Contoh Email Follow Up Setelah Pameran: 8 Template Siap Kirim Besok
Email follow up (tindak lanjut) setelah pameran menentukan apakah sebuah obrolan di booth berubah menjadi bisnis. Delapan contoh email follow up di bawah ini mencakup situasi yang benar-benar akan Anda hadapi, dari permintaan penawaran harga yang mendesak sampai pengunjung yang nyaris tidak sempat Anda ajak bicara. Semuanya singkat, spesifik, dan mudah disesuaikan.
Claire BennettDiperbarui 7 menit baca
Di halaman ini
- Jawaban singkat
- Sebelum menulis: kelompokkan prospek Anda
- Template 1: Permintaan penawaran harga
- Template 2: Permintaan demo
- Template 3: Permintaan brosur atau informasi
- Template 4: Obrolan singkat
- Template 5: Mereka mampir saat Anda sedang sibuk
- Template 6: Sampel atau uji coba sudah dikirim
- Template 7: Follow up kedua, belum ada balasan
- Template 8: Calon distributor atau mitra
- Subjek email yang dibuka
- Cara mempersonalisasi email dalam jumlah besar dengan Habsy
- Prompt untuk email follow up buatan AI yang bagus
- Mengubah template ini menjadi template Habsy
- Kesalahan yang sering terjadi
- Kesimpulan
Jawaban singkat
Email follow up setelah pameran yang baik dikirim dalam satu hari kerja, menyebut nama pameran dan satu detail spesifik dari percakapan Anda, dan meminta satu langkah berikutnya yang jelas. Pakai template yang berbeda untuk setiap jenis pengunjung: yang minta penawaran harga, yang minta demo, yang mengambil brosur, dan yang hampir tidak sempat Anda ajak bicara. Delapan template di bawah ini mencakup semuanya. Ganti bagian di dalam [kurung siku].
Sebelum menulis: kelompokkan prospek Anda
Template hanya berhasil jika yang tepat dikirim ke orang yang tepat. Kelompokkan kontak berdasarkan apa yang mereka minta. Jika tim Anda mencatat sinyal minat di booth (formulir kualifikasi prospek bawaan: minat produk, anggaran, jangka waktu, dijawab dengan beberapa ketukan), misalnya “ingin penawaran harga” atau “ingin demo”, langkah ini hanya butuh beberapa menit. Jika tidak, mulailah dari catatan dan catatan suara Anda.
Mengelola tim sales di banyak acara? Lihat cara kerja Habsy untuk tim sales.
Template 1: Permintaan penawaran harga
Subjek: Penawaran harga [produk] dari [Pameran]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Terima kasih sudah mampir ke booth kami di [Pameran]. Bapak/Ibu menanyakan harga [produk] untuk sekitar [jumlah] unit, dikirim paling lambat [tanggal].
Penawaran harganya saya lampirkan. Di dalamnya sudah termasuk [satu detail, misalnya ketentuan pengiriman atau harga untuk pembelian dalam jumlah besar].
Apakah kita bisa meluangkan 15 menit minggu ini untuk membahasnya? Saya bisa hari [hari] pukul [jam] atau [hari] pukul [jam].
Salam,
[Nama Anda]
Template 2: Permintaan demo
Subjek: Demo [produk] yang kita bahas di [Pameran]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Senang bertemu Bapak/Ibu di [Pameran]. Waktu itu Bapak/Ibu menceritakan [masalah yang mereka sebutkan], dan saya sampaikan bahwa demo singkat bisa menunjukkan bagaimana [produk] mengatasinya.
Apakah hari [hari] pukul [jam] atau [hari] pukul [jam] memungkinkan untuk demo 30 menit? Saya akan fokus pada [kebutuhan spesifik yang mereka sebutkan].
Salam,
[Nama Anda]
Template 3: Permintaan brosur atau informasi
Subjek: [Katalog / brosur] yang Bapak/Ibu minta di [Pameran]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Sesuai janji saya di [Pameran], berikut [katalog / brosur] kami. Halaman [nomor] membahas [produk yang mereka tanyakan].
Jika membantu, saya bisa mengirimkan sampel atau mengatur panggilan singkat dengan [spesialis] kami.
Salam,
[Nama Anda]
Template 4: Obrolan singkat
Subjek: Senang bertemu di [Pameran]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Kita hanya sempat berbincang sebentar di [Pameran], jadi ini versi singkatnya: kami membantu [jenis perusahaan] untuk [hasil yang dicapai].
