Checklist thu thập khách hàng tiềm năng tại hội chợ triển lãm: trước, trong và sau sự kiện

Trả lời nhanh

Thu thập khách hàng tiềm năng tại hội chợ triển lãm hiệu quả gồm ba giai đoạn. Trước hội chợ, chọn ứng dụng, thống nhất các trường đánh giá và hỏi ban tổ chức về định dạng thẻ đeo. Trong hội chợ, quét mọi danh thiếp và thẻ đeo, thêm tín hiệu mua hàng, một ghi chú và một lời nhắc trong khoảng 20 giây. Sau hội chợ, xử lý trùng lặp, sắp xếp theo tín hiệu mua hàng và bắt đầu liên hệ lại trong vòng một ngày làm việc. Dùng checklist dưới đây.

Trước hội chợ (bốn đến sáu tuần)

• ☐ Đặt mục tiêu theo số khách hàng tiềm năng đạt chuẩn, không chỉ số lượt quét. Xem ROI hội chợ triển lãm.
• ☐ Chọn ứng dụng thu thập khách hàng tiềm năng và cài trên điện thoại của mọi thành viên gian hàng.
• ☐ Thống nhất bốn hoặc năm trường đánh giá với các lựa chọn cố định, như mức quan tâm, số lượng, thời điểm và bước tiếp theo. Xem câu hỏi đánh giá khách hàng tiềm năng.
• ☐ Hỏi ban tổ chức về thẻ đeo: QR, NFC hay mã hóa? Bạn có cần lead retrieval của họ không? Xem thu thập khách hàng tiềm năng và lead retrieval.
• ☐ Kết nối CRM hoặc chọn xuất ra bảng tính.
• ☐ Tạo chiến dịch cho sự kiện để mọi lượt quét được nhóm theo hội chợ.
• ☐ Chuẩn bị mẫu liên hệ lại cho từng loại khách: báo giá, demo, tài liệu, trao đổi ngắn.
• ☐ Thiết lập danh thiếp số với số gian hàng và tài liệu giới thiệu, thêm biểu mẫu yêu cầu với Habsy Plus, và in mã QR của danh thiếp để đặt tại gian hàng.

Trong Habsy

• Định nghĩa tín hiệu mua hàng với Habsy Plus, hoặc để Habsy dùng AI tạo từ trang web của bạn
• Kết nối CRM, email và lịch trong Settings, mục Tích hợp
• Tạo chiến dịch trên Habsy Platform
• Thiết lập Card Preferences, như tự động đồng bộ CRM hoặc tự động gửi danh thiếp số sau khi lưu

Tuần trước hội chợ

• ☐ Đào tạo đội trong 10 phút: quét, đánh giá, ghi chú, lời nhắc.
• ☐ Thử thu thập ngoại tuyến khi đã tắt Wi-Fi và dữ liệu di động.
• ☐ Kiểm tra mọi điện thoại đã đăng nhập và sạc đầy, mang theo sạc dự phòng.
• ☐ Thống nhất ai liên hệ lại với loại khách nào.
• ☐ Đặt lịch dành thời gian liên hệ lại cho hai ngày sau hội chợ.

Trong thời gian hội chợ

• ☐ Quét ngay khi cuộc trò chuyện trở nên nghiêm túc: thẻ đeo, danh thiếp hoặc mã QR.
• ☐ Đánh giá trong khoảng 20 giây: chạm chọn tín hiệu mua hàng, thêm ghi chú hoặc một ghi chú giọng nói 10 giây.
• ☐ Đặt lời nhắc cho mọi việc bạn đã hứa.
• ☐ Ghi nhận cả khách chỉ đưa mã QR. Habsy đọc danh thiếp số từ mọi nhà cung cấp và mã QR LinkedIn.
• ☐ Dùng mã QR danh thiếp số của bạn tại gian hàng, để khách lưu thông tin của bạn và để lại thông tin của họ qua biểu mẫu yêu cầu.
• ☐ Mỗi tối: xem lại liên hệ trong ngày, quét cả xấp danh thiếp bằng quét hàng loạt (tối đa 150 danh thiếp trong khoảng 5 phút), và tải tệp danh sách khách của ban tổ chức nếu có dùng.
• ☐ Gửi những tin liên hệ lại gấp nhất ngay tối đó.

Sau hội chợ

Ngày 1

• ☐ Rà soát và làm sạch. Sửa các trường chưa rõ và xử lý các bản trùng đã được đánh dấu.
• ☐ Nhập tệp danh sách khách của ban tổ chức, nếu có, và xử lý trùng lặp.
• ☐ Sắp xếp theo tín hiệu mua hàng: báo giá trước, rồi demo, rồi yêu cầu thông tin.
• ☐ Gửi email, tin nhắn liên hệ lại bằng đúng mẫu cho từng nhóm. Xem mẫu email follow-up sau hội chợ và mẫu tin nhắn WhatsApp.
• ☐ Đồng bộ với CRM nếu việc này chưa diễn ra tự động.

Ngày 2 đến ngày 7

• ☐ Đặt lịch gặp và demo.
• ☐ Gửi tin liên hệ lại lần hai cho những người chưa phản hồi.
• ☐ Xem báo cáo sau sự kiện: số công ty duy nhất, cấp bậc đã tiếp cận, hiệu quả của đội và chấm điểm khách hàng tiềm năng.
• ☐ Chia sẻ kết quả với đội và ghi lại những gì cần thay đổi lần sau.

Vai trò tại gian hàng

Checklist chỉ hiệu quả khi ai cũng biết việc nào là của mình.

Hội chợ ba ngày, từng ngày một (ví dụ minh họa)

Những lý do thường khiến mất khách hàng tiềm năng

Để tìm hiểu thêm, đọc cách tránh mất khách hàng tiềm năng tại sự kiện.

Tóm lại

Phần lớn khách hàng tiềm năng tại hội chợ được giữ hay bị mất ở ngoài cuộc trò chuyện: trong khâu chuẩn bị và khâu liên hệ lại. Hãy dùng checklist này, và dùng một ứng dụng cho toàn bộ quy trình. Habsy đáp ứng việc thu thập, đánh giá, liên hệ lại, đồng bộ CRM và báo cáo sau sự kiện. Xem giải pháp thu thập khách hàng tiềm năng tại sự kiện.

Bạn quản lý đội kinh doanh tham gia nhiều sự kiện? Xem Habsy hỗ trợ đội kinh doanh như thế nào.