Mẫu tin nhắn WhatsApp follow-up khách hàng sau sự kiện và cuộc họp
Ở nhiều thị trường, khách trả lời WhatsApp nhanh hơn email. Tại Việt Nam, Zalo là kênh nhắn tin quen thuộc với khách trong nước, còn WhatsApp thường dùng khi làm việc với khách mua và đối tác nước ngoài. Dù nhắn qua kênh nào, tin nhắn follow-up cũng phải ngắn hơn, cá nhân hơn và đúng lúc hơn email. Mười mẫu tin nhắn WhatsApp follow-up khách hàng dưới đây bao quát các tình huống thường gặp sau sự kiện và cuộc họp, kèm những phép lịch sự giúp tin nhắn của bạn được đón nhận.
Claire BennettCập nhật 5 phút đọc
Trả lời nhanh
Một tin nhắn follow-up WhatsApp tốt cần ngắn (hai đến bốn dòng), cá nhân (một chi tiết từ cuộc trò chuyện), được chờ đợi (bạn đã hỏi khách nhắn WhatsApp có tiện không) và đúng lúc (trong giờ làm việc, cùng ngày hoặc sáng hôm sau). Dùng các mẫu dưới đây và thay phần trong [ngoặc vuông]. Các mẫu viết bằng tiếng Việt; khi nhắn cho khách nước ngoài, hãy giữ cấu trúc và viết bằng ngôn ngữ của khách. Habsy có thể viết phiên bản cá nhân cho bạn từ một câu lệnh ngắn, miễn phí.
10 mẫu tin nhắn WhatsApp follow-up
1. Cảm ơn trong ngày sau sự kiện
Chào anh/chị [Tên], em là [Tên bạn] bên [Công ty]. Rất vui được gặp anh/chị tại [Sự kiện] hôm nay. Như đã hứa, em gửi anh/chị [catalogue / bảng giá]. Anh/chị cần thêm thông tin gì cứ nhắn em ạ.
2. Yêu cầu báo giá
Chào anh/chị [Tên], em là [Tên bạn] bên [Công ty], mình đã trao đổi tại [Sự kiện] về [sản phẩm] với số lượng khoảng [số lượng]. Em gửi anh/chị báo giá đính kèm. Mình trao đổi nhanh 10 phút vào [thứ] được không ạ?
3. Yêu cầu demo
Chào anh/chị [Tên], em là [Tên bạn], mình gặp nhau tại [Sự kiện]. Anh/chị muốn xem [sản phẩm] xử lý [tình huống sử dụng] thế nào. [Thứ] lúc [giờ] anh/chị có tiện xem demo 20 phút không ạ?
4. Gửi tài liệu khách đã hỏi
Chào anh/chị [Tên], em gửi anh/chị [tài liệu giới thiệu / thông số kỹ thuật] anh/chị đã hỏi tại [Sự kiện]. Trang [số] có thông tin về [nội dung anh/chị quan tâm].
5. Trao đổi ngắn
Chào anh/chị [Tên], em là [Tên bạn] bên [Công ty]. Mình có trao đổi nhanh tại [Sự kiện]. Nếu năm nay [vấn đề] là ưu tiên của bên anh/chị, em có thể chia sẻ cách bên em hỗ trợ [loại hình công ty]. Anh/chị thấy có hữu ích không ạ?
6. Sau cuộc họp
Chào anh/chị [Tên], cảm ơn anh/chị đã dành thời gian hôm nay. Tóm tắt: [một dòng]. Bước tiếp theo: [việc đã thống nhất], trước [ngày].
7. Xác nhận lịch hẹn
Chào anh/chị [Tên], em xác nhận lịch gọi vào [thứ] lúc [giờ]. Link tham gia: [link]. Hẹn gặp anh/chị ạ.
8. Nhắc nhẹ khi khách chưa phản hồi
Chào anh/chị [Tên], em nhắn lại về [báo giá / mẫu thử] sau [Sự kiện]. Việc này còn trong kế hoạch của anh/chị không, hay tháng sau em liên hệ lại ạ?
9. Giới thiệu đồng nghiệp
Chào anh/chị [Tên], như đã trao đổi, em xin giới thiệu đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp], phụ trách [mảng]. Anh/chị [Tên đồng nghiệp] sẽ nhắn anh/chị về [bước tiếp theo].
