Follow-up e-mail na een beurs: 8 voorbeelden die je morgen kunt versturen

Het korte antwoord

Een goede follow-up e-mail na een beurs verstuur je binnen één werkdag, je noemt de beurs en één concreet detail uit het gesprek en je vraagt om één duidelijke vervolgstap. Gebruik per type bezoeker een ander sjabloon: offerteaanvragen, demoaanvragen, mensen die een brochure meenamen en mensen die je maar kort sprak. De acht sjablonen hieronder dekken die gevallen. Vervang de delen tussen [haakjes].

De sjablonen gebruiken "u", wat voor een eerste zakelijke mail de veilige keuze is. In Nederland stappen veel verkopers na een gesprek op de stand over op "je"; volg de toon van het gesprek.

Voordat je schrijft: sorteer je leads

Sjablonen werken alleen als de juiste persoon het juiste sjabloon krijgt. Sorteer je contacten op wat ze vroegen. Heeft je team op de stand intentiesignalen vastgelegd (een ingebouwd formulier voor leadkwalificatie: productinteresse, budget, termijn, in een paar tikken beantwoord), zoals "wil een offerte" of "wil een demo", dan ben je in een paar minuten klaar. Zo niet, begin dan bij je notities en spraaknotities.

Werk je met een team verkopers op veel beurzen? Bekijk hoe Habsy werkt voor salesteams.

Sjabloon 1: offerteaanvraag

Onderwerp: Uw offerte voor [product] na [Beurs]

Beste [Voornaam],

Bedankt voor uw bezoek aan onze stand op [Beurs]. U vroeg om een prijs voor ongeveer [aantal] [product], te leveren vóór [datum].

In de bijlage vindt u de offerte. Daarin staat ook [één detail, bijvoorbeeld de leveringsvoorwaarden of staffelprijzen].

Zullen we deze week een kwartier inplannen om de offerte samen door te nemen? Ik kan op [dag] om [tijd] of op [dag] om [tijd].

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 2: demoaanvraag

Onderwerp: De demo van [product] die we op [Beurs] bespraken

Beste [Voornaam],

Prettig kennis met u te hebben gemaakt op [Beurs]. U vertelde over [het probleem dat ze beschreven], en ik zei dat een korte demo laat zien hoe [product] dat aanpakt.

Komt [dag] om [tijd] of [dag] om [tijd] u uit voor een halfuur? Ik ga dan vooral in op [de toepassing die ze noemden].

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 3: brochure of informatie opgevraagd

Onderwerp: De [catalogus / brochure] die u op [Beurs] opvroeg

Beste [Voornaam],

Zoals beloofd op [Beurs] stuur ik u hierbij onze [catalogus / brochure]. Op pagina [nummer] vindt u [het product waar ze naar vroegen].

Als dat helpt, stuur ik u graag een monster of plan ik een kort gesprek met onze [specialist].

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 4: kort gesprek

Onderwerp: Prettig kennisgemaakt op [Beurs]

Beste [Voornaam],

We spraken elkaar op [Beurs] maar heel even, dus hier de korte versie: wij helpen [type bedrijf] met [resultaat].

Staat [probleem] dit jaar op uw agenda, dan vertel ik u graag hoe [vergelijkbaar type bedrijf] dat aanpakt. Is een gesprek van een kwartier de moeite waard?

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 5: ze kwamen langs terwijl je het druk had

Onderwerp: Jammer dat we elkaar misten op [Beurs]

Beste [Voornaam],

Ik zag dat u op [Beurs] bij onze stand langskwam terwijl wij met andere bezoekers in gesprek waren. Jammer dat we niet goed hebben kunnen praten.

Waar was u naar op zoek? Gaat het om [belangrijkste productgroep], dan stuur ik u graag informatie of plan ik een kort gesprek.

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 6: monster of proefversie verstuurd

Onderwerp: Uw monster van [product] is onderweg

Beste [Voornaam],

Naar aanleiding van ons gesprek op [Beurs] gaat uw monster van [product] vandaag de deur uit. Track & trace: [link].

