Checklist Pengumpulan Prospek di Pameran: Sebelum, Selama, dan Sesudah Pameran
Kebanyakan prospek (leads) pameran yang hilang sudah hilang sebelum pameran dibuka, karena tidak ada rencana pengumpulan prospek, atau setelah pameran ditutup, karena follow up yang lambat. Checklist pengumpulan prospek di pameran ini mencakup apa yang perlu dilakukan berminggu-minggu sebelumnya, di booth, dan pada hari-hari setelahnya, agar setiap percakapan menjadi kontak yang bisa Anda tindak lanjuti.
Claire BennettDiperbarui 6 menit baca
Jawaban singkat
Pengumpulan prospek di pameran yang baik terjadi dalam tiga fase. Sebelum pameran, pilih aplikasi, sepakati kolom kualifikasi, dan cek format badge dengan penyelenggara. Selama pameran, pindai setiap kartu dan badge, lalu tambahkan sinyal minat, catatan, dan pengingat dalam sekitar 20 detik. Sesudah pameran, hapus duplikat, urutkan berdasarkan sinyal minat, dan mulai follow up dalam satu hari kerja. Gunakan checklist di bawah ini.
Persiapan pameran (empat sampai enam minggu sebelumnya)
- ☐ Tetapkan target prospek yang berkualitas, bukan sekadar jumlah pindaian. Lihat ROI pameran dagang.
- ☐ Pilih aplikasi pengumpulan prospek dan pasang di ponsel setiap anggota tim booth.
- ☐ Sepakati empat atau lima kolom kualifikasi dengan pilihan jawaban yang tetap, seperti minat, jumlah, jangka waktu, dan langkah berikutnya. Lihat pertanyaan kualifikasi prospek.
- ☐ Tanyakan soal badge ke penyelenggara: QR, NFC, atau terenkripsi? Apakah Anda butuh lead retrieval dari mereka? Lihat lead capture vs lead retrieval.
- ☐ Hubungkan CRM Anda atau putuskan untuk ekspor ke spreadsheet.
- ☐ Buat kampanye untuk acara ini agar setiap pindaian dikelompokkan di bawah pameran tersebut.
- ☐ Siapkan template follow up untuk setiap jenis prospek: penawaran harga, demo, brosur, obrolan singkat.
- ☐ Siapkan kartu digital Anda dengan nomor booth dan brosur, ditambah formulir permintaan dengan Habsy Plus, lalu cetak kode QR-nya untuk dipajang di booth.
Di Habsy
- Tentukan sinyal minat dengan Habsy Plus, atau biarkan Habsy membuatnya dengan AI dari situs web Anda
- Hubungkan CRM, email, dan kalender di menu Settings, bagian Integrations
- Buat kampanye di Habsy Platform
- Atur Card Preferences, misalnya sinkronisasi otomatis ke CRM atau kirim kartu digital otomatis setelah kontak disimpan
Seminggu sebelumnya
- ☐ Latih tim selama 10 menit: pindai, kualifikasi, catat, pasang pengingat.
- ☐ Uji pencatatan offline dengan Wi-Fi dan data seluler dimatikan.
- ☐ Cek setiap ponsel sudah login dan terisi daya, dan bawa power bank.
- ☐ Sepakati siapa yang menindaklanjuti setiap jenis prospek.
- ☐ Blokir waktu follow up di kalender untuk dua hari setelah pameran.
Selama pameran
- ☐ Pindai begitu percakapan mulai serius: badge, kartu nama, atau kode QR.
- ☐ Kualifikasi dalam sekitar 20 detik: ketuk sinyal minat, tambahkan catatan atau catatan suara 10 detik.
- ☐ Pasang pengingat untuk apa pun yang Anda janjikan.
- ☐ Catat pengunjung yang hanya menunjukkan kode QR. Habsy membaca kartu digital dari penyedia mana pun dan kode QR LinkedIn.
- ☐ Pajang kode QR kartu digital Anda di booth, agar pengunjung bisa menyimpan detail Anda dan meninggalkan data mereka lewat formulir permintaan.
- ☐ Setiap malam: tinjau kontak hari itu, pindai tumpukan kartu nama dengan pemindaian massal (hingga 150 kartu dalam sekitar 5 menit), dan unduh file prospek dari penyelenggara jika Anda memakainya.
- ☐ Kirim follow up yang paling mendesak malam itu juga.
Siap untuk acara berikutnya?
Bawa pulang setiap percakapan di booth beserta konteksnya.
Pindai kartu dan badge dalam hitungan detik, kualifikasi prospek di tempat, dan beri tim Anda langkah berikutnya yang jelas.
Sesudah pameran
Hari 1 (hari kerja pertama setelah pameran)
- ☐ Tinjau dan rapikan. Perbaiki kolom yang kurang jelas dan selesaikan duplikat yang ditandai.
- ☐ Impor file prospek dari penyelenggara, jika ada, lalu selesaikan duplikatnya.
- ☐ Urutkan berdasarkan sinyal minat: penawaran harga dulu, lalu demo, lalu permintaan informasi.
- ☐ Kirim follow up dengan template yang sesuai untuk setiap kelompok. Lihat contoh email follow up setelah pameran dan contoh chat follow up WhatsApp.
