צ'קליסט לאיסוף לידים בתערוכה: לפני התערוכה, במהלכה ואחריה
רוב הלידים שהולכים לאיבוד בתערוכה הולכים לאיבוד עוד לפני הפתיחה, כי אין תוכנית לאיסוף, או אחרי הסגירה, כי המעקב איטי. הצ'קליסט הזה לאיסוף לידים בתערוכה מכסה מה עושים שבועות מראש, בביתן ובימים שאחרי, כדי שכל שיחה תהפוך לאיש קשר שאפשר לפעול מולו.
Claire Bennettעודכן ב-6 דקות קריאה
התשובה הקצרה
איסוף לידים טוב בתערוכה קורה בשלושה שלבים. לפני התערוכה בוחרים אפליקציה, מסכמים על שדות הסינון ובודקים עם המארגן את פורמט התגים. במהלך התערוכה סורקים כל כרטיס ותג ומוסיפים סימני רכישה, הערה ותזכורת בתוך 20 שניות בערך. אחרי התערוכה מנקים כפילויות, ממיינים לפי סימני רכישה ומתחילים במעקב תוך יום עסקים אחד. הנה הצ'קליסט.
לפני התערוכה (ארבעה עד שישה שבועות מראש)
- ☐ מגדירים יעד של לידים איכותיים, לא רק של סריקות. ראו החזר ההשקעה מתערוכה.
- ☐ בוחרים אפליקציה לאיסוף לידים ומתקינים אותה בטלפון של כל מי שעומד בביתן.
- ☐ מסכמים על ארבעה או חמישה שדות סינון עם אפשרויות קבועות, כמו רמת עניין, כמות, לוח זמנים וצעד הבא. ראו שאלות לסינון לידים.
- ☐ שואלים את המארגן על התגים: QR, NFC או מוצפן? צריך את מערכת ה-lead retrieval שלו? ראו איסוף לידים לעומת lead retrieval.
- ☐ מחברים את ה-CRM או מחליטים על ייצוא לגיליון אלקטרוני.
- ☐ יוצרים קמפיין לאירוע כדי שכל סריקה תשויך לתערוכה.
- ☐ מכינים תבניות מעקב לכל סוג ליד: הצעת מחיר, הדגמה, ברושור, שיחה קצרה.
- ☐ מגדירים את הכרטיס הדיגיטלי עם מספר הביתן והברושור, ועם Habsy Plus גם טופס פנייה, ומדפיסים את קוד ה-QR שלו לביתן.
ב-Habsy
- מגדירים סימני רכישה עם Habsy Plus, או נותנים ל-Habsy ליצור אותם עם AI מהאתר שלכם
- מחברים CRM, אימייל ויומן ב-Settings, בקטע האינטגרציות
- יוצרים את הקמפיין ב-Habsy Platform
- מגדירים Card Preferences, כמו סנכרון אוטומטי ל-CRM או שליחה אוטומטית של הכרטיס הדיגיטלי אחרי שמירה
בשבוע שלפני
- ☐ מדריכים את הצוות ב-10 דקות: סריקה, סינון, הערה, תזכורת.
- ☐ בודקים איסוף בלי חיבור כשה-Wi-Fi והחבילה הסלולרית כבויים.
- ☐ מוודאים שכל טלפון מחובר לחשבון וטעון, ואורזים מטענים ניידים.
- ☐ מסכמים מי עושה מעקב לכל סוג ליד.
- ☐ חוסמים זמן למעקב ביומנים ליומיים שאחרי התערוכה.
במהלך התערוכה
- ☐ סורקים ברגע שהשיחה נהיית רצינית: תג, כרטיס או קוד QR.
- ☐ מסננים בתוך 20 שניות בערך: מסמנים את סימני הרכישה, מוסיפים הערה או הערה קולית של 10 שניות.
- ☐ מגדירים תזכורת לכל מה שהבטחתם.
- ☐ קולטים גם מבקרים שמציגים רק קוד QR. Habsy קוראת כרטיסים דיגיטליים מכל ספק וקודי QR של LinkedIn.
- ☐ משתמשים בקוד ה-QR של הכרטיס הדיגיטלי בביתן, כדי שמבקרים ישמרו את הפרטים שלכם וישאירו את שלהם בטופס הפנייה.
- ☐ בכל ערב: עוברים על אנשי הקשר של היום, סורקים כל ערימת כרטיסים בסריקה מרוכזת (עד 150 בתוך כ-5 דקות), ומורידים את קובץ הלידים של המארגן אם אתם משתמשים בו.
- ☐ שולחים את הודעות המעקב הדחופות ביותר כבר באותו ערב.
מוכנים לאירוע הבא?
לחזור מכל שיחה בביתן עם ההקשר המלא.
לסרוק כרטיסים ותגים בשניות, להעריך לידים במקום ולתת לצוות צעד הבא ברור.
אחרי התערוכה
יום 1
- ☐ בודקים ומנקים. מתקנים שדות לא ברורים ומטפלים בכפילויות שסומנו.
- ☐ מייבאים את קובץ הלידים של המארגן, אם יש, ומטפלים בכפילויות.
- ☐ ממיינים לפי סימני רכישה: קודם הצעות מחיר, אחר כך הדגמות, ואז בקשות מידע.
- ☐ שולחים הודעות מעקב עם התבנית המתאימה לכל קבוצה. ראו תבניות מייל פולואפ אחרי תערוכה ותבניות WhatsApp.
- ☐ מסנכרנים ל-CRM אם זה לא קרה אוטומטית.
