Checklist pentru colectarea lead-urilor la târguri: înainte, în timpul și după târg
Cele mai multe lead-uri pierdute la târguri se pierd înainte de deschidere, pentru că nu există un plan de colectare, sau după închidere, din cauza unui follow-up lent. Acest checklist pentru colectarea lead-urilor la târguri acoperă ce faceți cu săptămâni înainte, la stand și în zilele de după, astfel încât fiecare discuție să devină un contact cu care puteți lucra.
Claire BennettActualizat pe 6 min de lectură
Răspunsul pe scurt
Colectarea lead-urilor la târguri se face bine în trei etape. Înainte de târg, alegeți aplicația, stabiliți câmpurile de calificare și verificați cu organizatorul formatul ecusoanelor. În timpul târgului, scanați fiecare carte de vizită și fiecare ecuson și adăugați semnale de cumpărare, o notă și un memento în aproximativ 20 de secunde. După târg, eliminați duplicatele, sortați după semnalele de cumpărare și începeți follow-up-ul în cel mult o zi lucrătoare. Folosiți checklistul de mai jos.
Înainte de târg (cu patru până la șase săptămâni înainte)
- ☐ Stabiliți un obiectiv de lead-uri calificate, nu doar de scanări. Vedeți rentabilitatea participării la târguri.
- ☐ Alegeți aplicația de colectare a lead-urilor și instalați-o pe telefonul fiecărui membru al echipei de la stand.
- ☐ Stabiliți patru sau cinci câmpuri de calificare cu opțiuni fixe, de exemplu interesul, cantitatea, termenul și pasul următor. Vedeți întrebările de calificare a lead-urilor.
- ☐ Întrebați organizatorul despre ecusoane: QR, NFC sau criptate? Aveți nevoie de sistemul lor de lead retrieval? Vedeți colectarea lead-urilor vs lead retrieval.
- ☐ Conectați CRM-ul sau alegeți exportul într-o foaie de calcul.
- ☐ Creați o campanie pentru eveniment, ca fiecare scanare să fie grupată sub târgul respectiv.
- ☐ Pregătiți șabloane de follow-up pentru fiecare tip de lead: ofertă, demo, broșură, discuție scurtă.
- ☐ Configurați cartea de vizită digitală cu numărul standului și broșura, plus un formular de solicitare cu Habsy Plus, și tipăriți codul QR pentru stand.
În Habsy
- Definiți semnalele de cumpărare cu Habsy Plus sau lăsați Habsy să le creeze cu AI pornind de la site-ul dumneavoastră
- Conectați CRM-ul, e-mailul și calendarul în Settings, secțiunea Integrations
- Creați campania în Habsy Platform
- Setați Card Preferences, de exemplu sincronizarea automată cu CRM-ul sau trimiterea automată a cărții de vizită digitale după salvare
Cu o săptămână înainte
- ☐ Instruiți echipa în 10 minute: scanare, calificare, notă, memento.
- ☐ Testați colectarea offline cu Wi-Fi și datele mobile oprite.
- ☐ Verificați că fiecare telefon este autentificat și încărcat și luați baterii externe.
- ☐ Stabiliți cine face follow-up pentru fiecare tip de lead.
- ☐ Rezervați timp pentru follow-up în calendare, pentru cele două zile de după târg.
În timpul târgului
- ☐ Scanați imediat ce discuția devine serioasă: ecuson, carte de vizită sau cod QR.
- ☐ Calificați în aproximativ 20 de secunde: bifați semnalele de cumpărare, adăugați o notă sau o notă vocală de 10 secunde.
- ☐ Setați un memento pentru orice ați promis.
- ☐ Preluați și vizitatorii care arată doar un cod QR. Habsy citește cărți de vizită digitale de la orice furnizor și coduri QR LinkedIn.
- ☐ Folosiți codul QR al cărții de vizită digitale la stand, ca vizitatorii să vă poată salva datele și să le lase pe ale lor prin formularul de solicitare.
- ☐ În fiecare seară: verificați contactele zilei, scanați teancurile de cărți de vizită cu scanarea în lot (până la 150 în aproximativ 5 minute) și descărcați fișierul de lead-uri al organizatorului, dacă îl folosiți.
- ☐ Trimiteți follow-up-urile cele mai urgente în aceeași seară.
Pregătit pentru următorul eveniment?
Plecați de la stand cu fiecare conversație și contextul ei.
Scanați cărți de vizită și ecusoane în câteva secunde, calificați lead-urile pe loc și oferiți echipei un pas următor clar.
După târg
Ziua 1
- ☐ Verificați și curățați. Corectați câmpurile neclare și rezolvați duplicatele semnalate.
- ☐ Importați fișierul de lead-uri al organizatorului, dacă există, și rezolvați duplicatele.
- ☐ Sortați după semnalele de cumpărare: întâi ofertele, apoi demo-urile, apoi cererile de informații.
- ☐ Trimiteți follow-up-urile cu șablonul potrivit pentru fiecare grup. Vedeți modelele de e-mail de follow-up după târg și modelele de mesaje WhatsApp.
- ☐ Sincronizați cu CRM-ul, dacă nu s-a întâmplat automat.