- ☐ Sinkronkan ke CRM jika belum terjadi secara otomatis.
Hari 2 sampai 7
- ☐ Jadwalkan meeting dan demo.
- ☐ Kirim follow up kedua ke yang belum membalas.
- ☐ Tinjau laporan pasca-acara: jumlah perusahaan unik, tingkat senioritas yang dijangkau, kinerja tim, dan lead scoring.
- ☐ Bagikan hasilnya ke tim dan catat apa yang perlu diubah lain kali.
Pembagian peran di booth
Checklist berjalan jika setiap orang tahu bagian mana yang menjadi tugasnya.
| Peran | Sebelum pameran | Selama pameran | Sesudah pameran |
|---|---|---|---|
| Koordinator booth | Menentukan sinyal minat, membuat kampanye, menghubungkan CRM | Mengecek di Habsy Platform bahwa sinyal minat dan catatan terisi | Meninjau laporan pasca-acara dan membagikan hasilnya |
| Setiap sales | Memasang Habsy, login, menguji pencatatan offline | Memindai, mengetuk sinyal minat, merekam catatan suara, memasang pengingat | Menindaklanjuti kontak yang ditugaskan |
| Penanggung jawab follow up | Menyiapkan template untuk permintaan penawaran harga, demo, dan brosur | Mengirim follow up paling mendesak setiap malam | Memegang daftar telepon Hari 1 dan membagikan sisanya |
Pameran tiga hari, hari demi hari (ilustratif)
| Pagi | Siang | Malam | |
|---|---|---|---|
| Hari ke-1 pameran | Penyegaran 10 menit soal kolom kualifikasi | Pindai dan kualifikasi | Pindai massal kartu dari saku, kirim follow up paling mendesak |
| Hari ke-2 pameran | Koordinator booth berbagi apa yang berhasil | Pindai dan kualifikasi; duplikat yang ditandai menunjukkan pengunjung yang kembali | Unduh file dari penyelenggara, kirim follow up |
| Hari ke-3 pameran | Sepakati rencana follow up Hari 1 | Pindai dan kualifikasi | Pindai massal terakhir, bagikan kontak ke anggota tim |
| Hari ke-4 (kembali ke kantor) | Filter berdasarkan sinyal minat | Telepon dan email | Cek pengingat yang masih terbuka |
Penyebab umum prospek hilang
| Kapan | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Sebelum | Tidak ada kolom yang disepakati | Tentukan sinyal minat sejak awal |
| Selama | Kartu nama menumpuk di saku | Pindai di booth atau setiap malam |
| Selama | Wi-Fi mati | Pencatatan offline |
| Selama | Badge dipindai tanpa konteks | Sinyal minat dan catatan di setiap pindaian |
| Sesudah | Follow up tertunda seminggu | Rencana Hari 1 dan template |
| Sesudah | Duplikat dan file ekspor berantakan | Tinjau sebelum sinkronisasi |
Selengkapnya, baca cara agar prospek dari acara tidak hilang.
Kesimpulan
Kebanyakan prospek pameran didapat atau hilang di luar percakapan itu sendiri: saat persiapan dan saat follow up. Pakai checklist ini, dan pakai satu aplikasi untuk seluruh alurnya. Habsy mencakup pengumpulan, kualifikasi, follow up, sinkronisasi CRM, dan laporan pasca-acara. Lihat pengumpulan prospek di acara.
Mengelola tim sales di banyak acara? Lihat cara kerja Habsy untuk tim sales.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang dibutuhkan untuk mengumpulkan prospek di pameran dagang?
Aplikasi pengumpulan prospek di ponsel setiap anggota tim booth, kolom kualifikasi yang sudah disepakati, cara memindai badge (aplikasi Anda atau lead retrieval dari penyelenggara), rencana untuk kartu nama dan kode QR, serta rencana follow up untuk hari-hari pertama setelah pameran.
Berapa lama persiapan pengumpulan prospek sebelum pameran?
Mulailah empat sampai enam minggu sebelumnya: pilih aplikasi, sepakati kolom kualifikasi, dan cek format badge dengan penyelenggara. Latih tim dan uji mode offline seminggu sebelum pameran.
Bagaimana cara mengumpulkan prospek jika Wi-Fi di lokasi pameran mati?
Gunakan aplikasi yang bisa mencatat secara offline. Habsy mencatat kartu dan badge tanpa internet dan memprosesnya begitu Anda kembali online.
Apa yang harus dilakukan setelah pameran?
Tinjau kontak dan hapus duplikat, urutkan berdasarkan sinyal minat, kirim follow up personal dalam satu hari kerja, sinkronkan ke CRM, dan tinjau laporan pasca-acara.
Bagaimana cara mengukur keberhasilan pameran?
Pantau jumlah kontak, perusahaan unik, prospek berkualitas, dan biaya per prospek berkualitas di minggu pertama, lalu peluang penjualan setelah 90 hari dan pendapatan sesudahnya. Lihat panduan kami tentang ROI pameran dagang dan laporan pasca-acara.
Siap untuk acara berikutnya?
Bawa pulang setiap percakapan di booth beserta konteksnya.
Pindai kartu dan badge dalam hitungan detik, kualifikasi prospek di tempat, dan beri tim Anda langkah berikutnya yang jelas.