ימים 2 עד 7
- ☐ קובעים פגישות והדגמות.
- ☐ שולחים פולואפ שני למי שלא ענו.
- ☐ עוברים על הדוח לאחר האירוע: חברות ייחודיות, רמת הבכירות של אנשי הקשר, ביצועי הצוות ודירוג לידים.
- ☐ משתפים את התוצאות עם הצוות ורושמים מה לשנות בפעם הבאה.
תפקידים בביתן
צ'קליסט עובד כשכל אחד יודע אילו סעיפים באחריותו.
| תפקיד | לפני התערוכה | במהלך התערוכה | אחרי התערוכה |
|---|---|---|---|
| אחראי הביתן | מגדיר סימני רכישה, יוצר את הקמפיין, מחבר את ה-CRM | בודק ב-Habsy Platform שהסימנים וההערות מתמלאים | עובר על הדוח לאחר האירוע ומשתף את התוצאות |
| כל נציג | מתקין את Habsy, מתחבר, בודק איסוף בלי חיבור | סורק, מסמן סימנים, מקליט הערות קוליות, מגדיר תזכורות | עושה מעקב מול אנשי הקשר שהוקצו לו |
| אחראי המעקב | מכין תבניות לבקשות הצעת מחיר, הדגמה וברושור | שולח בכל ערב את הודעות המעקב הדחופות ביותר | אחראי על רשימת השיחות של יום 1 ומקצה את השאר |
תערוכה של שלושה ימים, יום אחר יום (דוגמה להמחשה)
| בוקר | במהלך היום | ערב | |
|---|---|---|---|
| יום 1 | ריענון של 10 דקות על השדות | סריקה וסינון | סריקה מרוכזת של הכרטיסים מהכיסים, שליחת הודעות המעקב הדחופות ביותר |
| יום 2 | אחראי הביתן משתף מה עובד | סריקה וסינון; כפילויות שסומנו מראות מבקרים שחזרו | הורדת הקובץ של המארגן, הודעות מעקב |
| יום 3 | מסכמים את התוכנית ליום 1 | סריקה וסינון | סריקה מרוכזת אחרונה, הקצאת אנשי קשר בצוות |
| יום 4 (חזרה לעבודה) | סינון לפי סימני רכישה | שיחות ומיילים | בדיקת תזכורות פתוחות |
סיבות נפוצות לאיבוד לידים
| מתי | למה | הפתרון |
|---|---|---|
| לפני | אין שדות מוסכמים | מגדירים סימני רכישה מראש |
| במהלך | כרטיסים נדחסים לכיסים | סורקים בביתן או בכל ערב |
| במהלך | ה-Wi-Fi נופל | איסוף בלי חיבור |
| במהלך | סריקת תג בלי הקשר | סימני רכישה והערה בכל סריקה |
| אחרי | המעקב מחכה שבוע | תוכנית ליום 1 ותבניות |
| אחרי | כפילויות וקובצי ייצוא מבולגנים | בדיקה לפני הסנכרון |
למידע נוסף, קראו איך לא לאבד לידים מאירועים.
בשורה התחתונה
גורלם של רוב הלידים מתערוכה נקבע מחוץ לשיחה עצמה: בהכנה ובמעקב. השתמשו בצ'קליסט הזה, ובאפליקציה אחת לכל התהליך. Habsy מכסה איסוף, סינון, מעקב, סנכרון ל-CRM ודוח לאחר האירוע. לגלות איסוף לידים באירועים.
מנהלים צוות נציגים בהרבה אירועים? כך Habsy עובדת לצוותי מכירות.
שאלות נפוצות
מה צריך לאיסוף לידים בתערוכה?
אפליקציה לאיסוף לידים בטלפון של כל מי שעומד בביתן, שדות סינון מוסכמים, דרך לסרוק תגים (האפליקציה שלכם או מערכת ה-lead retrieval של המארגן), תוכנית לכרטיסי ביקור ולקודי QR, ותוכנית מעקב לימים הראשונים אחרי התערוכה.
כמה זמן מראש כדאי להכין את איסוף הלידים לתערוכה?
מתחילים ארבעה עד שישה שבועות לפני: בוחרים אפליקציה, מסכמים על שדות ובודקים עם המארגן את פורמט התגים. בשבוע שלפני מדריכים את הצוות ובודקים את מצב העבודה בלי חיבור.
איך אוספים לידים כשה-Wi-Fi באולם נופל?
משתמשים באפליקציה שעובדת בלי חיבור. Habsy קולטת כרטיסים ותגים בלי אינטרנט ומעבדת אותם כשהחיבור חוזר.
מה צריך לקרות אחרי התערוכה?
בודקים את אנשי הקשר ומנקים כפילויות, ממיינים אותם לפי סימני רכישה, שולחים הודעות מעקב אישיות תוך יום עסקים אחד, מסנכרנים ל-CRM ועוברים על הדוח לאחר האירוע.
איך יודעים אם התערוכה הצליחה?
בשבוע הראשון בודקים את מספר אנשי הקשר, החברות הייחודיות, הלידים האיכותיים והעלות לליד איכותי. אחרי 90 יום בודקים את ההזדמנויות העסקיות, ובהמשך את ההכנסות. ראו את המדריך שלנו על החזר ההשקעה מתערוכה ועל הדוח לאחר האירוע.
מוכנים לאירוע הבא?
לחזור מכל שיחה בביתן עם ההקשר המלא.
לסרוק כרטיסים ותגים בשניות, להעריך לידים במקום ולתת לצוות צעד הבא ברור.
