Checklist de captação de leads em feiras: antes, durante e depois do evento
A maioria dos leads perdidos numa feira perde-se antes de a feira abrir, por falta de um plano de captação, ou depois de fechar, por um follow-up demasiado lento. Esta checklist de captação de leads em feiras cobre o que fazer semanas antes, no stand e nos dias seguintes, para que cada conversa se transforme num contacto com que possa trabalhar.
Claire BennettAtualizado em 6 min de leitura
A resposta rápida
Uma boa captação de leads numa feira acontece em três fases. Antes da feira, escolha a app, acorde os campos de qualificação e confirme o formato dos crachás com o organizador. Durante a feira, digitalize todos os cartões e crachás e acrescente sinais de compra, uma nota e um lembrete em cerca de 20 segundos. Depois da feira, elimine duplicados, ordene por sinais de compra e comece o follow-up no prazo de um dia útil. Use a checklist abaixo.
Antes da feira (quatro a seis semanas antes)
- ☐ Defina um objetivo de leads qualificados, e não apenas de digitalizações. Veja o ROI das feiras.
- ☐ Escolha a sua app de captação de leads e instale-a no telemóvel de cada pessoa do stand.
- ☐ Acorde quatro ou cinco campos de qualificação com opções fixas, como interesse, quantidade, prazo e próximo passo. Veja as perguntas para qualificar leads.
- ☐ Pergunte ao organizador pelos crachás: QR, NFC ou encriptados? Precisa do lead retrieval dele? Veja captação de leads vs lead retrieval.
- ☐ Ligue o seu CRM ou decida exportar para uma folha de cálculo.
- ☐ Crie uma campanha para o evento para que todas as digitalizações fiquem agrupadas no evento.
- ☐ Prepare modelos de follow-up para cada tipo de lead: orçamento, demonstração, catálogo, conversa breve.
- ☐ Configure o seu cartão digital com o número do stand e o catálogo (e, com o Habsy Plus, um formulário de pedido de informação) e imprima o respetivo código QR para o stand.
Na Habsy
- Defina os sinais de compra com o Habsy Plus, ou deixe a Habsy criá-los com IA a partir do seu site
- Ligue o CRM, o e-mail e o calendário em Settings, na secção Integrações
- Crie a campanha na Habsy Platform
- Configure as Card Preferences, como a sincronização automática com o CRM ou o envio automático do seu cartão digital depois de guardar
Na semana anterior
- ☐ Forme a equipa em 10 minutos: digitalizar, qualificar, anotar, criar lembrete.
- ☐ Teste a captação offline com o Wi-Fi e os dados móveis desligados.
- ☐ Confirme que todos os telemóveis têm sessão iniciada e estão carregados, e leve powerbanks.
- ☐ Acordem quem faz o follow-up de cada tipo de lead.
- ☐ Reserve tempo para o follow-up nos calendários dos dois dias seguintes à feira.
Durante a feira
- ☐ Digitalize assim que a conversa ficar séria: crachá, cartão ou código QR.
- ☐ Qualifique em cerca de 20 segundos: toque nos sinais de compra e adicione uma nota ou uma nota de voz de 10 segundos.
- ☐ Crie um lembrete para tudo o que prometeu.
- ☐ Registe os visitantes que só mostram um código QR. A Habsy lê cartões digitais de qualquer fornecedor e códigos QR do LinkedIn.
- ☐ Use o código QR do seu cartão digital no stand, para que os visitantes guardem os seus dados e deixem os deles através do formulário de pedido de informação.
- ☐ Todas as noites: reveja os contactos do dia, digitalize qualquer pilha de cartões com a digitalização em lote (até 150 em cerca de 5 minutos) e descarregue o ficheiro de leads do organizador, se usar um.
- ☐ Envie os follow-ups mais urgentes na mesma noite.
Pronto para o seu próximo evento?
Traga cada conversa do stand com o respetivo contexto.
Digitalize cartões e crachás em segundos, qualifique leads no momento e dê à sua equipa um próximo passo claro.
Depois da feira
Dia 1
- ☐ Reveja e limpe. Corrija campos pouco claros e resolva os duplicados assinalados.
- ☐ Importe o ficheiro de leads do organizador, se existir, e resolva os duplicados.
- ☐ Ordene por sinais de compra: primeiro os orçamentos, depois as demonstrações, depois os pedidos de informação.
- ☐ Envie os follow-ups com o modelo certo para cada grupo. Veja os modelos de e-mail de follow-up após feiras e os modelos de WhatsApp.
- ☐ Sincronize com o CRM se não tiver acontecido automaticamente.
