Чек-лист по сбору лидов на выставке: до, во время и после
Большинство лидов с выставки теряется ещё до её открытия, потому что нет плана сбора контактов, или после закрытия, потому что повторный контакт запаздывает. Этот чек-лист по сбору лидов на выставке подскажет, что сделать за несколько недель, на стенде и в первые дни после выставки, чтобы каждый разговор превратился в контакт, с которым можно работать.
Claire BennettОбновлено 6 мин чтения
Коротко
Сбор лидов на выставке проходит в три этапа. До выставки выберите приложение, согласуйте поля для квалификации и уточните формат бейджей у организатора. Во время выставки сканируйте каждую визитку и каждый бейдж и добавляйте сигналы интереса, заметку и напоминание примерно за 20 секунд. После выставки уберите дубли, отсортируйте контакты по сигналам интереса и начните связываться с ними в течение одного рабочего дня. Используйте чек-лист ниже.
До выставки (за четыре-шесть недель)
- ☐ Поставьте цель по квалифицированным лидам, а не просто по сканам. См. окупаемость участия в выставке.
- ☐ Выберите приложение для сбора лидов и установите его на телефон каждого, кто работает на стенде.
- ☐ Согласуйте четыре-пять полей для квалификации с фиксированными вариантами, например интерес, объём, сроки и следующий шаг. См. вопросы для квалификации лидов.
- ☐ Спросите организатора о бейджах: QR, NFC или зашифрованные? Нужна ли вам его система lead retrieval? См. сбор лидов и lead retrieval.
- ☐ Подключите CRM или решите, что будете выгружать данные в таблицу.
- ☐ Создайте кампанию для выставки, чтобы каждый скан попадал в группу этого мероприятия.
- ☐ Подготовьте шаблоны писем для каждого типа лидов: КП, демо, каталог, короткий разговор.
- ☐ Настройте цифровую визитку с номером стенда и брошюрой, а с Habsy Plus и с формой заявки, и распечатайте её QR-код для стенда.
В Habsy
- Задайте сигналы интереса в Habsy Plus или поручите Habsy создать их с помощью ИИ по вашему сайту
- Подключите CRM, почту и календарь в Settings, в разделе «Интеграции»
- Создайте кампанию в Habsy Platform
- Настройте Card Preferences, например автосинхронизацию с CRM или автоотправку цифровой визитки после сохранения
За неделю до выставки
- ☐ Обучите команду за 10 минут: сканировать, квалифицировать, добавить заметку, поставить напоминание.
- ☐ Проверьте работу офлайн с выключенными Wi-Fi и мобильным интернетом.
- ☐ Проверьте каждый телефон: вход выполнен, батарея заряжена; возьмите пауэрбанки.
- ☐ Договоритесь, кто связывается с каким типом лидов.
- ☐ Забронируйте в календарях время на повторные контакты в первые два дня после выставки.
Во время выставки
- ☐ Сканируйте, как только разговор становится серьёзным: бейдж, визитку или QR-код.
- ☐ Квалифицируйте примерно за 20 секунд: отметьте сигналы интереса, добавьте заметку или голосовую заметку на 10 секунд.
- ☐ Поставьте напоминание обо всём, что пообещали.
- ☐ Сохраняйте посетителей, у которых есть только QR-код. Habsy читает цифровые визитки любых сервисов и QR-коды LinkedIn.
- ☐ Используйте QR-код своей цифровой визитки на стенде, чтобы посетители могли сохранить ваши данные и оставить свои через форму заявки.
- ☐ Каждый вечер: просматривайте контакты за день, сканируйте накопившиеся визитки пакетным сканированием (до 150 визиток примерно за 5 минут) и скачивайте файл лидов организатора, если пользуетесь им.
- ☐ Отправляйте самые срочные письма в тот же вечер.
Готовы к следующему мероприятию?
Уносите со стенда каждый разговор вместе с контекстом.
Сканируйте визитки и бейджи за секунды, квалифицируйте лиды на месте и давайте команде понятный следующий шаг.
После выставки
День 1
- ☐ Проверьте и почистите данные. Исправьте неясные поля и разберите отмеченные дубли.
- ☐ Импортируйте файл лидов организатора, если он есть, и разберите дубли.
- ☐ Отсортируйте по сигналам интереса: сначала запросы КП, затем демо, затем запросы информации.
- ☐ Отправьте письма по подходящему шаблону для каждой группы. См. шаблоны писем после выставки и шаблоны сообщений WhatsApp.