Jika [masalah] termasuk prioritas Bapak/Ibu tahun ini, saya dengan senang hati berbagi bagaimana [jenis perusahaan serupa] menanganinya. Apakah Bapak/Ibu berkenan untuk telepon 15 menit?
Salam,
[Nama Anda]
Siap untuk acara berikutnya?
Bawa pulang setiap percakapan di booth beserta konteksnya.
Pindai kartu dan badge dalam hitungan detik, kualifikasi prospek di tempat, dan beri tim Anda langkah berikutnya yang jelas.
Template 5: Mereka mampir saat Anda sedang sibuk
Subjek: Maaf kita belum sempat berbincang di [Pameran]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Saya lihat Bapak/Ibu sempat mampir ke booth kami di [Pameran] saat kami sedang melayani pengunjung lain. Mohon maaf kita tidak sempat berbincang dengan baik.
Apa yang sedang Bapak/Ibu cari? Jika terkait [lini produk utama], saya bisa mengirimkan detailnya atau mengatur panggilan singkat.
Salam,
[Nama Anda]
Template 6: Sampel atau uji coba sudah dikirim
Subjek: Sampel [produk] untuk Bapak/Ibu sedang dalam perjalanan
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Menindaklanjuti obrolan kita di [Pameran], sampel [produk] untuk Bapak/Ibu dikirim hari ini. Lacak kiriman: [tautan].
Setelah Bapak/Ibu mencobanya, apakah kita bisa berbicara hari [hari] tentang hasilnya dan langkah selanjutnya?
Salam,
[Nama Anda]
Template 7: Follow up kedua, belum ada balasan
Subjek: Re: [subjek awal]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Saya ingin menindaklanjuti email saya setelah [Pameran]. Saya paham minggu setelah pameran biasanya padat.
Satu hal yang mungkin membantu: [materi singkat yang relevan, kisaran harga, atau contoh pelanggan].
Apakah [langkah berikutnya] masih relevan untuk Bapak/Ibu, atau sebaiknya saya hubungi lagi kuartal depan?
Salam,
[Nama Anda]
Template 8: Calon distributor atau mitra
Subjek: Kemitraan di [wilayah] setelah [Pameran]
Selamat siang Pak/Bu [Nama],
Terima kasih atas perbincangan kita di [Pameran] mengenai distribusi [produk] di [wilayah].
Saya lampirkan ringkasan program kemitraan kami, termasuk [margin / wilayah / dukungan]. Apakah kita bisa menjadwalkan panggilan bersama [pengambil keputusan] pada hari [hari] atau [hari]?
Salam,
[Nama Anda]
Subjek email yang dibuka
| Situasi | Subjek email |
|---|---|
| Penawaran harga | Penawaran harga [produk] dari [Pameran] |
| Demo | Demo [produk] yang kita bahas di [Pameran] |
| Brosur | [Katalog] yang Bapak/Ibu minta di [Pameran] |
| Obrolan singkat | Senang bertemu di [Pameran] |
| Tidak sempat bicara | Maaf kita belum sempat berbincang di [Pameran] |
| Belum membalas | Re: [subjek awal] |
Cara mempersonalisasi email dalam jumlah besar dengan Habsy
Menulis email personal untuk 100 kontak memakan waktu. Habsy membantu:
- Pesan yang ditulis AI, gratis. Tulis prompt singkat, misalnya “ucapkan terima kasih sudah berkunjung, lampirkan daftar harga, usulkan hari Kamis”, dan Habsy menyusun draf email atau pesan WhatsApp personal dari kartu kontak.
- Template dengan variabel dinamis, dengan Habsy Plus, sehingga nama, perusahaan, dan acara terisi otomatis.
- Email massal ke kontak pilihan melalui akun email yang terhubung, seperti Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange, atau Amazon SES, dengan Habsy Plus.
- Kirim otomatis setelah disimpan, dengan Habsy Plus: atur Card Preferences agar template terkirim saat Anda menyimpan kontak (membutuhkan integrasi email).
- Pembuat tanda tangan email, lengkap dengan kode Professional QR Anda.
- Pengingat agar follow up kedua benar-benar terlaksana.
Untuk versi WhatsApp, lihat contoh chat follow up WhatsApp. Soal waktu, baca mengapa waktu follow up menentukan ROI networking.