Din ziua 2 până în ziua 7
- ☐ Programați întâlniri și demo-uri.
- ☐ Trimiteți al doilea follow-up celor care nu au răspuns.
- ☐ Analizați raportul post-eveniment: companii unice, nivelul ierarhic atins, performanța echipei și scorarea lead-urilor.
- ☐ Prezentați rezultatele echipei și notați ce schimbați data viitoare.
Rolurile de la stand
Un checklist funcționează când fiecare știe ce puncte sunt ale lui.
| Rol | Înainte de târg | În timpul târgului | După târg |
|---|---|---|---|
| Responsabilul standului | Definește semnalele de cumpărare, creează campania, conectează CRM-ul | Verifică în Habsy Platform dacă semnalele și notele sunt completate | Analizează raportul post-eveniment și prezintă rezultatele |
| Fiecare agent | Instalează Habsy, se autentifică, testează colectarea offline | Scanează, bifează semnalele, înregistrează note vocale, setează mementouri | Face follow-up la contactele atribuite |
| Responsabilul de follow-up | Pregătește șabloane pentru cererile de ofertă, demo și broșură | Trimite în fiecare seară follow-up-urile cele mai urgente | Se ocupă de lista de apeluri din ziua 1 și le atribuie pe celelalte |
Un târg de trei zile, zi cu zi (ilustrativ)
| Dimineața | În timpul zilei | Seara | |
|---|---|---|---|
| Ziua 1 | Recapitulare de 10 minute a câmpurilor | Scanare și calificare | Scanare în lot a cărților din buzunare, follow-up-urile cele mai urgente |
| Ziua 2 | Responsabilul standului spune ce funcționează | Scanare și calificare; duplicatele semnalate arată vizitatorii care revin | Descărcarea fișierului organizatorului, follow-up-uri |
| Ziua 3 | Stabilirea planului pentru ziua 1 de după târg | Scanare și calificare | Ultima scanare în lot, atribuirea contactelor în echipă |
| Ziua 4 (înapoi la birou) | Filtrare după semnalele de cumpărare | Apeluri și e-mailuri | Verificarea mementourilor deschise |
De ce se pierd lead-urile
| Când | De ce | Soluție |
|---|---|---|
| Înainte | Nu există câmpuri stabilite | Definiți semnalele de cumpărare din timp |
| În timpul | Cărți de vizită îndesate în buzunare | Scanați la stand sau în fiecare seară |
| În timpul | Cade Wi-Fi-ul | Colectare offline |
| În timpul | Ecuson scanat fără context | Semnale de cumpărare și o notă la fiecare scanare |
| După | Follow-up-ul așteaptă o săptămână | Plan pentru ziua 1 și șabloane |
| După | Duplicate și exporturi dezordonate | Verificare înainte de sincronizare |
Pentru mai multe, citiți cum să nu mai pierdeți lead-uri de la evenimente.
Pe scurt
Cele mai multe lead-uri de la târguri se câștigă sau se pierd în afara discuției propriu-zise: în pregătire și în follow-up. Folosiți acest checklist și o singură aplicație pentru tot fluxul. Habsy acoperă colectarea, calificarea, follow-up-ul, sincronizarea cu CRM-ul și raportul post-eveniment. Vedeți colectarea lead-urilor la evenimente.
Coordonați o echipă de agenți de vânzări la multe evenimente? Vedeți cum funcționează Habsy pentru echipele de vânzări.
Întrebări frecvente
De ce am nevoie pentru colectarea lead-urilor la un târg?
De o aplicație de colectare a lead-urilor pe telefonul fiecărui membru al echipei de la stand, de câmpuri de calificare stabilite, de o metodă de scanare a ecusoanelor (aplicația dumneavoastră sau sistemul de lead retrieval al organizatorului), de un plan pentru cărțile de vizită și codurile QR și de un plan de follow-up pentru primele zile după târg.
Cu cât timp înainte pregătesc colectarea lead-urilor pentru un târg?
Începeți cu patru până la șase săptămâni înainte: alegeți aplicația, stabiliți câmpurile și verificați cu organizatorul formatul ecusoanelor. În săptămâna dinaintea târgului, instruiți echipa și testați modul offline.
Cum colectez lead-uri când cade Wi-Fi-ul din pavilion?
Folosiți o aplicație care funcționează offline. Habsy preia cărți de vizită și ecusoane fără internet și le procesează când reveniți online.
Ce trebuie făcut după un târg?
Verificați contactele și eliminați duplicatele, sortați-le după semnalele de cumpărare, trimiteți follow-up-uri personalizate în cel mult o zi lucrătoare, sincronizați cu CRM-ul și analizați raportul post-eveniment.
Cum măsor dacă participarea la târg a meritat?
Urmăriți în prima săptămână numărul de contacte, companiile unice, lead-urile calificate și costul per lead calificat, apoi oportunitățile la 90 de zile și, mai târziu, veniturile. Vedeți ghidul nostru despre rentabilitatea participării la târguri și raportul post-eveniment.
Pregătit pentru următorul eveniment?
Plecați de la stand cu fiecare conversație și contextul ei.
Scanați cărți de vizită și ecusoane în câteva secunde, calificați lead-urile pe loc și oferiți echipei un pas următor clar.
