Checklista för leadinsamling på mässa: före, under och efter mässan
De flesta mässleads som går förlorade försvinner innan mässan öppnar, för att det saknas en plan för insamlingen, eller efter att den stängt, för att uppföljningen dröjer. Den här checklistan för leadinsamling på mässa går igenom vad du gör veckorna innan, i montern och dagarna efter, så att varje samtal blir en kontakt du kan agera på.
Claire BennettUppdaterad 6 min läsning
Det korta svaret
Bra leadinsamling på mässa sker i tre faser. Före mässan väljer du app, kommer överens om kvalificeringsfält och kontrollerar formatet på namnbrickorna med arrangören. Under mässan skannar du varje visitkort och namnbricka och lägger till köpsignaler, en anteckning och en påminnelse på cirka 20 sekunder. Efter mässan rensar du dubbletter, sorterar på köpsignaler och börjar följa upp inom en arbetsdag. Använd checklistan nedan.
Före mässan (fyra till sex veckor innan)
- ☐ Sätt ett mål för kvalificerade leads, inte bara antal skanningar. Se ROI för mässor.
- ☐ Välj app för leadinsamling och installera den på telefonen hos alla som står i montern.
- ☐ Kom överens om fyra eller fem kvalificeringsfält med fasta svarsalternativ, till exempel intresse, antal, tidsplan och nästa steg. Se frågor för att kvalificera leads.
- ☐ Fråga arrangören om namnbrickorna: QR, NFC eller krypterade? Behöver du deras lead retrieval? Se leadinsamling eller lead retrieval.
- ☐ Anslut ditt CRM eller bestäm dig för export till kalkylblad.
- ☐ Skapa en kampanj för mässan så att alla skanningar samlas under evenemanget.
- ☐ Förbered mallar för uppföljning för varje typ av lead: offert, demo, broschyr, kort samtal.
- ☐ Ställ in ditt digitala visitkort med monternummer och broschyr, plus ett förfrågningsformulär med Habsy Plus, och skriv ut QR-koden till montern.
I Habsy
- Definiera köpsignaler med Habsy Plus, eller låt Habsy skapa dem med AI utifrån din webbplats
- Anslut CRM, e-post och kalender i Settings under Integrationer
- Skapa kampanjen på Habsy Platform
- Ställ in Card Preferences, till exempel automatisk synk till CRM eller automatiskt utskick av ditt digitala visitkort när du sparar
Veckan innan
- ☐ Utbilda teamet på 10 minuter: skanna, kvalificera, anteckna, påminn.
- ☐ Testa insamling offline med wifi och mobildata avstängt.
- ☐ Kontrollera att varje telefon är inloggad och laddad, och packa powerbanks.
- ☐ Kom överens om vem som följer upp vilken typ av lead.
- ☐ Boka tid för uppföljning i kalendrarna för de två dagarna efter mässan.
Under mässan
- ☐ Skanna så fort ett samtal blir seriöst: namnbricka, visitkort eller QR-kod.
- ☐ Kvalificera på cirka 20 sekunder: tryck på köpsignalerna, lägg till en anteckning eller en röstanteckning på 10 sekunder.
- ☐ Ställ in en påminnelse för allt du har lovat.
- ☐ Fånga besökare som bara visar en QR-kod. Habsy läser digitala visitkort från alla leverantörer och LinkedIn-QR-koder.
- ☐ Använd QR-koden för ditt digitala visitkort i montern, så att besökare kan spara dina uppgifter och lämna sina via förfrågningsformuläret.
- ☐ Varje kväll: gå igenom dagens kontakter, skanna högen med visitkort med batchskanning (upp till 150 på cirka 5 minuter) och ladda ner arrangörens leadfil om du använder en sådan.
- ☐ Skicka de mest brådskande uppföljningarna samma kväll.
Redo för ditt nästa evenemang?
Ta med varje samtal från montern, med sammanhang.
Skanna visitkort och namnbrickor på några sekunder, kvalificera leads på plats och ge ditt team ett tydligt nästa steg.
Efter mässan
Dag 1
- ☐ Gå igenom och rensa. Rätta otydliga fält och hantera flaggade dubbletter.
- ☐ Importera arrangörens leadfil, om du har en, och hantera dubbletter.
- ☐ Sortera på köpsignaler: offerter först, sedan demor, sedan informationsförfrågningar.
- ☐ Skicka uppföljningar med rätt mall för varje grupp. Se mallar för uppföljningsmejl efter mässan och WhatsApp-mallar.
- ☐ Synka till ditt CRM om det inte skett automatiskt.
Dag 2 till 7
- ☐ Boka möten och demor.
