WhatsApp-Follow-up: Vorlagen für Nachrichten nach Events und Meetings
In vielen Märkten bekommen Sie auf WhatsApp schneller eine Antwort als per E-Mail. Ein WhatsApp-Follow-up muss aber kürzer, persönlicher und besser getimt sein. Diese zehn Vorlagen decken die typischen Situationen nach Events und Meetings ab, dazu die Etikette, mit der Ihre Nachrichten willkommen bleiben.
Claire BennettAktualisiert am 5 Min. Lesezeit
Die kurze Antwort
Ein gutes WhatsApp-Follow-up ist kurz (zwei bis vier Zeilen), persönlich (ein Detail aus Ihrem Gespräch), erwartet (Sie haben gefragt, ob WhatsApp in Ordnung ist) und gut getimt (Geschäftszeiten, am selben Tag oder am nächsten Morgen). Nutzen Sie die Vorlagen unten und ersetzen Sie die Stellen in [eckigen Klammern]. Habsy kann die persönliche Version aus einer kurzen Anweisung für Sie schreiben, kostenlos.
10 Vorlagen für WhatsApp-Follow-ups
1. Dankeschön am selben Tag nach dem Event
Hallo [Anrede] [Nachname], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Schön, dass wir uns heute auf der [Messe] kennengelernt haben. Wie versprochen sende ich Ihnen [unseren Katalog / unsere Preisliste]. Bei Fragen melden Sie sich gern.
2. Angebotsanfrage
Hallo [Anrede] [Nachname], [Ihr Name] von [Firma]. Wir hatten auf der [Messe] über rund [Menge] [Produkt] gesprochen. Das Angebot finden Sie im Anhang. Hätten Sie am [Tag] 10 Minuten für ein kurzes Telefonat?
3. Demo-Wunsch
Hallo [Anrede] [Nachname], [Ihr Name] hier, wir haben uns auf der [Messe] gesprochen. Sie wollten sehen, wie [Produkt] [Anwendungsfall] löst. Passt Ihnen [Tag] um [Uhrzeit] für eine 20-minütige Demo?
4. Angefragte Unterlagen senden
Hallo [Anrede] [Nachname], anbei wie gewünscht unser [Prospekt / Datenblatt] von der [Messe]. Auf Seite [Nummer] finden Sie [das gewünschte Thema].
5. Kurzes Gespräch
Hallo [Anrede] [Nachname], [Ihr Name] von [Firma]. Wir hatten auf der [Messe] kurz gesprochen. Falls [Problem] dieses Jahr Priorität hat, zeige ich Ihnen gern, wie wir [Art von Unternehmen] unterstützen. Wäre das interessant für Sie?
6. Nach einem Meeting
Hallo [Anrede] [Nachname], danke für Ihre Zeit heute. Kurz zusammengefasst: [ein Satz]. Nächster Schritt: [Vereinbarung], bis [Datum].
7. Terminbestätigung
Hallo [Anrede] [Nachname], hiermit bestätige ich unser Gespräch am [Tag] um [Uhrzeit]. Hier der Link: [Link]. Bis dann.
8. Freundliche Erinnerung ohne Antwort
Hallo [Anrede] [Nachname], ich melde mich noch einmal wegen des [Angebots / Musters] von der [Messe]. Ist das Thema noch aktuell, oder soll ich mich nächsten Monat wieder melden?
9. Kollegin oder Kollegen vorstellen
Hallo [Anrede] [Nachname], wie besprochen nehme ich meine Kollegin / meinen Kollegen [Name] dazu, zuständig für [Bereich]. [Name] meldet sich bei Ihnen wegen [nächster Schritt].
10. Den Kontakt höflich abschließen
Hallo [Anrede] [Nachname], ich möchte nicht weiter nachhaken. Falls [Problem] wieder aktuell wird, erreichen Sie mich hier jederzeit. Viel Erfolg mit [Ihrem Projekt].
Etikette, mit der WhatsApp-Follow-ups willkommen bleiben
- Vorher fragen. „Ist WhatsApp für die Unterlagen in Ordnung?“ im Gespräch macht Ihre Nachricht erwartet.
- Stellen Sie sich in der ersten Zeile vor. Ihr Gegenüber hat Ihre Nummer vielleicht nicht gespeichert.
- Halten Sie sich an die Geschäftszeiten in der Zeitzone Ihres Gegenübers.
- Anhängen statt einfügen. Senden Sie das PDF oder einen Link statt langer Texte.
- Ein nächster Schritt pro Nachricht.
- Niemanden ungefragt zu Gruppen hinzufügen.
- Nach zwei oder drei Follow-ups ohne Antwort aufhören.
Bereit für Ihr nächstes Event?
Nehmen Sie jedes Gespräch am Stand mit Kontext mit.
Erfassen Sie Visitenkarten und Badges in Sekunden, qualifizieren Sie Leads direkt vor Ort und geben Sie Ihrem Team einen klaren nächsten Schritt.
