Checklist fiera per l'acquisizione lead: prima, durante e dopo
La maggior parte dei lead mancati in fiera si perde prima dell'apertura, perché manca un piano di raccolta, oppure dopo la chiusura, per un follow-up lento. Questa checklist per la fiera copre cosa fare settimane prima, allo stand e nei giorni successivi, così ogni conversazione diventa un contatto su cui puoi agire.
Claire BennettAggiornato il 6 min di lettura
La risposta in breve
Una buona acquisizione lead in fiera si svolge in tre fasi. Prima della fiera scegli l'app, concorda i campi di qualificazione e verifica con l'organizzatore il formato dei badge. Durante la fiera scansiona ogni biglietto e badge e aggiungi segnali di intento, una nota e un promemoria in circa 20 secondi. Dopo la fiera elimina i duplicati, ordina per segnali di intento e avvia il follow-up entro un giorno lavorativo. Usa la checklist qui sotto.
Prima della fiera (da quattro a sei settimane prima)
- ☐ Fissa un obiettivo di lead qualificati, non solo di scansioni. Leggi il ROI delle fiere.
- ☐ Scegli la tua app di acquisizione lead e installala sul telefono di ogni persona dello stand.
- ☐ Concorda quattro o cinque campi di qualificazione con opzioni fisse, come interesse, quantità, tempi e prossimo passo. Leggi le domande per qualificare i lead in fiera.
- ☐ Chiedi all'organizzatore com'è il badge: QR, NFC o crittografati? Ti serve il suo lead retrieval? Leggi lead capture e lead retrieval a confronto.
- ☐ Collega il tuo CRM o decidi di esportare su foglio di calcolo.
- ☐ Crea una campagna per la fiera, così ogni scansione viene raggruppata sotto l'evento.
- ☐ Prepara i modelli di follow-up per ogni tipo di lead: preventivo, demo, catalogo, breve chiacchierata.
- ☐ Configura il tuo biglietto digitale con il numero di padiglione e stand e la brochure, più un modulo di richiesta con Habsy Plus, e stampa il suo codice QR per lo stand.
In Habsy
- Definisci i segnali di intento con Habsy Plus, oppure lascia che Habsy li crei con l'IA dal tuo sito web
- Collega CRM, email e calendario in Settings, sezione Integrazioni
- Crea la campagna su Habsy Platform
- Imposta le Card Preferences, per esempio la sincronizzazione automatica con il CRM o l'invio automatico del tuo biglietto digitale dopo il salvataggio
La settimana prima
- ☐ Forma il team in 10 minuti: scansione, qualificazione, nota, promemoria.
- ☐ Prova l'acquisizione offline con Wi-Fi e dati mobili disattivati.
- ☐ Controlla che su ogni telefono sia stato fatto l'accesso e che sia carico, e porta dei power bank.
- ☐ Decidi chi ricontatta quale tipo di lead.
- ☐ Blocca in calendario il tempo per il follow-up nei due giorni dopo la fiera.
Durante la fiera
- ☐ Scansiona appena la conversazione si fa seria: badge, biglietto o codice QR.
- ☐ Qualifica in circa 20 secondi: tocca i segnali di intento, aggiungi una nota o una nota vocale di 10 secondi.
- ☐ Imposta un promemoria per tutto ciò che hai promesso.
- ☐ Registra anche chi mostra solo un codice QR. Habsy legge i biglietti digitali di qualsiasi fornitore e i QR di LinkedIn.
- ☐ Esponi il QR del tuo biglietto digitale allo stand, così i visitatori salvano i tuoi dati e lasciano i loro tramite il modulo di richiesta.
- ☐ Ogni sera: rivedi i contatti della giornata, scansiona le pile di biglietti con la scansione in serie (fino a 150 in circa 5 minuti) e scarica il file dei lead dell'organizzatore, se lo usi.
- ☐ Invia i follow-up più urgenti la sera stessa.
Pronto per il tuo prossimo evento?
Riporta ogni conversazione allo stand con il suo contesto.
Acquisisci biglietti e badge in pochi secondi, qualifica i lead sul momento e dai al tuo team un prossimo passo chiaro.
Dopo la fiera
Primo giorno di rientro
- ☐ Rivedi e pulisci. Correggi i campi poco chiari e risolvi i duplicati segnalati.
- ☐ Importa il file dei lead dell'organizzatore, se c'è, e risolvi i duplicati.
- ☐ Ordina per segnali di intento: prima i preventivi, poi le demo, poi le richieste di informazioni.
- ☐ Invia i follow-up con il modello giusto per ogni gruppo. Leggi modelli di email di follow-up dopo la fiera e modelli WhatsApp.
