Checkliste Lead-Erfassung auf Messen: vor, während und nach der Messe
Die meisten Messe-Leads gehen verloren, bevor die Messe überhaupt öffnet, weil es keinen Plan für die Erfassung gibt, oder nachdem sie schließt, weil das Nachfassen zu langsam ist. Diese Checkliste zur Lead-Erfassung auf Messen zeigt, was Sie Wochen vorher, am Stand und in den Tagen danach tun sollten, damit aus jedem Gespräch ein Kontakt wird, mit dem Sie arbeiten können.
Claire BennettAktualisiert am 6 Min. Lesezeit
Die kurze Antwort
Gute Lead-Erfassung auf Messen läuft in drei Phasen ab. Vor der Messe wählen Sie Ihre App, legen die Qualifizierungsfelder fest und klären die Badge-Formate mit dem Veranstalter. Während der Messe scannen Sie jede Visitenkarte und jeden Badge und ergänzen in etwa 20 Sekunden Intent-Signale, eine Notiz und eine Erinnerung. Nach der Messe bereinigen Sie Duplikate, sortieren nach Intent-Signalen und beginnen innerhalb eines Werktags mit dem Nachfassen. Nutzen Sie die Checkliste unten.
Vor der Messe (vier bis sechs Wochen vorher)
- ☐ Setzen Sie ein Ziel für qualifizierte Leads, nicht nur für Scans. Siehe Messe-ROI.
- ☐ Wählen Sie Ihre App zur Lead-Erfassung und installieren Sie sie auf dem Smartphone aller Standmitarbeitenden.
- ☐ Legen Sie vier oder fünf Qualifizierungsfelder fest, mit festen Optionen wie Interesse, Menge, Zeitrahmen und nächster Schritt. Siehe Fragen zur Lead-Qualifizierung.
- ☐ Fragen Sie den Veranstalter nach den Badges: QR, NFC oder verschlüsselt? Brauchen Sie sein Lead-Retrieval? Siehe Lead-Erfassung vs. Lead-Retrieval.
- ☐ Verbinden Sie Ihr CRM oder entscheiden Sie sich für einen Export als Tabelle.
- ☐ Legen Sie eine Kampagne für die Messe an, damit jeder Scan der Messe zugeordnet wird.
- ☐ Bereiten Sie Follow-up-Vorlagen vor für jede Art von Lead: Angebot, Demo, Prospekt, kurzes Gespräch.
- ☐ Richten Sie Ihre digitale Visitenkarte ein mit Standnummer und Prospekt, mit Habsy Plus auch mit Anfrageformular, und drucken Sie den QR-Code für den Stand aus.
In Habsy
- Intent-Signale mit Habsy Plus festlegen oder von Habsy mit KI aus Ihrer Website erstellen lassen
- CRM, E-Mail und Kalender in den Settings unter Integrationen verbinden
- Die Kampagne auf der Habsy Platform anlegen
- Card Preferences einrichten, etwa automatische Synchronisierung mit dem CRM oder automatischer Versand Ihrer digitalen Visitenkarte nach dem Speichern
In der Woche davor
- ☐ Schulen Sie das Team in 10 Minuten: scannen, qualifizieren, Notiz, Erinnerung.
- ☐ Testen Sie die Offline-Erfassung mit ausgeschaltetem WLAN und ausgeschalteten mobilen Daten.
- ☐ Prüfen Sie jedes Smartphone: angemeldet und geladen. Packen Sie Powerbanks ein.
- ☐ Klären Sie, wer bei welcher Art von Lead nachfasst.
- ☐ Blocken Sie Zeit fürs Nachfassen in den Kalendern für die zwei Tage nach der Messe.
Während der Messe
- ☐ Scannen Sie, sobald ein Gespräch ernst wird: Badge, Visitenkarte oder QR-Code.
- ☐ Qualifizieren Sie in etwa 20 Sekunden: Intent-Signale antippen, eine Notiz oder eine 10-sekündige Sprachnotiz ergänzen.
- ☐ Setzen Sie eine Erinnerung für alles, was Sie zugesagt haben.
- ☐ Erfassen Sie auch Besucher, die nur einen QR-Code zeigen. Habsy liest digitale Visitenkarten jedes Anbieters und LinkedIn-QR-Codes.
- ☐ Nutzen Sie den QR-Code Ihrer digitalen Visitenkarte am Stand, damit Besucher Ihre Daten speichern und ihre eigenen über das Anfrageformular hinterlassen können.
- ☐ Jeden Abend: die Kontakte des Tages durchsehen, gesammelte Visitenkarten per Stapelscan erfassen (bis zu 150 in etwa 5 Minuten) und, falls Sie eine nutzen, die Lead-Datei des Veranstalters herunterladen.
- ☐ Senden Sie die dringendsten Follow-ups noch am selben Abend.
Bereit für Ihr nächstes Event?
Nehmen Sie jedes Gespräch am Stand mit Kontext mit.
Erfassen Sie Visitenkarten und Badges in Sekunden, qualifizieren Sie Leads direkt vor Ort und geben Sie Ihrem Team einen klaren nächsten Schritt.
Nach der Messe
Tag 1
- ☐ Durchsehen und bereinigen. Unklare Felder korrigieren und markierte Duplikate auflösen.
- ☐ Lead-Datei des Veranstalters importieren, falls vorhanden, und Duplikate auflösen.
- ☐ Nach Intent-Signalen sortieren: zuerst Angebote, dann Demos, dann Informationsanfragen.
- ☐ Follow-ups senden, mit der passenden Vorlage für jede Gruppe. Siehe Vorlagen für die Follow-up-E-Mail nach der Messe und WhatsApp-Vorlagen.