Persönliche Nachrichten oder WhatsApp Business API
| Persönliches WhatsApp oder WhatsApp Business App | WhatsApp Business API | |
|---|---|---|
| Geeignet für | Eine Handvoll Kontakte | Viele Kontakte nach einer großen Messe |
| Versand | Einzeln vom eigenen Smartphone | Über eine integrierte Plattform |
| Regeln | Normale WhatsApp-Etikette | Regeln von Meta, darunter genehmigte Vorlagen für Nachrichten, die das Unternehmen beginnt |
| Auswertungen | Nein | Abhängig von der Plattform |
So hilft Habsy beim Nachfassen per WhatsApp
- KI-geschriebene WhatsApp-Nachrichten, kostenlos. Geben Sie eine kurze Anweisung ein, etwa „für den Besuch danken, Katalog anhängen, Telefonat am Donnerstag vorschlagen“, und Habsy entwirft eine persönliche Nachricht mit Angaben aus der Kontaktkarte.
- Intelligente Nachrichtenerstellung mit Regelsätzen auf der Habsy Platform, damit die Nachrichten eines Teams einheitlich bleiben und trotzdem jede persönlich ist.
- WhatsApp-Vorlagen, mit Habsy Plus.
- Integration der WhatsApp Business API, mit Habsy Plus, für Konten mit API-Zugang: Massenversand per WhatsApp an ausgewählte Kontakte und automatischer Versand einer Vorlage, nachdem Sie einen Kontakt gespeichert haben.
- Erinnerungen, damit das nächste Follow-up pünktlich passiert.
- Ihre digitale Visitenkarte. Senden Sie dem Kontakt Ihre digitale Visitenkarte, damit er auch Ihre Daten hat.
Die E-Mail-Varianten dieser Nachrichten finden Sie unter Vorlagen für die Follow-up-E-Mail nach der Messe.
Anweisungen für KI-geschriebene WhatsApp-Nachrichten
WhatsApp-Nachrichten müssen kürzer sein als E-Mails, also schreiben Sie das in die Anweisung. Habsy nutzt die Angaben auf der Kontaktkarte und Ihre Notizen, um die Nachricht zu schreiben.
| Situation | Mögliche Anweisung |
|---|---|
| Dank am selben Tag | „Zwei Zeilen, für den Besuch an unserem Messestand danken, Preisliste anhängen.“ |
| Angebot | „Kurz, das angefragte Angebot über 500 Stück erwähnen, fragen, ob Montag für ein Telefonat passt.“ |
| Nach einem Händlertag | „Freundlich, für die Teilnahme danken, bestätigen, dass ich die Konditionen bis Freitag schicke.“ |
| Erinnerung | „Eine Zeile, fragen, ob sie Zeit hatte, sich den Katalog anzusehen, ohne Druck.“ |
Auf der Habsy Platform können Teams außerdem Regelsätze für die Erstellung von WhatsApp-Nachrichten festlegen, etwa Tonfall, Länge oder was immer erwähnt werden muss. So bleiben die Nachrichten aller Mitarbeitenden einheitlich und trotzdem persönlich.
Beispiel (illustrativ). Drei Außendienstler eines Baustoffhändlers treffen auf einer Fachmesse 90 Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Am Abend schickt jeder von ihnen persönliche WhatsApp-Nachrichten an die 15 Kontakte, mit denen er ausführlich gesprochen hat, entworfen aus kurzen Anweisungen und vor dem Senden geprüft. Den übrigen schickt das Unternehmen über seine Integration der WhatsApp Business API eine genehmigte Vorlage mit dem Katalog.
Fazit
WhatsApp-Follow-ups funktionieren, wenn sie kurz, persönlich, erwartet und gut getimt sind. Nutzen Sie diese Vorlagen als Ausgangspunkt und lassen Sie Habsy die persönliche Version aus einer kurzen Anweisung schreiben. So unterstützt Habsy das Nachfassen nach Events.
Häufig gestellte Fragen
Ist es in Ordnung, nach einem Geschäftstermin per WhatsApp nachzufassen?
Ja, in vielen Märkten ist das üblich, besonders in Indien, im Nahen Osten, in Lateinamerika und in Teilen Europas und Afrikas. Im deutschsprachigen Raum ist im B2B oft noch die E-Mail der Standard, deshalb ist die Frage im Gespräch hier besonders wichtig. Es funktioniert am besten, wenn Sie vorher gefragt haben, ob WhatsApp in Ordnung ist, und die Nachricht kurz und relevant halten.
Wie lang sollte ein WhatsApp-Follow-up sein?
Zwei bis vier kurze Zeilen: wer Sie sind und wo Sie sich getroffen haben, ein Detail aus dem Gespräch und ein nächster Schritt. Längere Unterlagen senden Sie als PDF oder Link.
Wann sollte ich ein WhatsApp-Follow-up senden?
Während der Geschäftszeiten Ihres Gegenübers, idealerweise am selben Tag oder am Morgen nach dem Treffen.
Kann ich WhatsApp-Follow-ups an viele Kontakte gleichzeitig senden?
Für den Massenversand nutzen Sie die WhatsApp Business API. Dort gelten die Regeln von Meta, darunter genehmigte Vorlagen für Nachrichten, die das Unternehmen beginnt. Habsy Plus bietet für Konten mit API-Zugang eine Integration der WhatsApp Business API.
Kann Habsy WhatsApp-Nachrichten für mich schreiben?
Ja. Habsy schreibt mit KI aus einer kurzen Anweisung eine persönliche WhatsApp-Nachricht und nutzt dafür Angaben aus der Kontaktkarte. Das ist Teil des kostenlosen Plans.
Bereit für Ihr nächstes Event?
Nehmen Sie jedes Gespräch am Stand mit Kontext mit.
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