10. Khép lại cuộc trao đổi
Chào anh/chị [Tên], em sẽ không nhắn thêm để tránh làm phiền, nhưng nếu [vấn đề] quay lại trong kế hoạch, anh/chị cứ nhắn em ở đây bất cứ lúc nào. Chúc [dự án của anh/chị] thuận lợi.
Phép lịch sự giúp tin nhắn follow-up được đón nhận
- Hỏi trước. Một câu “Em gửi thông tin qua WhatsApp cho anh/chị được không ạ?” trong buổi gặp giúp khách chờ tin nhắn của bạn. Với khách trong nước, câu quen thuộc hơn là “Em kết bạn Zalo với anh/chị nhé?”.
- Giới thiệu bản thân ngay dòng đầu. Khách có thể chưa lưu số của bạn.
- Nhắn trong giờ làm việc theo múi giờ của khách.
- Gửi tệp, đừng dán đoạn dài. Gửi PDF hoặc link thay vì một đoạn văn dài.
- Mỗi tin nhắn một bước tiếp theo.
- Không thêm khách vào nhóm khi chưa hỏi ý kiến.
- Dừng lại sau hai hoặc ba lần nhắn mà không có phản hồi.
- Xưng hô cho phù hợp. Các mẫu trên xưng “em”, cách phổ biến trong bán hàng; chuyển sang “tôi” khi cần trang trọng hơn.
Sẵn sàng cho sự kiện tiếp theo?
Mang về mọi cuộc trò chuyện tại gian hàng kèm đầy đủ ngữ cảnh.
Quét danh thiếp và thẻ đeo trong vài giây, đánh giá khách hàng tiềm năng ngay tại chỗ và giao cho đội ngũ bước tiếp theo rõ ràng.
Tin nhắn cá nhân hay WhatsApp Business API
| WhatsApp cá nhân hoặc ứng dụng WhatsApp Business | WhatsApp Business API | |
|---|---|---|
| Phù hợp với | Một vài liên hệ | Nhiều liên hệ sau một sự kiện lớn |
| Cách gửi | Từng tin một từ điện thoại | Qua một nền tảng đã tích hợp |
| Quy định | Phép lịch sự thông thường khi nhắn WhatsApp | Quy định của Meta, gồm mẫu tin được duyệt cho tin nhắn do doanh nghiệp chủ động gửi |
| Phân tích | Không | Tùy nền tảng |
Habsy hỗ trợ follow-up qua WhatsApp như thế nào
- Tin nhắn WhatsApp do AI soạn, miễn phí. Viết một câu lệnh ngắn, như “cảm ơn đã ghé gian hàng, gửi kèm catalogue, đề xuất gọi điện thứ Năm”, và Habsy soạn một tin nhắn cá nhân dựa trên thông tin liên hệ.
- Tạo tin nhắn thông minh với bộ quy tắc trên Habsy Platform, để tin nhắn của cả đội nhất quán mà mỗi tin vẫn mang tính cá nhân.
- Mẫu tin nhắn WhatsApp, với Habsy Plus.
- Tích hợp WhatsApp Business API, với Habsy Plus, cho tài khoản có quyền truy cập API: gửi WhatsApp hàng loạt cho các liên hệ đã chọn, và tự động gửi một mẫu tin sau khi bạn lưu liên hệ.
- Lời nhắc để lần liên hệ tiếp theo diễn ra đúng hẹn.
- Danh thiếp số của bạn. Gửi danh thiếp số cho liên hệ để họ cũng có thông tin của bạn.
Muốn phiên bản email của các tin nhắn này, xem mẫu email follow-up sau hội chợ triển lãm.