- ☐ Синхронизируйте с CRM, если это не произошло автоматически.
Со 2-го по 7-й день
- ☐ Назначьте встречи и демо.
- ☐ Отправьте вторые письма тем, кто не ответил.
- ☐ Изучите отчёт после мероприятия: уникальные компании, уровень должностей, результаты команды и скоринг лидов.
- ☐ Поделитесь результатами с командой и запишите, что изменить в следующий раз.
Роли на стенде
Чек-лист работает, когда каждый знает, какие пункты его.
| Роль | До выставки | Во время выставки | После выставки |
|---|---|---|---|
| Руководитель стенда | Задаёт сигналы интереса, создаёт кампанию, подключает CRM | Проверяет в Habsy Platform, что сигналы и заметки заполняются | Изучает отчёт после мероприятия и делится результатами |
| Каждый менеджер | Устанавливает Habsy, входит в аккаунт, проверяет работу офлайн | Сканирует, отмечает сигналы, записывает голосовые заметки, ставит напоминания | Связывается с назначенными контактами |
| Ответственный за повторный контакт | Готовит шаблоны для запросов КП, демо и каталогов | Каждый вечер отправляет самые срочные письма | Ведёт список звонков на первый день и распределяет остальные контакты |
Трёхдневная выставка по дням (условный пример)
| Утро | В течение дня | Вечер | |
|---|---|---|---|
| День 1 | 10-минутное повторение полей | Сканирование и квалификация | Пакетное сканирование визиток из карманов, самые срочные письма |
| День 2 | Руководитель стенда рассказывает, что работает | Сканирование и квалификация; отмеченные дубли показывают повторных посетителей | Скачать файл организатора, отправить письма |
| День 3 | Согласовать план на первый день после выставки | Сканирование и квалификация | Финальное пакетное сканирование, распределение контактов по команде |
| День 4 (снова в офисе) | Фильтр по сигналам интереса | Звонки и письма | Проверить открытые напоминания |
Почему теряются лиды
| Когда | Почему | Решение |
|---|---|---|
| До | Нет согласованных полей | Заранее задать сигналы интереса |
| Во время | Визитки распиханы по карманам | Сканировать на стенде или каждый вечер |
| Во время | Отказал Wi-Fi | Работа офлайн |
| Во время | Скан бейджа без контекста | Сигналы интереса и заметка к каждому скану |
| После | Письма ждут неделю | План на первый день и шаблоны |
| После | Дубли и неряшливые выгрузки | Проверка перед синхронизацией |
Подробнее читайте в статье как не терять лиды с мероприятий.
Итог
Судьба большинства лидов с выставки решается не в самом разговоре, а при подготовке и при повторном контакте. Пользуйтесь этим чек-листом и одним приложением для всего процесса. Habsy охватывает сбор контактов, квалификацию, повторный контакт, синхронизацию с CRM и отчёт после мероприятия. Узнайте о сборе лидов на мероприятиях.
Руководите командой менеджеров на множестве мероприятий? Узнайте, как Habsy работает для отделов продаж.
Частые вопросы
Что нужно для сбора лидов на выставке?
Приложение для сбора лидов на телефоне каждого, кто работает на стенде, согласованные поля для квалификации, способ сканировать бейджи (ваше приложение или система lead retrieval организатора), план для визиток и QR-кодов и план повторных контактов на первые дни после выставки.
За сколько времени готовить сбор лидов к выставке?
Начните за четыре-шесть недель: выберите приложение, согласуйте поля и уточните формат бейджей у организатора. За неделю до выставки обучите команду и проверьте работу офлайн.
Как собирать лиды, если на площадке не работает Wi-Fi?
Используйте приложение, которое работает офлайн. Habsy сохраняет визитки и бейджи без интернета и обрабатывает их, когда соединение восстанавливается.
Что делать после выставки?
Проверьте контакты и уберите дубли, отсортируйте их по сигналам интереса, отправьте персональные письма в течение одного рабочего дня, синхронизируйте данные с CRM и изучите отчёт после мероприятия.
Как понять, что выставка окупилась?
В первую неделю отслеживайте число контактов, уникальных компаний, квалифицированных лидов и стоимость одного квалифицированного лида, через 90 дней смотрите на возможности для сделок, а позже на выручку. См. наш материал об окупаемости выставки и отчёте после мероприятия.
Готовы к следующему мероприятию?
Уносите со стенда каждый разговор вместе с контекстом.
Сканируйте визитки и бейджи за секунды, квалифицируйте лиды на месте и давайте команде понятный следующий шаг.