Kunnen we, zodra u het hebt getest, op [dag] de resultaten en de vervolgstappen bespreken?

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 7: tweede follow-up, geen reactie

Onderwerp: Re: [oorspronkelijk onderwerp]

Beste [Voornaam],

Ik kom even terug op mijn bericht na [Beurs]. Ik weet dat de week na een beurs altijd druk is.

Misschien helpt dit: [een korte, relevante bron, prijsindicatie of klantvoorbeeld].

Is [vervolgstap] nog actueel, of zal ik volgend kwartaal nog eens contact opnemen?

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Sjabloon 8: aanvraag van een distributeur of partner

Onderwerp: Samenwerking in [regio] na [Beurs]

Beste [Voornaam],

Bedankt voor het gesprek op [Beurs] over de distributie van [product] in [regio].

In de bijlage vindt u ons partneroverzicht, met [marges / gebied / ondersteuning]. Kunnen we op [dag] of [dag] een gesprek plannen met [beslisser]?

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Onderwerpregels die geopend worden

Persoonlijk opvolgen op schaal met Habsy

Honderd persoonlijke e-mails schrijven kost veel tijd. Habsy helpt:

• Door AI geschreven berichten, gratis. Schrijf een korte prompt, zoals "bedank voor het bezoek, stuur de prijslijst mee, stel donderdag voor", en Habsy schrijft een persoonlijke e-mail of een WhatsApp-bericht op basis van de contactkaart.
• Sjablonen met dynamische variabelen, met Habsy Plus, zodat naam, bedrijf en beurs automatisch worden ingevuld.
• Bulkmail naar geselecteerde contacten via je gekoppelde e-mailaccount, zoals Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange of Amazon SES, met Habsy Plus.
• Automatisch versturen na opslaan, met Habsy Plus: stel Card Preferences zo in dat er een sjabloon uitgaat zodra je een contact opslaat (de e-mailintegratie is nodig).
• E-mailhandtekening maken, met je Professional QR-code in de handtekening.
• Herinneringen, zodat de tweede follow-up er ook echt komt.

WhatsApp-versies vind je in WhatsApp-berichten voor follow-up. Over timing lees je meer in waarom de timing van je follow-up het rendement van netwerken bepaalt.

Prompts voor goede follow-ups door AI

De AI van Habsy schrijft een persoonlijke e-mail op basis van een korte prompt en wat er op het contact staat: naam, bedrijf, je notities en, met Habsy Plus, de transcriptie van je spraaknotitie. Hoe beter de prompt, hoe minder je hoeft te herschrijven. Een paar voorbeelden:

Lees het concept, pas aan wat niet klinkt als jij, en verstuur het. Heb je op de stand een spraaknotitie ingesproken, dan kan het concept dat ene concrete detail oppikken, en juist dat maakt een follow-up persoonlijk.

Van deze voorbeelden Habsy-sjablonen maken

Bewaar de sjablonen hierboven met Habsy Plus als e-mailsjablonen met dynamische variabelen, zodat naam, bedrijf en beurs vanzelf worden ingevuld. Gebruik ze voor bulkverzending naar een groep, bijvoorbeeld iedereen die om de brochure vroeg, via je gekoppelde account bij Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange of Amazon SES. Bewaar de persoonlijke, door AI geschreven e-mails voor je belangrijkste contacten.

Veelgemaakte fouten

• Een week wachten. Tegen die tijd hebben vijf andere exposanten zich al gemeld.
• Alles meesturen. Stuur wat ze vroegen.
• Geen vervolgstap. "Laat het me weten als u vragen heeft" levert zelden een antwoord op.
• Dezelfde e-mail naar iedereen. Eén persoonlijke zin per contact maakt het verschil.

Tot slot

Sorteer je leads op wat ze vroegen, kies het bijpassende sjabloon, voeg één concrete zin toe en verstuur binnen een dag. Habsy schrijft de persoonlijke versie gratis voor je op basis van een korte prompt. Zo legt Habsy leads vast op evenementen.