Чеклист за изложение: събиране на потенциални клиенти преди, по време и след събитието
Повечето потенциални клиенти (лийдове) от изложения се изгубват или преди откриването, защото няма план за събирането им, или след закриването, заради бавен последващ контакт. Този чеклист за изложение обхваща какво да направите седмици преди събитието, на щанда и в дните след това, за да се превърне всеки разговор в контакт, с който можете да работите.
Claire BennettАктуализирано на 6 мин четене
Накратко
Доброто събиране на потенциални клиенти на изложение минава през три етапа. Преди изложението изберете приложение, уговорете полетата за квалифициране и проверете формата на баджовете при организатора. По време на изложението сканирайте всяка визитка и всеки бадж и за около 20 секунди добавете сигнали за покупка, бележка и напомняне. Сигналите за покупка са вграден формуляр за квалифициране на потенциални клиенти (интерес към продукт, бюджет, срок), попълван с няколко докосвания. След изложението премахнете дубликатите, подредете по сигнали за покупка и започнете последващия контакт до един работен ден. Използвайте чеклиста по-долу.
Преди изложението (четири до шест седмици по-рано)
- ☐ Поставете цел за квалифицирани потенциални клиенти, а не само за сканирания. Вижте възвръщаемост от изложения.
- ☐ Изберете приложение за събиране на потенциални клиенти и го инсталирайте на телефона на всеки член на екипа на щанда.
- ☐ Уговорете четири или пет полета за квалифициране с фиксирани опции, например интерес, количество, срок и следваща стъпка. Вижте въпроси за квалифициране на потенциални клиенти.
- ☐ Попитайте организатора за баджовете: QR, NFC или криптирани? Нужен ли ви е неговият lead retrieval? Вижте събиране на потенциални клиенти или lead retrieval.
- ☐ Свържете CRM системата си или решете да експортирате в таблица.
- ☐ Създайте кампания за събитието, за да се групира всяко сканиране към изложението.
- ☐ Подгответе шаблони за последващ контакт за всеки тип потенциален клиент: оферта, демонстрация, брошура, кратък разговор.
- ☐ Настройте дигиталната си визитка с номера на щанда и брошурата, плюс форма за запитване с Habsy Plus, и отпечатайте QR кода ѝ за щанда.
В Habsy
- Задайте сигнали за покупка с Habsy Plus или оставете Habsy да ги създаде с AI по вашия уебсайт
- Свържете CRM, имейла и календара си в Settings, раздел „Интеграции“
- Създайте кампанията в Habsy Platform
- Настройте Card Preferences, например автоматично синхронизиране с CRM или автоматично изпращане на дигиталната ви визитка след запазване
Седмицата преди
- ☐ Обучете екипа за 10 минути: сканиране, квалифициране, бележка, напомняне.
- ☐ Тествайте работата офлайн с изключени Wi-Fi и мобилни данни.
- ☐ Проверете всеки телефон: зареден ли е и влязъл ли е потребителят в акаунта си. Вземете и външни батерии.
- ☐ Уговорете кой с кои потенциални клиенти ще се свързва след изложението.
- ☐ Запазете време в календарите за последващ контакт в двата дни след изложението.
По време на изложението
- ☐ Сканирайте веднага щом разговорът стане сериозен: бадж, визитка или QR код.
- ☐ Квалифицирайте за около 20 секунди: докоснете отговорите в сигналите за покупка, добавете бележка или 10-секундна гласова бележка.
- ☐ Задайте напомняне за всичко, което сте обещали.
- ☐ Записвайте и посетители, които показват само QR код. Habsy чете дигитални визитки от всеки доставчик и QR кодове на LinkedIn.
- ☐ Използвайте QR кода на дигиталната си визитка на щанда, за да могат посетителите да запазят данните ви и да оставят своите чрез формата за запитване.
- ☐ Всяка вечер: прегледайте контактите от деня, сканирайте натрупаните визитки с пакетно сканиране (до 150 за около 5 минути) и изтеглете файла с контакти от организатора, ако ползвате неговата система.
- ☐ Изпратете най-спешните съобщения още същата вечер.
Готови ли сте за следващото събитие?
Връщайте се от всеки разговор на щанда с контекста му.
Сканирайте визитки и баджове за секунди, оценявайте лийдовете на място и давайте на екипа си ясна следваща стъпка.
След изложението
Ден 1
- ☐ Прегледайте и почистете. Поправете неясните полета и решете какво да правите с отбелязаните дубликати.
- ☐ Импортирайте файла с контакти от организатора, ако има такъв, и обработете дубликатите.
- ☐ Подредете по сигнали за покупка: първо офертите, после демонстрациите, после запитванията за информация.
- ☐ Изпратете последващите съобщения с подходящия шаблон за всяка група. Вижте шаблоните за имейл след изложение и шаблоните за WhatsApp.