Câu lệnh cho tin nhắn WhatsApp do AI soạn
Tin nhắn WhatsApp cần ngắn hơn email, nên hãy nói rõ điều đó trong câu lệnh. Habsy dùng thông tin trên liên hệ, cùng ghi chú của bạn, để viết tin nhắn.
| Tình huống | Câu lệnh bạn có thể viết |
|---|---|
| Cảm ơn trong ngày | “Hai dòng, cảm ơn anh ấy đã ghé gian hàng tại hội chợ, gửi kèm bảng giá.” |
| Báo giá | “Ngắn gọn, nhắc báo giá 500 sản phẩm anh ấy đã hỏi, hỏi thứ Hai gọi điện được không.” |
| Sau hội nghị đại lý | “Thân thiện, cảm ơn chị đã đến dự, xác nhận em sẽ gửi chi tiết chính sách chiết khấu trước thứ Sáu.” |
| Nhắc nhẹ | “Một dòng, hỏi anh ấy đã xem catalogue chưa, không tạo áp lực.” |
Trên Habsy Platform, đội của bạn còn có thể đặt bộ quy tắc cho việc tạo tin nhắn WhatsApp, như giọng điệu, độ dài hoặc nội dung luôn phải nhắc đến, để tin nhắn của mọi nhân viên kinh doanh nhất quán mà mỗi tin vẫn mang tính cá nhân.
Ví dụ minh họa. Ba nhân viên kinh doanh của một doanh nghiệp xuất khẩu đồ gỗ gặp 90 khách mua nước ngoài tại hội chợ VIFA EXPO. Tối hôm đó, mỗi người gửi tin nhắn WhatsApp cá nhân cho 15 khách mà họ đã trao đổi kỹ, soạn từ các câu lệnh ngắn và kiểm tra trước khi gửi. Với số còn lại, công ty gửi một mẫu tin đã được duyệt kèm catalogue qua tích hợp WhatsApp Business API.
Tóm lại
Tin nhắn follow-up qua WhatsApp hiệu quả khi ngắn, cá nhân, được chờ đợi và đúng lúc. Hãy dùng các mẫu này làm điểm khởi đầu, và để Habsy viết phiên bản cá nhân từ một câu lệnh ngắn. Xem cách Habsy hỗ trợ liên hệ lại sau sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
Có nên follow-up qua WhatsApp sau buổi gặp công việc không?
Có, ở nhiều thị trường đây là việc bình thường, đặc biệt ở Ấn Độ, Trung Đông, Mỹ Latinh và một phần châu Âu, châu Phi. Cách này hiệu quả nhất khi bạn đã hỏi trong buổi gặp rằng nhắn WhatsApp có tiện không, và giữ tin nhắn ngắn gọn, đúng trọng tâm.
Nên dùng Zalo hay WhatsApp để follow-up khách hàng?
Với khách trong nước, Zalo là lựa chọn quen thuộc. Với khách mua và đối tác nước ngoài, WhatsApp phổ biến hơn. Cách chắc chắn nhất là hỏi khách ngay trong buổi gặp. Các tính năng Habsy nêu trong bài này dành cho WhatsApp.
Tin nhắn WhatsApp follow-up nên dài bao nhiêu?
Hai đến bốn dòng ngắn: bạn là ai và hai bên gặp nhau ở đâu, một chi tiết từ cuộc trò chuyện, và một bước tiếp theo. Tài liệu dài hơn thì gửi dạng PDF hoặc link.
Nên gửi tin nhắn follow-up qua WhatsApp lúc nào?
Trong giờ làm việc của người nhận, tốt nhất là cùng ngày hoặc sáng hôm sau buổi gặp.
Có thể gửi tin nhắn follow-up WhatsApp hàng loạt không?
Để gửi hàng loạt, hãy dùng WhatsApp Business API, tuân theo quy định của Meta, gồm mẫu tin được duyệt cho tin nhắn do doanh nghiệp chủ động gửi. Habsy Plus tích hợp với WhatsApp Business API cho các tài khoản có quyền truy cập.
Habsy có thể viết tin nhắn WhatsApp giúp tôi không?
Có. Habsy dùng AI viết tin nhắn WhatsApp cá nhân từ một câu lệnh ngắn, dựa trên thông tin trong liên hệ. Tính năng này có trong gói miễn phí.
Sẵn sàng cho sự kiện tiếp theo?
Mang về mọi cuộc trò chuyện tại gian hàng kèm đầy đủ ngữ cảnh.
Quét danh thiếp và thẻ đeo trong vài giây, đánh giá khách hàng tiềm năng ngay tại chỗ và giao cho đội ngũ bước tiếp theo rõ ràng.
