Messetjekliste: indsamling af leads før, under og efter messen
De fleste leads, der går tabt på en messe, går tabt, før messen åbner, fordi der ikke er en plan for indsamlingen, eller efter den lukker, fordi opfølgningen er for langsom. Denne messetjekliste dækker, hvad du skal gøre uger før, på standen og i dagene efter, så hver samtale bliver til en kontakt, du kan handle på.
Claire BennettOpdateret 6 min. læsning
Det korte svar
God indsamling af leads på en messe sker i tre faser. Før messen vælger du app, aftaler jeres kvalificeringsfelter og tjekker badgeformater med arrangøren. Under messen scanner du alle visitkort og badges og tilføjer købssignaler, en note og en påmindelse på cirka 20 sekunder. Efter messen fjerner du dubletter, sorterer efter købssignaler og starter opfølgningen inden for én arbejdsdag. Brug tjeklisten nedenfor.
Før messen (fire til seks uger før)
- ☐ Sæt et mål for kvalificerede leads, ikke kun for antal scanninger. Se ROI på messer.
- ☐ Vælg din app til indsamling af leads, og installér den på telefonen hos alle på standen.
- ☐ Aftal fire eller fem kvalificeringsfelter med faste svarmuligheder, f.eks. interesse, mængde, tidsramme og næste skridt. Se spørgsmål til kvalificering af leads.
- ☐ Spørg arrangøren om badges: QR, NFC eller krypteret? Skal du bruge arrangørens lead retrieval? Se indsamling af leads vs. lead retrieval.
- ☐ Forbind dit CRM, eller beslut, at I eksporterer til et regneark.
- ☐ Opret en kampagne for messen, så alle scanninger samles under eventet.
- ☐ Forbered skabeloner til opfølgning for hver type lead: tilbud, demo, brochure, kort snak.
- ☐ Sæt dit digitale visitkort op med standnummer og brochure, plus en forespørgselsformular med Habsy Plus, og print QR-koden til standen.
I Habsy
- Definér købssignaler med Habsy Plus, eller lad Habsy oprette dem med AI ud fra dit website
- Forbind dit CRM, din e-mail og din kalender i Settings under integrationer
- Opret kampagnen på Habsy Platform
- Indstil Card Preferences, f.eks. automatisk synkronisering til CRM eller automatisk afsendelse af dit digitale visitkort, når du gemmer
Ugen før
- ☐ Træn teamet på 10 minutter: scan, kvalificér, note, påmindelse.
- ☐ Test offline indsamling med wi-fi og mobildata slået fra.
- ☐ Tjek, at alle telefoner er logget ind og opladet, og pak powerbanks.
- ☐ Aftal, hvem der følger op på hvilken type lead.
- ☐ Book tid til opfølgning i kalenderne de to første dage efter messen.
Under messen
- ☐ Scan, så snart en samtale bliver seriøs: badge, visitkort eller QR-kode.
- ☐ Kvalificér på cirka 20 sekunder: tryk på købssignalerne, og tilføj en note eller en stemmenote på 10 sekunder.
- ☐ Indstil en påmindelse for alt, hvad du har lovet.
- ☐ Registrér besøgende, der kun viser en QR-kode. Habsy læser digitale visitkort fra alle udbydere og LinkedIn-QR-koder.
- ☐ Brug QR-koden til dit digitale visitkort på standen, så besøgende kan gemme dine oplysninger og efterlade deres egne via forespørgselsformularen.
- ☐ Hver aften: gennemgå dagens kontakter, scan bunken af visitkort med stakscanning (op til 150 på cirka 5 minutter), og download arrangørens leadfil, hvis I bruger en.
- ☐ Send de mest hastende opfølgninger samme aften.
Klar til dit næste event?
Tag hver samtale fra standen med hjem, med kontekst.
Scan visitkort og badges på sekunder, kvalificér leads på stedet, og giv dit team et klart næste skridt.
Efter messen
Dag 1
- ☐ Gennemgå og ryd op. Ret uklare felter, og håndtér markerede dubletter.
- ☐ Importér arrangørens leadfil, hvis I har en, og håndtér dubletter.
- ☐ Sortér efter købssignaler: tilbud først, så demoer, så forespørgsler om information.
- ☐ Send opfølgninger med den rigtige skabelon til hver gruppe. Se skabeloner til opfølgningsmails efter messer og WhatsApp-skabeloner.
- ☐ Synkronisér til dit CRM, hvis det ikke er sket automatisk.
Dag 2 til 7
- ☐ Book møder og demoer.
