Checklist de captura de leads en ferias: antes, durante y después del evento
La mayoría de los leads que se pierden en una feria comercial se pierden antes de que abra, por no tener un plan de captura, o después de que cierra, por un seguimiento lento. Este checklist de captura de leads cubre qué hacer semanas antes, en el stand y en los días posteriores, para que cada conversación se convierta en un contacto con el que puedas actuar.
Claire BennettActualizado el 6 min de lectura
La respuesta rápida
Una buena captura de leads en ferias tiene tres fases. Antes del evento, elige tu app, acuerda tus campos de calificación y confirma con el organizador el formato de las credenciales. Durante el evento, escanea cada tarjeta y credencial y agrega señales de intención, una nota y un recordatorio en unos 20 segundos. Después del evento, elimina duplicados, ordena por señales de intención y empieza el seguimiento en un plazo de un día hábil. Usa el checklist de abajo.
Antes de la feria (de cuatro a seis semanas antes)
- ☐ Define una meta de leads calificados, no solo de escaneos. Consulta el ROI de una expo.
- ☐ Elige tu app de captura de leads e instálala en el celular de cada persona del stand.
- ☐ Acuerda con tu equipo cuatro o cinco campos de calificación con opciones fijas, como interés, cantidad, plazo y siguiente paso. Consulta las preguntas para calificar leads.
- ☐ Pregunta al organizador por las credenciales: ¿QR, NFC o cifradas? ¿Necesitas su lead retrieval? Consulta captura de leads vs lead retrieval.
- ☐ Conecta tu CRM o decide exportar a una hoja de cálculo.
- ☐ Crea una campaña del evento para que cada escaneo quede agrupado bajo la feria.
- ☐ Prepara plantillas de seguimiento para cada tipo de lead: cotización, demo, folleto, charla breve.
- ☐ Configura tu tarjeta digital con tu número de stand y tu folleto (más un formulario de contacto, con Habsy Plus) e imprime su código QR para el stand.
En Habsy
- Define tus señales de intención con Habsy Plus, o deja que Habsy las cree con IA a partir de tu sitio web
- Conecta tu CRM, correo y calendario en Settings, en la sección de integraciones
- Crea la campaña en Habsy Platform
- Configura Card Preferences, como la sincronización automática con el CRM o el envío automático de tu tarjeta digital al guardar
La semana anterior
- ☐ Capacita al equipo en 10 minutos: escanear, calificar, nota, recordatorio.
- ☐ Prueba la captura sin conexión con el wifi y los datos móviles apagados.
- ☐ Revisa que cada celular tenga la sesión iniciada y esté cargado, y lleva baterías portátiles.
- ☐ Define quién da seguimiento a cada tipo de lead.
- ☐ Bloquea tiempo de seguimiento en los calendarios para los dos días después de la feria.
Durante la feria
- ☐ Escanea en cuanto la conversación se pone seria: credencial, tarjeta o código QR.
- ☐ Califica en unos 20 segundos: marca las señales de intención y agrega una nota o una nota de voz de 10 segundos.
- ☐ Programa un recordatorio para todo lo que prometiste.
- ☐ Captura a los visitantes que solo muestran un código QR. Habsy lee tarjetas digitales de cualquier proveedor y códigos QR de LinkedIn.
- ☐ Usa el código QR de tu tarjeta digital en el stand, para que los visitantes guarden tus datos y dejen los suyos en el formulario de contacto.
- ☐ Cada noche: revisa los contactos del día, escanea las pilas de tarjetas con el escaneo por lotes (hasta 150 en unos 5 minutos) y descarga el archivo de leads del organizador si lo usas.
- ☐ Envía los seguimientos más urgentes esa misma noche.
¿Listo para tu próximo evento?
Llévate cada conversación del stand con su contexto.
Escanea tarjetas y credenciales en segundos, califica leads en el momento y dale a tu equipo un siguiente paso claro.
Después de la feria
Día 1
- ☐ Revisa y limpia. Corrige los campos dudosos y resuelve los duplicados marcados.
- ☐ Importa el archivo de leads del organizador, si lo hay, y resuelve los duplicados.
- ☐ Ordena por señales de intención: primero las cotizaciones, luego las demos y después las solicitudes de información.
- ☐ Envía los seguimientos con la plantilla adecuada para cada grupo. Consulta las plantillas de correo de seguimiento después de una feria y las plantillas de WhatsApp.
- ☐ Sincroniza con tu CRM si no ocurrió automáticamente.
Días 2 a 7
- ☐ Agenda reuniones y demos.
