Cos'è il lead retrieval? Significato, funzionamento e alternative

La risposta in breve

Il lead retrieval è il modo in cui gli espositori raccolgono i dati dei visitatori a una fiera o a un congresso scansionando il loro badge. Il badge contiene un codice o un chip collegato alla registrazione del partecipante, e un dispositivo o un'app di scansione trasforma quel codice in un contatto per l'espositore. Di solito gli organizzatori vendono il lead retrieval agli espositori come dispositivi a noleggio o licenze per un'app, fiera per fiera.

Il significato di lead retrieval, in parole semplici

Quando ti registri a un evento, dai all'organizzatore nome, azienda, ruolo ed email. L'organizzatore li stampa sul badge e aggiunge un codice. Quando visiti uno stand e l'espositore scansiona il tuo badge, sta recuperando (in inglese "retrieving") i tuoi dati di registrazione. Da qui il nome.

Per l'espositore, il risultato è l'elenco di tutte le persone di cui ha scansionato il badge, di solito scaricabile come foglio di calcolo durante o dopo la fiera.

Come è cambiato il lead retrieval

• Stampigliatrici e badge in rilievo. Le prime fiere usavano tessere in rilievo e moduli a ricalco.
• Bande magnetiche e codici a barre. I badge hanno aggiunto una banda o un codice a barre, letti da hardware dedicato noleggiato in fiera.
• Codici QR. Oggi la maggior parte degli eventi usa codici QR, leggibili con la fotocamera del telefono.
• NFC e RFID. Alcuni eventi aggiungono un chip, per la scansione con un tocco o per tracciare la presenza alle sessioni.
• App al posto dei dispositivi. Gli organizzatori offrono sempre più spesso licenze per app che funzionano sul telefono dell'espositore.

Cosa fa bene il lead retrieval

• Velocità. Una scansione richiede un secondo, quindi anche uno stand affollato può registrare tutti i visitatori.
• Precisione sui dati di registrazione. I dati sono quelli che il partecipante ha inserito al momento della registrazione.
• Badge crittografati. Quando l'organizzatore cripta i codici dei badge, il sistema ufficiale è l'unico modo per leggerli.

Dove il lead retrieval non basta

• Legge solo i badge. Biglietti da visita, codici QR e biglietti digitali di altri fornitori richiedono un altro strumento.
• Sa chi, non perché. Il badge non registra cosa ha chiesto il visitatore né quanto fosse interessato. Molti sistemi offrono qualche domanda di qualificazione, ma spesso generica.
• Si noleggia fiera per fiera. Ogni evento significa una nuova licenza, una nuova configurazione e una nuova esportazione.
• I dati arrivano a blocchi. Spesso i lead escono come file dopo la fiera, e il follow-up slitta.
• Non fa follow-up. Promemoria, email e sincronizzazione con il CRM avvengono altrove.

Per questi limiti molti espositori affiancano al lead retrieval una propria app di acquisizione lead. Approfondiamo le differenze in lead capture e lead retrieval a confronto.

Alternative e complementi al lead retrieval

Usa la tua app di acquisizione lead

Un'app di acquisizione lead funziona sui telefoni del tuo team a ogni fiera. Habsy scansiona direttamente i badge QR e NFC quando l'evento lo consente, e legge anche biglietti da visita, codici QR, QR di LinkedIn e biglietti digitali di qualsiasi fornitore, tutto con il piano gratuito. Ogni contatto finisce in un'unica lista per tutte le tue fiere, non in un'esportazione per evento. Scopri lo scanner di badge universale.

Qualifica allo stand

Con Habsy Plus indichi i segnali di intento definiti dal tuo team, come livello di interesse, quantità o tempi di acquisto, e registri una nota vocale trascritta in inglese. È il contesto che un badge non porta mai con sé. Approfondisci in cosa sono i segnali di intento.

Fai follow-up dalla stessa app

Aggiungi un promemoria appena salvi il contatto, scrivi con l'IA un'email o un messaggio WhatsApp personale partendo da un breve prompt e sincronizza i contatti con il tuo CRM con Habsy Plus. Il nostro flusso di follow-up del primo giorno mostra come fare.

Gestisci un team di commerciali su molte fiere? Scopri come Habsy lavora per i team commerciali.

Come sfruttare al meglio il lead retrieval dell'organizzatore

Se la fiera impone il proprio sistema, usalo e colma le lacune:

1. Chiedi cosa contiene il badge e se è crittografato, prima di prenotare i dispositivi.
2. Imposta le domande di qualificazione nell'app dell'organizzatore, se le prevede.
3. Scansiona i biglietti da visita a parte con la tua app, perché molti visitatori te ne lasceranno uno.
4. Scarica i lead ogni sera invece di aspettare l'esportazione finale.
5. Unisci tutto in un'unica lista. Importa l'esportazione dell'organizzatore nella tua app o nel CRM e controlla i duplicati che emergono. Habsy segnala i possibili duplicati e ti lascia scegliere cosa tenere.

Unire il file dei lead dell'organizzatore con la tua raccolta (esempio illustrativo)

Un'azienda di dispositivi medici espone a un congresso in cui i badge sono crittografati, quindi noleggia una licenza di lead retrieval per la scansione dei badge. I suoi quattro commerciali usano Habsy per tutto il resto.

1. Allo stand, un commerciale scansiona i badge con l'app dell'organizzatore. Tutti e quattro scansionano biglietti da visita e QR di LinkedIn con Habsy e, dopo ogni conversazione seria, ritrovano il visitatore in Habsy (scansionando il suo biglietto, o digitando il nome se aveva solo il badge) per aggiungere segnali di intento e una nota vocale.
2. Ogni sera, il team scarica il file dei lead dell'organizzatore.
3. Dopo il congresso, il team importa il CSV dell'organizzatore in Habsy. Habsy segnala i possibili duplicati, così un visitatore a cui è stato scansionato il badge e che ha lasciato anche il biglietto diventa un solo contatto con tutto il contesto, non due.
4. Il primo giorno di rientro, il team filtra per segnali di intento e ricontatta chi ha chiesto una demo, usando le note vocali registrate allo stand.

Il sistema dell'organizzatore ha fornito i dati del badge. Habsy ha fornito la conversazione e l'unica lista su cui lavora il team.

In sintesi

Il lead retrieval è la scansione dei badge venduta dalla fiera. Ti dice chi è passato dal tuo stand, per un solo evento. Per sapere chi chiamare per primo e tenere ogni contatto di ogni fiera in un unico posto, affiancalo a una tua app di acquisizione lead. Habsy lo fa gratis. Scopri l'acquisizione lead in fiera.