- ☐ Send anden opfølgning til dem, der ikke har svaret.
- ☐ Gennemgå rapporten efter eventet: unikke virksomheder, stillingsniveauer, du nåede, teamets indsats og lead scoring.
- ☐ Del resultaterne med teamet, og skriv ned, hvad I vil gøre anderledes næste gang.
Hvem gør hvad på tjeklisten: roller på standen
En tjekliste virker, når alle ved, hvilke punkter der er deres.
| Rolle | Før messen | Under messen | Efter messen |
|---|---|---|---|
| Standansvarlig | Definerer købssignaler, opretter kampagnen, forbinder CRM | Tjekker på Habsy Platform, at signaler og noter bliver udfyldt | Gennemgår rapporten efter eventet og deler resultaterne |
| Alle sælgere | Installerer Habsy, logger ind, tester offline indsamling | Scanner, trykker på signaler, indtaler stemmenoter, indstiller påmindelser | Følger op på de kontakter, de har fået tildelt |
| Ansvarlig for opfølgning | Forbereder skabeloner til tilbud, demoer og brochurer | Sender de mest hastende opfølgninger hver aften | Ejer opkaldslisten for dag 1 og fordeler resten |
En tredages messe dag for dag (illustrativt eksempel)
| Morgen | I løbet af dagen | Aften | |
|---|---|---|---|
| Dag 1 | 10 minutters genopfriskning af felterne | Scan og kvalificér | Stakscan visitkort fra lommerne, send de mest hastende opfølgninger |
| Dag 2 | Den standansvarlige deler, hvad der virker | Scan og kvalificér; markerede dubletter viser besøgende, der kommer igen | Download arrangørens fil, opfølgninger |
| Dag 3 | Aftal planen for dag 1 efter messen | Scan og kvalificér | Sidste stakscanning, fordel kontakter i teamet |
| Dag 4 (tilbage på kontoret) | Filtrér efter købssignaler | Opkald og e-mails | Tjek åbne påmindelser |
Typiske grunde til, at leads går tabt
| Hvornår | Hvorfor | Løsning |
|---|---|---|
| Før | Ingen aftalte felter | Definér købssignaler på forhånd |
| Under | Visitkort proppet i lommen | Scan på standen eller hver aften |
| Under | Wi-fi svigter | Offline indsamling |
| Under | Badgescanning uden kontekst | Købssignaler og en note ved hver scanning |
| Efter | Opfølgningen venter en uge | Plan for dag 1 og skabeloner |
| Efter | Dubletter og rodede eksporter | Gennemgå før synkronisering |
Vil du vide mere, så læs sådan undgår du at miste leads fra events.
Kort sagt
De fleste leads fra en messe bliver vundet eller tabt uden for selve samtalen: i forberedelsen og i opfølgningen. Brug denne tjekliste, og brug én app til hele forløbet. Habsy dækker indsamling, kvalificering, opfølgning, synkronisering til CRM og rapporten efter eventet. Se indsamling af leads på events.
Leder du et team af sælgere på mange events? Se, hvordan Habsy fungerer for salgsteams.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal jeg bruge til indsamling af leads på en messe?
En app til indsamling af leads på telefonen hos alle på standen, aftalte kvalificeringsfelter, en måde at scanne badges på (din egen app eller arrangørens lead retrieval), en plan for visitkort og QR-koder og en plan for opfølgning de første dage efter messen.
Hvor lang tid i forvejen skal jeg forberede indsamling af leads til en messe?
Start fire til seks uger før: vælg app, aftal felter, og tjek badgeformater med arrangøren. Træn teamet, og test offlinetilstand i ugen før.
Hvordan indsamler jeg leads, når wi-fi på messen svigter?
Brug en app, der virker offline. Habsy registrerer visitkort og badges uden internet og behandler dem, når du er online igen.
Hvad skal der ske efter en messe?
Gennemgå kontakterne og fjern dubletter, sortér dem efter købssignaler, send personlige opfølgninger inden for én arbejdsdag, synkronisér til dit CRM, og gennemgå rapporten efter eventet.
Hvordan måler jeg, om messen var en succes?
Følg antal kontakter, unikke virksomheder, kvalificerede leads og pris pr. kvalificeret lead i den første uge, derefter salgsmuligheder efter 90 dage og omsætning senere. Se vores guide til ROI på messer og rapporten efter eventet.
Klar til dit næste event?
Tag hver samtale fra standen med hjem, med kontekst.
Scan visitkort og badges på sekunder, kvalificér leads på stedet, og giv dit team et klart næste skridt.
