्ता पहले टीम को ट्रेनिंग दें और ऑफ़लाइन मोड टेस्ट करें।
अगर वेन्यू का Wi-Fi बंद हो जाए तो लीड्स कैसे कैप्चर करें?
ऐसा ऐप इस्तेमाल करें जो ऑफ़लाइन कैप्चर करता हो। Habsy बिना इंटरनेट के कार्ड और बैज कैप्चर करता है और ऑनलाइन होते ही उन्हें प्रोसेस कर देता है।
ट्रेड शो के बाद क्या करना चाहिए?
कॉन्टैक्ट्स जाँचें और डुप्लिकेट हटाएँ, उन्हें खरीदारी के संकेतों से छाँटें, एक कामकाजी दिन के अंदर पर्सनल फ़ॉलो-अप भेजें, अपने CRM में सिंक करें, और इवेंट के बाद की रिपोर्ट देखें।
कैसे पता करें कि ट्रेड शो से फ़ायदा हुआ?
पहले हफ़्ते में कॉन्टैक्ट्स, यूनिक कंपनियाँ, क्वालिफ़ाइड लीड्स और प्रति क्वालिफ़ाइड लीड खर्च ट्रैक करें, फिर 90 दिन पर अवसर और बाद में रेवेन्यू। ट्रेड शो ROI और इवेंट के बाद की रिपोर्ट पर हमारी गाइड देखें।
अगले इवेंट के लिए तैयार हैं?
स्टॉल पर हुई हर बातचीत को संदर्भ के साथ वापस लाएँ।
कार्ड और बैज सेकंडों में स्कैन करें, मौक़े पर ही लीड को परखें और अपनी टीम को साफ़ अगला स्टेप दें।
