Was ist Lead-Retrieval? Bedeutung, Funktionsweise und Alternativen

Die kurze Antwort

Lead-Retrieval ist die Art, wie Aussteller auf einer Messe oder Konferenz Besucherdaten erfassen, indem sie den Badge des Besuchers scannen. Der Badge trägt einen Code oder Chip, der mit der Registrierung verknüpft ist, und ein Scangerät oder eine App macht daraus einen Kontaktdatensatz für den Aussteller. Veranstalter verkaufen Lead-Retrieval meist als Leihgeräte oder App-Lizenzen pro Messe.

Lead-Retrieval einfach erklärt

Wenn Sie sich für eine Messe registrieren, geben Sie dem Veranstalter Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Position und Ihre E-Mail-Adresse. Der Veranstalter druckt diese Angaben auf einen Badge und fügt einen Code hinzu. Scannt ein Aussteller am Stand Ihren Badge, ruft er Ihre Registrierungsdaten ab, auf Englisch to retrieve. Daher kommt der Name.

Für den Aussteller ergibt das eine Liste aller, deren Badge er gescannt hat, meist während oder nach der Messe als Tabelle zum Herunterladen.

Wie sich Lead-Retrieval verändert hat

• Prägekarten und Abdruckgeräte. Frühe Messen nutzten geprägte Karten und Durchschlagbelege.
• Magnetstreifen und Barcodes. Badges bekamen einen Streifen oder Barcode, gelesen von spezieller Hardware, die man auf der Messe mietete.
• QR-Codes. Heute nutzen die meisten Messen QR-Codes, die jede Smartphone-Kamera lesen kann.
• NFC und RFID. Manche Messen ergänzen Chips, entweder zum Scannen per Antippen oder zur Erfassung von Sessionbesuchen.
• Apps statt Geräte. Veranstalter lizenzieren zunehmend Apps, die auf dem Smartphone des Ausstellers laufen.

Was Lead-Retrieval gut kann

• Tempo. Ein Scan dauert eine Sekunde, so kann auch ein voller Stand jeden Besucher erfassen.
• Genauigkeit bei Registrierungsfeldern. Die Daten stammen aus dem, was der Besucher bei der Registrierung eingegeben hat.
• Verschlüsselte Badges. Verschlüsselt ein Veranstalter die Badge-Codes, kann nur das offizielle System sie lesen.

Wo Lead-Retrieval an Grenzen stößt

• Es scannt nur Badges. Für Visitenkarten, QR-Codes und digitale Visitenkarten anderer Anbieter brauchen Sie ein weiteres Tool.
• Es weiß, wer, aber nicht warum. Ein Badge hält nicht fest, wonach der Besucher gefragt hat oder wie ernst es ihm war. Die meisten Systeme bieten ein paar Qualifizierungsfragen, die aber oft allgemein bleiben.
• Es wird pro Messe gemietet. Jede Messe bedeutet eine neue Lizenz, eine neue Einrichtung und einen neuen Export.
• Daten kommen gesammelt. Leads gibt es oft erst nach der Messe als Datei, was das Nachfassen verzögert.
• Es fasst nicht nach. Erinnerungen, E-Mails und CRM-Synchronisierung finden woanders statt.

Wegen dieser Lücken nutzen viele Aussteller zusätzlich zum Lead-Retrieval eine eigene App zur Lead-Erfassung. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter Lead-Erfassung vs. Lead-Retrieval.

Alternativen und Ergänzungen zum Lead-Retrieval

Eigene App zur Lead-Erfassung nutzen

Eine App zur Lead-Erfassung läuft auf jeder Messe auf den Smartphones Ihres Teams. Habsy scannt QR- und NFC-Badges direkt, wenn die Messe es zulässt, und scannt außerdem Visitenkarten, QR-Codes, LinkedIn-QR-Codes und digitale Visitenkarten jedes Anbieters, alles im kostenlosen Plan. Alle Kontakte liegen in einer Liste über alle Ihre Messen hinweg, nicht in einem Export pro Messe. Mehr zum universellen Badge-Scanner.