- ☐ Sincronizza con il CRM se non è avvenuto in automatico.
Dal giorno 2 al giorno 7
- ☐ Fissa incontri e demo.
- ☐ Invia i secondi follow-up a chi non ha risposto.
- ☐ Analizza il report post-evento: aziende uniche, seniority raggiunta, risultati del team e lead scoring.
- ☐ Condividi i risultati con il team e annota cosa cambiare la prossima volta.
I ruoli allo stand
Una checklist funziona quando ognuno sa quali voci gli spettano.
| Ruolo | Prima della fiera | Durante la fiera | Dopo la fiera |
|---|---|---|---|
| Responsabile dello stand | Definisce i segnali di intento, crea la campagna, collega il CRM | Verifica su Habsy Platform che segnali e note vengano compilati | Analizza il report post-evento e condivide i risultati |
| Ogni commerciale | Installa Habsy, accede, prova l'acquisizione offline | Scansiona, tocca i segnali, registra note vocali, imposta promemoria | Ricontatta i contatti assegnati |
| Responsabile del follow-up | Prepara i modelli per richieste di preventivo, demo e catalogo | Invia ogni sera i follow-up più urgenti | Gestisce la lista chiamate del primo giorno e assegna il resto |
Una fiera di tre giorni, giorno per giorno (esempio illustrativo)
| Mattina | Durante la giornata | Sera | |
|---|---|---|---|
| Giorno 1 | Ripasso dei campi in 10 minuti | Scansione e qualificazione | Scansione in serie dei biglietti in tasca, follow-up più urgenti |
| Giorno 2 | Il responsabile dello stand condivide cosa funziona | Scansione e qualificazione; i duplicati segnalati mostrano i visitatori che tornano | Download del file dell'organizzatore, follow-up |
| Giorno 3 | Accordo sul piano del primo giorno di rientro | Scansione e qualificazione | Ultima scansione in serie, assegnazione dei contatti al team |
| Giorno 4 (di nuovo in ufficio) | Filtro per segnali di intento | Chiamate ed email | Controllo dei promemoria aperti |
Perché i lead si perdono
| Quando | Perché | Soluzione |
|---|---|---|
| Prima | Nessun campo concordato | Definire prima i segnali di intento |
| Durante | Biglietti infilati in tasca | Scansionarli allo stand o ogni sera |
| Durante | Il Wi-Fi non funziona | Acquisizione offline |
| Durante | Badge scansionato senza contesto | Segnali di intento e una nota a ogni scansione |
| Dopo | Il follow-up aspetta una settimana | Piano per il primo giorno e modelli pronti |
| Dopo | Duplicati ed esportazioni disordinate | Controllo prima della sincronizzazione |
Per approfondire, leggi come evitare di perdere i lead agli eventi.
In sintesi
La maggior parte dei lead in fiera si vince o si perde fuori dalla conversazione: nella preparazione e nel follow-up. Usa questa checklist e un'unica app per tutto il flusso. Habsy copre acquisizione, qualificazione, follow-up, sincronizzazione con il CRM e report post-evento. Scopri l'acquisizione lead in fiera.
Gestisci un team di commerciali su molte fiere? Scopri come Habsy lavora per i team commerciali.
Domande frequenti
Cosa serve per acquisire lead in fiera?
Un'app di acquisizione lead sul telefono di ogni persona dello stand, campi di qualificazione concordati, un modo per scansionare i badge (la tua app o il lead retrieval dell'organizzatore), un piano per biglietti da visita e codici QR e un piano di follow-up per i primi giorni dopo la fiera.
Con quanto anticipo preparare l'acquisizione lead per una fiera?
Inizia da quattro a sei settimane prima: scegli l'app, concorda i campi e verifica con l'organizzatore il formato dei badge. Nella settimana prima forma il team e prova la modalità offline.
Come acquisisco lead se il Wi-Fi della fiera non funziona?
Usa un'app che funziona offline. Habsy acquisisce biglietti e badge senza connessione e li elabora quando torni online.
Cosa fare dopo una fiera?
Rivedi i contatti ed elimina i duplicati, ordinali per segnali di intento, invia follow-up personalizzati entro un giorno lavorativo, sincronizza con il CRM e analizza il report post-evento.
Come misuro se la fiera ha funzionato?
Nella prima settimana conta contatti, aziende uniche, lead qualificati e costo per lead qualificato, poi le opportunità a 90 giorni e il fatturato più avanti. Leggi la nostra guida al ROI delle fiere e al report post-evento.
Pronto per il tuo prossimo evento?
Riporta ogni conversazione allo stand con il suo contesto.
Acquisisci biglietti e badge in pochi secondi, qualifica i lead sul momento e dai al tuo team un prossimo passo chiaro.