- ☐ Skicka en andra uppföljning till dem som inte har svarat.
- ☐ Gå igenom rapporten efter evenemanget: unika företag, vilka befattningsnivåer ni nådde, teamets resultat och leadpoängsättning.
- ☐ Dela resultatet med teamet och notera vad ni ska ändra till nästa gång.
Roller i montern
En checklista fungerar när alla vet vilka punkter som är deras.
| Roll | Före mässan | Under mässan | Efter mässan |
|---|---|---|---|
| Monteransvarig | Definierar köpsignaler, skapar kampanjen, ansluter CRM | Kontrollerar på Habsy Platform att signaler och anteckningar fylls i | Går igenom rapporten efter evenemanget och delar resultatet |
| Varje säljare | Installerar Habsy, loggar in, testar insamling offline | Skannar, trycker på signaler, spelar in röstanteckningar, ställer in påminnelser | Följer upp tilldelade kontakter |
| Ansvarig för uppföljning | Förbereder mallar för offert, demo och broschyr | Skickar de mest brådskande uppföljningarna varje kväll | Äger ringlistan för dag 1 och fördelar resten |
En tredagarsmässa, dag för dag (illustrativt exempel)
| Morgon | Under dagen | Kväll | |
|---|---|---|---|
| Dag 1 | 10 minuters repetition av fälten | Skanna och kvalificera | Batchskanna visitkort från fickorna, skicka de mest brådskande uppföljningarna |
| Dag 2 | Monteransvarig delar vad som fungerar | Skanna och kvalificera; flaggade dubbletter visar återkommande besökare | Ladda ner arrangörens fil, uppföljningar |
| Dag 3 | Kom överens om planen för första dagen efter mässan | Skanna och kvalificera | Sista batchskanningen, fördela kontakter i teamet |
| Dag 4 (tillbaka på jobbet) | Filtrera på köpsignaler | Samtal och mejl | Kontrollera öppna påminnelser |
Vanliga orsaker till att leads går förlorade
| När | Varför | Lösning |
|---|---|---|
| Före | Inga överenskomna fält | Definiera köpsignaler i förväg |
| Under | Visitkort som blir liggande i fickan | Skanna i montern eller varje kväll |
| Under | Wifi fungerar inte | Insamling offline |
| Under | Skannad namnbricka utan sammanhang | Köpsignaler och en anteckning vid varje skanning |
| Efter | Uppföljningen dröjer en vecka | Plan för dag 1 och mallar |
| Efter | Dubbletter och röriga exporter | Granska före synk |
Läs mer i så undviker du att tappa leads från evenemang.
Sammanfattning
De flesta mässleads vinns eller förloras utanför själva samtalet: i förberedelserna och i uppföljningen. Använd den här checklistan och en enda app för hela flödet. Habsy täcker insamling, kvalificering, uppföljning, synk till CRM och rapporten efter evenemanget. Se leadinsamling på evenemang.
Leder du ett säljteam som jobbar på många evenemang? Se hur Habsy fungerar för säljteam.
Vanliga frågor
Vad behöver jag för leadinsamling på en mässa?
En app för leadinsamling på telefonen hos alla i montern, överenskomna kvalificeringsfält, ett sätt att skanna namnbrickor (din app eller arrangörens lead retrieval), en plan för visitkort och QR-koder och en plan för uppföljningen de första dagarna efter mässan.
Hur långt i förväg ska jag förbereda leadinsamlingen inför en mässa?
Börja fyra till sex veckor innan: välj app, kom överens om fält och kontrollera formatet på namnbrickorna med arrangören. Utbilda teamet och testa offlineläget veckan innan.
Hur samlar jag in leads när wifi i mässhallen inte fungerar?
Använd en app som fungerar offline. Habsy samlar in visitkort och namnbrickor utan internet och bearbetar dem när du är uppkopplad igen.
Vad ska hända efter en mässa?
Gå igenom kontakterna och rensa dubbletter, sortera dem på köpsignaler, skicka personliga uppföljningar inom en arbetsdag, synka till ditt CRM och gå igenom rapporten efter evenemanget.
Hur mäter jag om mässan lönade sig?
Följ antal kontakter, unika företag, kvalificerade leads och kostnad per kvalificerat lead den första veckan, sedan affärsmöjligheter efter 90 dagar och intäkter senare. Läs vår guide om ROI för mässor och rapporten efter evenemanget.
Redo för ditt nästa evenemang?
Ta med varje samtal från montern, med sammanhang.
Skanna visitkort och namnbrickor på några sekunder, kvalificera leads på plats och ge ditt team ett tydligt nästa steg.