- ☐ Синхронизирайте с CRM, ако това не е станало автоматично.
Дни 2 до 7
- ☐ Насрочете срещи и демонстрации.
- ☐ Изпратете повторни съобщения на тези, които не са отговорили.
- ☐ Прегледайте отчета след събитието: уникални компании, достигнати нива на длъжност, представяне на екипа и оценяване на потенциалните клиенти.
- ☐ Споделете резултатите с екипа и запишете какво да промените следващия път.
Роли на щанда
Чеклистът работи, когато всеки знае кои точки са негови.
| Роля | Преди изложението | По време на изложението | След изложението |
|---|---|---|---|
| Ръководител на щанда | Задава сигналите за покупка, създава кампанията, свързва CRM | Проверява в Habsy Platform дали сигналите и бележките се попълват | Преглежда отчета след събитието и споделя резултатите |
| Всеки търговец | Инсталира Habsy, влиза в акаунта си, тества работата офлайн | Сканира, отбелязва сигнали, записва гласови бележки, задава напомняния | Свързва се с възложените му контакти |
| Отговорник за последващия контакт | Подготвя шаблони за запитвания за оферта, демонстрация и брошура | Изпраща най-спешните съобщения всяка вечер | Отговаря за списъка с обаждания в Ден 1 и разпределя останалите |
Тридневно изложение, ден по ден (илюстративен пример)
| Сутрин | През деня | Вечер | |
|---|---|---|---|
| Ден 1 | 10-минутно припомняне на полетата | Сканиране и квалифициране | Пакетно сканиране на визитките от джобовете, най-спешните съобщения |
| Ден 2 | Ръководителят на щанда споделя какво работи | Сканиране и квалифициране; отбелязаните дубликати показват завърналите се посетители | Изтегляне на файла от организатора, последващи съобщения |
| Ден 3 | Уговаряне на плана за Ден 1 | Сканиране и квалифициране | Последно пакетно сканиране, разпределяне на контактите в екипа |
| Ден 4 (обратно в офиса) | Филтриране по сигнали за покупка | Обаждания и имейли | Проверка на отворените напомняния |
Чести причини да изгубите потенциални клиенти
| Кога | Защо | Решение |
|---|---|---|
| Преди | Няма уговорени полета | Задайте сигналите за покупка предварително |
| По време | Визитки, натъпкани в джобовете | Сканирайте на щанда или всяка вечер |
| По време | Wi-Fi спира | Работа офлайн |
| По време | Сканиран бадж без контекст | Сигнали за покупка и бележка при всяко сканиране |
| След | Последващият контакт чака седмица | План за Ден 1 и шаблони |
| След | Дубликати и разхвърляни експорти | Преглед преди синхронизиране |
За повече прочетете как да не губите потенциални клиенти от събития.
Изводът
Повечето потенциални клиенти от изложения се печелят или губят извън самия разговор: в подготовката и в последващия контакт. Използвайте този чеклист и едно приложение за целия процес. Habsy покрива събирането, квалифицирането, последващия контакт, синхронизирането с CRM и отчета след събитието. Вижте събирането на потенциални клиенти на събития.
Ръководите екип от търговци на много събития? Вижте как Habsy работи за търговски екипи.
Често задавани въпроси
Какво ми трябва за събиране на потенциални клиенти на изложение?
Приложение за събиране на потенциални клиенти на телефона на всеки член на екипа, уговорени полета за квалифициране, начин за сканиране на баджове (вашето приложение или lead retrieval на организатора), план за визитките и QR кодовете и план за последващ контакт в първите дни след изложението.
Колко време преди изложението да започна подготовката?
Започнете четири до шест седмици по-рано: изберете приложение, уговорете полетата и проверете формата на баджовете при организатора. През седмицата преди събитието обучете екипа и тествайте работата офлайн.
Как да събирам контакти, когато Wi-Fi на мястото спре?
Използвайте приложение, което работи офлайн. Habsy записва визитки и баджове без интернет и ги обработва, щом отново сте онлайн.
Какво трябва да се случи след изложението?
Прегледайте контактите и премахнете дубликатите, подредете ги по сигнали за покупка, изпратете персонализирани последващи съобщения до един работен ден, синхронизирайте с CRM и прегледайте отчета след събитието.
Как да разбера дали изложението си е струвало?
През първата седмица следете контактите, уникалните компании, квалифицираните потенциални клиенти и цената на квалифициран потенциален клиент, после възможностите за сделки след 90 дни, а по-късно и приходите. Вижте ръководството ни за възвръщаемост от изложения и отчета след събитието.
Готови ли сте за следващото събитие?
Връщайте се от всеки разговор на щанда с контекста му.
Сканирайте визитки и баджове за секунди, оценявайте лийдовете на място и давайте на екипа си ясна следваща стъпка.