Direkt am Stand qualifizieren

Mit Habsy Plus markieren Sie Intent-Signale, die Ihr Team festlegt, etwa Interesse, Menge oder Kaufzeitraum, und nehmen eine Sprachnotiz auf, die ins Englische transkribiert wird. Genau diesen Kontext hat ein Badge nie. Mehr dazu unter Was sind Intent-Signale?.

Aus derselben App nachfassen

Setzen Sie eine Erinnerung, sobald der Kontakt gespeichert ist, lassen Sie mit KI aus einer kurzen Anweisung eine persönliche E-Mail oder WhatsApp-Nachricht schreiben und synchronisieren Sie Kontakte mit Habsy Plus in Ihr CRM. Wie das geht, zeigt unser Follow-up-Ablauf für Tag 1.

Sie betreuen ein Vertriebsteam auf vielen Messen? So funktioniert Habsy für Vertriebsteams.

So holen Sie das Beste aus dem Lead-Retrieval des Veranstalters

Wenn die Messe ihr eigenes System vorschreibt, nutzen Sie es und schließen Sie die Lücken:

1. Fragen Sie, was der Badge enthält und ob er verschlüsselt ist, bevor Sie Geräte buchen.
2. Richten Sie die Qualifizierungsfragen ein, sofern die App des Veranstalters welche anbietet.
3. Scannen Sie Visitenkarten separat in Ihrer eigenen App, denn viele Besucher geben Ihnen eine.
4. Laden Sie die Leads jeden Abend herunter, statt auf den finalen Export zu warten.
5. Führen Sie alles in einer Liste zusammen. Importieren Sie den Export des Veranstalters in Ihre eigene App oder Ihr CRM und prüfen Sie die Duplikate. Habsy markiert mögliche Duplikate und lässt Sie entscheiden, was bleibt.

Lead-Datei des Veranstalters mit der eigenen Erfassung zusammenführen (illustrativ)

Ein Medizintechnikunternehmen stellt auf einem Kongress mit verschlüsselten Badges aus und mietet deshalb eine Lead-Retrieval-Lizenz für die Badge-Scans. Seine vier Außendienstmitarbeiter nutzen für alles andere Habsy.

1. Am Stand scannt ein Mitarbeiter die Badges mit der App des Veranstalters. Alle vier scannen Visitenkarten und LinkedIn-QR-Codes in Habsy. Nach jedem ernsthaften Gespräch rufen sie den Besucher in Habsy auf (per Scan seiner Visitenkarte oder durch Eingabe des Namens, wenn er nur einen Badge hatte), um Intent-Signale und eine Sprachnotiz zu ergänzen.
2. Jeden Abend lädt das Team die Lead-Datei des Veranstalters herunter.
3. Nach dem Kongress importiert es die CSV-Datei des Veranstalters in Habsy. Habsy markiert mögliche Duplikate, sodass ein Besucher, dessen Badge gescannt wurde und der auch eine Visitenkarte abgegeben hat, ein einziger Kontakt mit dem ganzen Kontext wird, nicht zwei.
4. An Tag 1 nach dem Kongress filtert das Team nach Intent-Signalen und fasst bei den Besuchern nach, die eine Demo wollten, mit den Sprachnotizen vom Stand.

Das System des Veranstalters lieferte die Badge-Daten. Habsy lieferte das Gespräch und die eine Liste, mit der das Team arbeitet.

Fazit

Lead-Retrieval ist ein Badge-Scan, den die Messe verkauft. Es zeigt Ihnen, wer Ihren Stand besucht hat, für eine einzige Messe. Um zu wissen, wen Sie zuerst anrufen, und um alle Kontakte aller Messen an einem Ort zu haben, kombinieren Sie es mit einer eigenen App zur Lead-Erfassung. Habsy erledigt das kostenlos. Lead-Erfassung auf Messen ansehen.