- ☐ Envía segundos seguimientos a quienes no respondieron.
- ☐ Revisa el reporte posterior al evento: empresas únicas, nivel jerárquico alcanzado, desempeño del equipo y lead scoring.
- ☐ Comparte los resultados con el equipo y anota qué cambiar la próxima vez.
Roles en el stand
Un checklist funciona cuando cada quien sabe qué puntos le tocan.
| Rol | Antes de la feria | Durante la feria | Después de la feria |
|---|---|---|---|
| Responsable del stand | Define las señales de intención, crea la campaña, conecta el CRM | Revisa en Habsy Platform que se estén llenando las señales y las notas | Revisa el reporte posterior al evento y comparte los resultados |
| Cada vendedor | Instala Habsy, inicia sesión, prueba la captura sin conexión | Escanea, marca señales, graba notas de voz, programa recordatorios | Da seguimiento a los contactos asignados |
| Responsable del seguimiento | Prepara plantillas para solicitudes de cotización, demo y folleto | Envía cada noche los seguimientos más urgentes | Se encarga de la lista de llamadas del día 1 y asigna el resto |
Una feria de tres días, día por día (ilustrativo)
| Mañana | Durante el día | Noche | |
|---|---|---|---|
| Día 1 | Repaso de 10 minutos de los campos | Escanear y calificar | Escaneo por lotes de las tarjetas guardadas en el bolsillo, envío de los seguimientos más urgentes |
| Día 2 | El responsable del stand comparte lo que está funcionando | Escanear y calificar; los duplicados marcados muestran a los visitantes que regresan | Descargar el archivo del organizador, seguimientos |
| Día 3 | Acordar el plan del día 1 | Escanear y calificar | Último escaneo por lotes, asignar contactos al equipo |
| Día 4 (de vuelta en la oficina) | Filtrar por señales de intención | Llamadas y correos | Revisar los recordatorios pendientes |
Por qué se pierden los leads
| Cuándo | Por qué | Solución |
|---|---|---|
| Antes | No hay campos acordados | Definir las señales de intención con anticipación |
| Durante | Tarjetas olvidadas en el bolsillo | Escanear en el stand o cada noche |
| Durante | Falla el wifi | Captura sin conexión |
| Durante | Escaneo de credencial sin contexto | Señales de intención y una nota en cada escaneo |
| Después | El seguimiento espera una semana | Plan del día 1 y plantillas |
| Después | Duplicados y exportaciones desordenadas | Revisar antes de sincronizar |
Para más detalles, lee cómo evitar perder leads en eventos.
En resumen
La mayoría de los leads de una feria se ganan o se pierden fuera de la conversación misma: en la preparación y en el seguimiento. Usa este checklist y una sola app para todo el flujo. Habsy cubre la captura, la calificación, el seguimiento, la sincronización con el CRM y el reporte posterior al evento. Mira la captura de leads en eventos.
¿Diriges un equipo de vendedores que va a muchos eventos? Mira cómo funciona Habsy para equipos de ventas.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para la captura de leads en una feria comercial?
Una app de captura de leads en el celular de cada persona del stand, campos de calificación acordados, una forma de escanear credenciales (tu app o el lead retrieval del organizador), un plan para tarjetas de presentación y códigos QR, y un plan de seguimiento para los primeros días después de la feria.
¿Con cuánta anticipación debo preparar la captura de leads para una expo?
Empieza de cuatro a seis semanas antes: elige tu app, acuerda los campos y confirma con el organizador el formato de las credenciales. En la semana previa, capacita al equipo y prueba el modo sin conexión.
¿Cómo capturo leads si falla el wifi del recinto?
Usa una app que capture sin conexión. Habsy captura tarjetas y credenciales sin internet y las procesa cuando vuelves a conectarte.
¿Qué debe pasar después de una feria comercial?
Revisa los contactos y elimina duplicados, ordénalos por señales de intención, envía seguimientos personalizados en un plazo de un día hábil, sincroniza con tu CRM y revisa el reporte posterior al evento.
¿Cómo mido si la feria funcionó?
Mide contactos, empresas únicas, leads calificados y costo por lead calificado en la primera semana, luego las oportunidades a los 90 días y los ingresos más adelante. Consulta nuestra guía sobre el ROI de una expo y el reporte posterior al evento.
¿Listo para tu próximo evento?
Llévate cada conversación del stand con su contexto.
Escanea tarjetas y credenciales en segundos, califica leads en el momento y dale a tu equipo un siguiente paso claro.