Dias 2 a 7
- ☐ Marque reuniões e demonstrações.
- ☐ Envie segundos follow-ups a quem ainda não respondeu.
- ☐ Analise o relatório pós-evento: empresas únicas, senioridade alcançada, desempenho da equipa e pontuação de leads.
- ☐ Partilhe os resultados com a equipa e anote o que mudar da próxima vez.
Funções no stand
Uma checklist funciona quando todos sabem que pontos são seus.
| Função | Antes da feira | Durante a feira | Depois da feira |
|---|---|---|---|
| Responsável do stand | Define os sinais de compra, cria a campanha, liga o CRM | Confirma na Habsy Platform que os sinais e as notas estão a ser preenchidos | Analisa o relatório pós-evento e partilha os resultados |
| Cada comercial | Instala a Habsy, inicia sessão, testa a captação offline | Digitaliza, toca nos sinais, grava notas de voz, cria lembretes | Faz o follow-up dos contactos que lhe foram atribuídos |
| Responsável pelo follow-up | Prepara modelos para pedidos de orçamento, demonstração e catálogo | Envia os follow-ups mais urgentes todas as noites | Fica responsável pela lista de chamadas do Dia 1 e atribui o resto |
Uma feira de três dias, dia a dia (ilustrativo)
| Manhã | Durante o dia | Noite | |
|---|---|---|---|
| Dia 1 | Revisão de 10 minutos dos campos | Digitalizar e qualificar | Digitalizar em lote os cartões dos bolsos, enviar os follow-ups mais urgentes |
| Dia 2 | O responsável do stand partilha o que está a funcionar | Digitalizar e qualificar; os duplicados assinalados mostram quem voltou ao stand | Descarregar o ficheiro do organizador, follow-ups |
| Dia 3 | Acordar o plano do Dia 1 | Digitalizar e qualificar | Última digitalização em lote, distribuir os contactos pela equipa |
| Dia 4 (de volta ao escritório) | Filtrar por sinais de compra | Chamadas e e-mails | Verificar os lembretes pendentes |
Motivos comuns para perder leads
| Quando | Porquê | Solução |
|---|---|---|
| Antes | Campos não acordados | Definir os sinais de compra com antecedência |
| Durante | Cartões esquecidos nos bolsos | Digitalizar no stand ou todas as noites |
| Durante | O Wi-Fi falha | Captação offline |
| Durante | Leitura do crachá sem contexto | Sinais de compra e uma nota em cada digitalização |
| Depois | O follow-up espera uma semana | Plano para o Dia 1 e modelos |
| Depois | Duplicados e exportações desorganizadas | Rever antes de sincronizar |
Para saber mais, leia como evitar perder leads em eventos.
Conclusão
A maioria dos leads de uma feira ganha-se ou perde-se fora da conversa propriamente dita: na preparação e no follow-up. Use esta checklist e use uma única app para todo o processo. A Habsy cobre a captação, a qualificação, o follow-up, a sincronização com o CRM e o relatório pós-evento. Veja a captação de leads em eventos.
Gere uma equipa de comerciais em vários eventos? Veja como a Habsy funciona para equipas comerciais.
Perguntas frequentes
De que preciso para captar leads numa feira?
De uma app de captação de leads no telemóvel de cada pessoa do stand, de campos de qualificação acordados, de uma forma de ler crachás (a sua app ou o lead retrieval do organizador), de um plano para cartões de visita e códigos QR e de um plano de follow-up para os primeiros dias depois da feira.
Com quanta antecedência devo preparar a captação de leads para uma feira?
Comece quatro a seis semanas antes: escolha a app, acorde os campos e confirme o formato dos crachás com o organizador. Na semana anterior, forme a equipa e teste o modo offline.
Como capto leads quando o Wi-Fi do recinto falha?
Use uma app que funcione offline. A Habsy regista cartões e crachás sem internet e processa-os quando voltar a ter ligação.
O que deve acontecer depois de uma feira?
Reveja os contactos e elimine duplicados, ordene-os por sinais de compra, envie follow-ups personalizados no prazo de um dia útil, sincronize com o CRM e analise o relatório pós-evento.
Como meço se a feira correu bem?
Acompanhe os contactos, as empresas únicas, os leads qualificados e o custo por lead qualificado na primeira semana, depois as oportunidades aos 90 dias e, mais tarde, a receita. Veja o nosso guia sobre o ROI das feiras e o relatório pós-evento.
Pronto para o seu próximo evento?
Traga cada conversa do stand com o respetivo contexto.
Digitalize cartões e crachás em segundos, qualifique leads no momento e dê à sua equipa um próximo passo claro.