- ☐ Mit dem CRM synchronisieren, falls das nicht automatisch passiert ist.
Tag 2 bis 7
- ☐ Termine und Demos vereinbaren.
- ☐ Zweite Follow-ups senden an alle, die nicht geantwortet haben.
- ☐ Den Bericht nach der Messe auswerten: einzelne Unternehmen, erreichte Senioritätsstufen, Leistung des Teams und Lead-Scoring.
- ☐ Ergebnisse teilen und festhalten, was Sie beim nächsten Mal ändern.
Rollen am Stand
Eine Checkliste funktioniert, wenn jeder weiß, welche Punkte seine sind.
| Rolle | Vor der Messe | Während der Messe | Nach der Messe |
|---|---|---|---|
| Standleitung | Legt Intent-Signale fest, erstellt die Kampagne, verbindet das CRM | Prüft auf der Habsy Platform, ob Signale und Notizen ausgefüllt werden | Wertet den Bericht nach der Messe aus und teilt die Ergebnisse |
| Alle Mitarbeitenden am Stand | Installieren Habsy, melden sich an, testen die Offline-Erfassung | Scannen, tippen Signale an, nehmen Sprachnotizen auf, setzen Erinnerungen | Fassen bei den zugewiesenen Kontakten nach |
| Verantwortlich fürs Nachfassen | Bereitet Vorlagen für Angebots-, Demo- und Prospektanfragen vor | Sendet jeden Abend die dringendsten Follow-ups | Verantwortet die Anrufliste für Tag 1 und weist den Rest zu |
Eine dreitägige Messe, Tag für Tag (illustrativ)
| Morgens | Tagsüber | Abends | |
|---|---|---|---|
| Tag 1 | 10-minütige Auffrischung zu den Feldern | Scannen und qualifizieren | Gesammelte Visitenkarten per Stapelscan erfassen, dringendste Follow-ups senden |
| Tag 2 | Standleitung teilt, was gut funktioniert | Scannen und qualifizieren; markierte Duplikate zeigen wiederkehrende Besucher | Datei des Veranstalters herunterladen, Follow-ups |
| Tag 3 | Plan für Tag 1 nach der Messe abstimmen | Scannen und qualifizieren | Letzter Stapelscan, Kontakte im Team zuweisen |
| Tag 4 (zurück im Büro) | Nach Intent-Signalen filtern | Anrufe und E-Mails | Offene Erinnerungen prüfen |
Häufige Gründe, warum Leads verloren gehen
| Wann | Warum | Lösung |
|---|---|---|
| Vorher | Keine abgestimmten Felder | Intent-Signale vorab festlegen |
| Während | Visitenkarten wandern in die Jackentasche | Am Stand oder jeden Abend scannen |
| Während | Das WLAN fällt aus | Offline-Erfassung |
| Während | Badge-Scan ohne Kontext | Intent-Signale und eine Notiz bei jedem Scan |
| Danach | Das Nachfassen dauert eine Woche | Plan für Tag 1 und Vorlagen |
| Danach | Duplikate und unordentliche Exporte | Vor der Synchronisierung prüfen |
Mehr dazu lesen Sie unter So verlieren Sie keine Leads auf Messen.
Fazit
Die meisten Messe-Leads werden außerhalb des eigentlichen Gesprächs gewonnen oder verloren: in der Vorbereitung und beim Nachfassen. Nutzen Sie diese Checkliste und eine App für den ganzen Ablauf. Habsy deckt Erfassung, Qualifizierung, Nachfassen, CRM-Synchronisierung und den Bericht nach der Messe ab. Lead-Erfassung auf Messen ansehen.
Sie betreuen ein Vertriebsteam auf vielen Messen? So funktioniert Habsy für Vertriebsteams.
Häufig gestellte Fragen
Was brauche ich für die Lead-Erfassung auf einer Messe?
Eine App zur Lead-Erfassung auf dem Smartphone aller Standmitarbeitenden, abgestimmte Qualifizierungsfelder, eine Möglichkeit, Badges zu scannen (Ihre App oder das Lead-Retrieval des Veranstalters), einen Plan für Visitenkarten und QR-Codes und einen Plan fürs Nachfassen in den ersten Tagen nach der Messe.
Wie früh sollte ich die Lead-Erfassung für eine Messe vorbereiten?
Beginnen Sie vier bis sechs Wochen vorher: App wählen, Felder abstimmen und Badge-Formate mit dem Veranstalter klären. In der Woche davor schulen Sie das Team und testen den Offline-Modus.
Wie erfasse ich Leads, wenn das WLAN auf der Messe ausfällt?
Mit einer App, die offline erfasst. Habsy erfasst Visitenkarten und Badges ohne Internet und verarbeitet sie, sobald Sie wieder online sind.
Was sollte nach einer Messe passieren?
Kontakte durchsehen und Duplikate bereinigen, nach Intent-Signalen sortieren, innerhalb eines Werktags personalisierte Follow-ups senden, mit dem CRM synchronisieren und den Bericht nach der Messe auswerten.
Wie messe ich, ob sich die Messe gelohnt hat?
Erfassen Sie in der ersten Woche Kontakte, einzelne Unternehmen, qualifizierte Leads und Kosten pro qualifiziertem Lead, nach 90 Tagen dann die Verkaufschancen und später den Umsatz. Mehr dazu in unserem Leitfaden zum Messe-ROI und zum Bericht nach der Messe.
Bereit für Ihr nächstes Event?
Nehmen Sie jedes Gespräch am Stand mit Kontext mit.
Erfassen Sie Visitenkarten und Badges in Sekunden, qualifizieren Sie Leads direkt vor Ort und geben Sie Ihrem Team einen klaren nächsten Schritt.
