Wat is lead retrieval? Betekenis, werking en alternatieven

Het korte antwoord

Lead retrieval is de manier waarop exposanten op een beurs of congres bezoekersgegevens vastleggen door de badge van de bezoeker te scannen. Op de badge staat een code of chip die gekoppeld is aan de registratie van de bezoeker, en een scanner of app zet die code om in een contactrecord voor de exposant. Organisatoren verkopen lead retrieval meestal per evenement aan exposanten, als gehuurde scanners of app-licenties.

Wat lead retrieval betekent, in gewone woorden

Als je je voor een evenement registreert, geef je de organisator je naam, bedrijf, functie en e-mailadres. De organisator drukt dat af op een badge en voegt een code toe. Kom je bij een stand en scant een exposant je badge, dan haalt hij je registratiegegevens op. Daar komt de naam vandaan: "retrieve" betekent ophalen.

Voor de exposant is het resultaat een lijst van iedereen van wie hij de badge heeft gescand, meestal tijdens of na het evenement te downloaden als spreadsheet.

Hoe lead retrieval is veranderd

• Imprinters en gestempelde badges. Vroege beurzen werkten met kaarten met reliëf en doorslagbonnetjes.
• Magneetstrips en barcodes. Badges kregen een strip of barcode, gelezen door speciale apparatuur die je op de beurs huurde.
• QR-codes. Tegenwoordig gebruiken de meeste evenementen QR-codes, die een telefooncamera kan lezen.
• NFC en RFID. Sommige evenementen voegen een chip toe, om met een tik te scannen of om sessiebezoek bij te houden.
• Apps in plaats van apparaten. Organisatoren bieden steeds vaker apps in licentie aan die op de eigen telefoon van de exposant draaien.

Waar lead retrieval goed in is

• Snelheid. Een scan duurt een seconde, dus een drukke stand kan elke bezoeker vastleggen.
• Nauwkeurige registratiegegevens. De gegevens komen uit wat de bezoeker bij de registratie zelf invulde.
• Versleutelde badges. Als een organisator de badgecodes versleutelt, kun je ze alleen met het officiële systeem lezen.

Waar lead retrieval tekortschiet

• Het scant alleen badges. Voor visitekaartjes, QR-codes en digitale visitekaartjes van andere aanbieders heb je een ander hulpmiddel nodig.
• Het weet wie, niet waarom. Een badge zegt niets over waar de bezoeker naar vroeg of hoe serieus hij was. De meeste systemen bieden een paar kwalificatievragen, maar die zijn vaak algemeen.
• Je huurt het per evenement. Elke beurs betekent een nieuwe licentie, een nieuwe installatie en een nieuwe export.
• Gegevens komen in batches. Leads komen vaak pas na het evenement als bestand binnen, en dat vertraagt de opvolging.
• Het volgt niet op. Herinneringen, e-mails en synchronisatie met je CRM gebeuren ergens anders.

Door die gaten gebruiken veel exposanten naast lead retrieval een eigen app om leads vast te leggen. We vergelijken de twee uitgebreid in leads vastleggen vs lead retrieval.

Alternatieven en aanvullingen op lead retrieval

Gebruik je eigen app om leads vast te leggen

Een app om leads vast te leggen draait op de telefoons van je team, op elk evenement. Habsy scant QR- en NFC-badges rechtstreeks als het evenement dat toestaat, en scant daarnaast visitekaartjes, QR-codes, LinkedIn-QR-codes en digitale visitekaartjes van elke aanbieder, allemaal in het gratis abonnement. Elk contact staat in één lijst voor al je evenementen, niet in een losse export per beurs. Zie de universele badgescanner.

Kwalificeer op de stand

Met Habsy Plus tik je intentiesignalen aan die je team zelf bepaalt, zoals interesse, aantal of aankooptermijn, en neem je een spraaknotitie op die naar het Engels wordt uitgeschreven. Dat is de context die een badge nooit bevat. Lees meer in wat zijn intentiesignalen.

Volg op vanuit dezelfde app

Zet een herinnering zodra het contact is opgeslagen, schrijf met AI een persoonlijke e-mail of een WhatsApp-bericht op basis van een korte prompt, en synchroniseer contacten met je CRM via Habsy Plus. Onze workflow voor opvolging op dag 1 laat zien hoe.

Werk je met een team verkopers op veel beurzen? Bekijk hoe Habsy werkt voor salesteams.

Zo haal je het meeste uit de lead retrieval van de organisator

Verplicht het evenement een eigen systeem, gebruik het dan en vul de gaten op:

1. Vraag wat er op de badge staat en of die versleuteld is, voordat je scanners boekt.
2. Stel de kwalificatievragen in in de app van de organisator, als die ze aanbiedt.
3. Scan visitekaartjes apart in je eigen app, want veel bezoekers geven je er een.
4. Download de leads elke avond in plaats van op de eindexport te wachten.
5. Voeg alles samen in één lijst. Importeer de export van de organisator in je eigen app of CRM en zorg dat dubbele contacten zichtbaar worden, zodat je ze kunt controleren. Habsy markeert mogelijke dubbele contacten en laat jou kiezen wat je bewaart.

Het leadbestand van de organisator samenvoegen met je eigen leads (illustratief)

Een fabrikant van medische hulpmiddelen staat op een congres waar de badges versleuteld zijn, en huurt daarom één lead-retrievallicentie voor badgescans. De vier verkopers gebruiken Habsy voor al het andere.

1. Op de stand scant één verkoper badges met de app van de organisator. Alle vier scannen visitekaartjes en LinkedIn-QR-codes in Habsy, en na elk serieus gesprek zoeken ze de bezoeker op in Habsy (door het visitekaartje te scannen, of door de naam te typen als de bezoeker alleen een badge had) om intentiesignalen en een spraaknotitie toe te voegen.
2. Elke avond downloadt het team het leadbestand van de organisator.
3. Na het congres importeren ze de CSV van de organisator in Habsy. Habsy markeert mogelijke dubbele contacten, zodat een bezoeker van wie de badge is gescand en die ook een visitekaartje gaf, één contact wordt met alle context, niet twee.
4. Op dag 1 filteren ze op intentiesignalen en volgen ze de bezoekers op die om een demo vroegen, met de spraaknotities van de stand erbij.

Het systeem van de organisator leverde de badgegegevens. Habsy leverde het gesprek, en de ene lijst waar het team mee werkt.

Tot slot

Lead retrieval is badges scannen, verkocht door het evenement. Het vertelt je wie er op je stand kwam, voor één evenement. Wil je weten wie je het eerst belt, en elk contact van elk evenement op één plek houden, combineer het dan met je eigen app om leads vast te leggen. Habsy doet dat gratis. Zo legt Habsy leads vast op evenementen.