Prompt untuk email follow up buatan AI yang bagus
AI Habsy menyusun email personal dari prompt singkat ditambah informasi di kontak: nama, perusahaan, catatan Anda, dan dengan Habsy Plus, transkrip catatan suara. Makin baik prompt-nya, makin sedikit yang perlu Anda edit. Beberapa contoh:
| Situasi | Contoh prompt |
|---|---|
| Permintaan penawaran harga | “Ucapkan terima kasih sudah mampir ke booth kami, lampirkan penawaran untuk 2.000 unit, sebutkan waktu pengiriman yang dia tanyakan, usulkan telepon hari Kamis.” |
| Permintaan demo | “Ingatkan masalah yang dia ceritakan di booth, tawarkan dua slot demo minggu depan, maksimal 100 kata.” |
| Obrolan singkat | “Pesan singkat, kami hanya sempat bicara sebentar, satu kalimat tentang apa yang kami lakukan untuk perusahaan kemasan, tanyakan apakah mau dilanjutkan lewat telepon.” |
| Belum membalas | “Follow up kedua yang sopan, tambahkan tautan studi kasus, tanyakan apakah sebaiknya saya hubungi lagi kuartal depan.” |
Baca drafnya, ubah apa pun yang tidak terdengar seperti gaya Anda, lalu kirim. Untuk kontak yang Anda beri catatan suara di booth, draf bisa memuat detail spesifik yang Anda sebutkan, dan justru itulah yang membuat follow up terasa personal.
Mengubah template ini menjadi template Habsy
Dengan Habsy Plus, simpan template di atas sebagai template email dengan variabel dinamis, sehingga nama, perusahaan, dan acara terisi sendiri. Gunakan untuk pengiriman massal ke satu kelompok, misalnya semua yang meminta brosur, melalui akun Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange, atau Amazon SES yang terhubung. Simpan email personal buatan AI untuk kontak yang paling penting.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menunggu seminggu. Saat itu, mereka sudah dihubungi lima peserta pameran lain.
- Melampirkan semuanya. Kirim saja yang mereka minta.
- Tidak ada langkah berikutnya. “Kabari saya jika ada pertanyaan” jarang dibalas.
- Email yang sama untuk semua orang. Satu kalimat spesifik per kontak sudah membuat perbedaan.
Kesimpulan
Kelompokkan prospek berdasarkan apa yang mereka minta, pilih template yang cocok, tambahkan satu kalimat spesifik, dan kirim dalam satu hari. Habsy menulis versi personalnya untuk Anda dari prompt singkat, gratis. Lihat pengumpulan prospek di acara.
Pertanyaan yang sering diajukan
Kapan sebaiknya email follow up setelah pameran dikirim?
Dalam satu hari kerja setelah percakapan, idealnya malam itu juga atau keesokan paginya. Jika belum ada balasan, kirim follow up kedua sekitar tiga sampai lima hari kerja kemudian.
Apa saja isi email follow up setelah pameran?
Pengingat di mana Anda bertemu, satu detail spesifik dari percakapan, apa yang Anda kirim atau tawarkan, dan satu langkah berikutnya yang jelas, misalnya telepon atau penawaran harga. Usahakan sekitar 120 kata atau kurang.
Apa contoh subjek email follow up pameran yang baik?
Sebutkan nama pameran dan topik spesifiknya, misalnya “Penawaran harga [produk] dari [Pameran]” atau “Demo [produk] yang kita bahas di [Pameran]”. Hindari subjek umum seperti “Follow up”.
Apakah email yang sama boleh dikirim ke semua prospek?
Tidak. Kelompokkan prospek berdasarkan apa yang mereka minta, misalnya penawaran harga, demo, atau brosur, lalu pakai satu template untuk setiap kelompok dengan satu kalimat personal per kontak. Sinyal minat yang dicatat di booth membuat pengelompokan ini mudah.
Apakah Habsy bisa menuliskan email follow up untuk saya?
Bisa. Habsy menulis email atau pesan WhatsApp personal dengan AI dari prompt singkat, memakai detail dari kartu kontak. Fitur ini gratis. Dengan Habsy Plus, Anda juga mendapat template email dengan variabel dinamis dan pengiriman massal melalui akun email yang terhubung.
Siap untuk acara berikutnya?
Bawa pulang setiap percakapan di booth beserta konteksnya.
Pindai kartu dan badge dalam hitungan detik, kualifikasi prospek di tempat, dan beri tim Anda langkah berikutnya yang jelas.
