Checklist de captación de leads en ferias: antes, durante y después
La mayoría de los leads que se pierden en una feria se pierden antes de que abra, por no tener un plan de captación, o después de que cierre, por un seguimiento lento. Esta checklist de captación de leads en ferias cubre qué hacer semanas antes, en el stand y en los días posteriores, para que cada conversación se convierta en un contacto con el que puedas actuar.
Claire BennettActualizado el 6 min de lectura
La respuesta rápida
Una buena captación de leads en ferias tiene tres fases. Antes de la feria, elige tu app, acordad los campos de cualificación y consulta al organizador el formato de las acreditaciones. Durante la feria, escanea cada tarjeta y acreditación y añade señales de intención, una nota y un recordatorio en unos 20 segundos. Después de la feria, elimina duplicados, ordena por señales de intención y empieza el seguimiento en un día laborable como máximo. Usa la checklist siguiente.
Antes de la feria (de cuatro a seis semanas antes)
- ☐ Fija un objetivo de leads cualificados, no solo de escaneos. Consulta el ROI de las ferias.
- ☐ Elige tu app de captura de leads e instálala en el móvil de cada persona del stand.
- ☐ Acordad cuatro o cinco campos de cualificación con opciones fijas, como interés, cantidad, plazo y siguiente paso. Consulta las preguntas para cualificar leads.
- ☐ Pregunta al organizador por las acreditaciones: ¿QR, NFC o cifradas? ¿Necesitas su lead retrieval? Consulta captura de leads frente a lead retrieval.
- ☐ Conecta tu CRM o decide exportar a una hoja de cálculo.
- ☐ Crea una campaña para la feria para que todos los escaneos queden agrupados bajo ella.
- ☐ Prepara plantillas de seguimiento para cada tipo de lead: presupuesto, demo, catálogo, charla breve.
- ☐ Configura tu tarjeta digital con tu número de stand y tu catálogo, además de un formulario de consulta con Habsy Plus, e imprime su código QR para el stand.
En Habsy
- Define las señales de intención con Habsy Plus, o deja que Habsy las cree con IA a partir de tu web
- Conecta tu CRM, email y calendario en Settings, en el apartado Integraciones
- Crea la campaña en Habsy Platform
- Configura las Card Preferences, como la sincronización automática con el CRM o el envío automático de tu tarjeta digital al guardar
La semana anterior
- ☐ Forma al equipo en 10 minutos: escanear, cualificar, anotar, poner un recordatorio.
- ☐ Prueba la captura sin conexión con el wifi y los datos móviles desactivados.
- ☐ Comprueba que todos los móviles tienen la sesión iniciada y están cargados, y lleva baterías externas.
- ☐ Decidid quién hace el seguimiento de cada tipo de lead.
- ☐ Reserva tiempo para el seguimiento en el calendario los dos días posteriores a la feria.
Durante la feria
- ☐ Escanea en cuanto la conversación se pone seria: acreditación, tarjeta o código QR.
- ☐ Cualifica en unos 20 segundos: marca las señales de intención y añade una nota o una nota de voz de 10 segundos.
- ☐ Pon un recordatorio para todo lo que hayas prometido.
- ☐ Capta a los visitantes que solo enseñan un código QR. Habsy lee tarjetas digitales de cualquier proveedor y códigos QR de LinkedIn.
- ☐ Usa el código QR de tu tarjeta digital en el stand, para que los visitantes guarden tus datos y te dejen los suyos con el formulario de consulta.
- ☐ Cada tarde: revisa los contactos del día, escanea los montones de tarjetas con el escaneo por lotes (hasta 150 en unos 5 minutos) y descarga el archivo de leads del organizador si lo usas.
- ☐ Envía esa misma tarde los seguimientos más urgentes.
¿Listo para tu próximo evento?
Llévate cada conversación del stand con su contexto.
Escanea tarjetas y acreditaciones en segundos, califica leads en el momento y da a tu equipo un siguiente paso claro.
Después de la feria
Día 1 tras la feria
- ☐ Revisa y limpia. Corrige los campos poco claros y resuelve los duplicados marcados.
- ☐ Importa el archivo de leads del organizador, si lo hay, y resuelve los duplicados.
- ☐ Ordena por señales de intención: primero los presupuestos, luego las demos y después las peticiones de información.
- ☐ Envía los seguimientos con la plantilla adecuada para cada grupo. Consulta las plantillas de email de seguimiento tras una feria y las plantillas de WhatsApp.
- ☐ Sincroniza con tu CRM si no se hizo automáticamente.
Días 2 a 7
- ☐ Agenda reuniones y demos.
- ☐ Envía segundos seguimientos a quienes no han respondido.
- ☐ Revisa el informe posterior al evento: empresas únicas, nivel jerárquico alcanzado, rendimiento del equipo y lead scoring.
- ☐ Comparte los resultados con el equipo y apunta qué cambiar la próxima vez.
Funciones en el stand
Una checklist funciona cuando cada persona sabe qué tareas le tocan.
| Función | Antes de la feria | Durante la feria | Después de la feria |
|---|---|---|---|
| Responsable del stand | Define las señales de intención, crea la campaña, conecta el CRM | Comprueba en Habsy Platform que se están rellenando las señales y las notas | Revisa el informe posterior al evento y comparte los resultados |
| Cada comercial | Instala Habsy, inicia sesión, prueba la captura sin conexión | Escanea, marca señales, graba notas de voz, pone recordatorios | Hace el seguimiento de los contactos asignados |
| Responsable del seguimiento | Prepara plantillas para peticiones de presupuesto, demo y catálogo | Envía cada tarde los seguimientos más urgentes | Se encarga de la lista de llamadas del primer día de vuelta y reparte el resto |
Una feria de tres días, día a día (ilustrativo)
| Mañana | Durante el día | Tarde | |
|---|---|---|---|
| Día 1 | Repaso de 10 minutos de los campos | Escanear y cualificar | Escanear por lotes las tarjetas acumuladas, enviar los seguimientos más urgentes |
| Día 2 | El responsable del stand comparte lo que funciona | Escanear y cualificar; los duplicados marcados muestran qué visitantes repiten | Descargar el archivo del organizador, seguimientos |
| Día 3 | Acordar el plan para el primer día de vuelta | Escanear y cualificar | Último escaneo por lotes, repartir los contactos entre el equipo |
| Día 4 (de vuelta en la oficina) | Filtrar por señales de intención | Llamadas y emails | Revisar los recordatorios pendientes |
Motivos habituales por los que se pierden leads
| Cuándo | Por qué | Solución |
|---|---|---|
| Antes | No hay campos acordados | Definir las señales de intención con antelación |
| Durante | Tarjetas olvidadas en los bolsillos | Escanear en el stand o cada tarde |
| Durante | Falla el wifi | Captura sin conexión |
| Durante | Escaneo de acreditación sin contexto | Señales de intención y una nota en cada escaneo |
| Después | El seguimiento espera una semana | Plan para el primer día de vuelta y plantillas |
| Después | Duplicados y exportaciones desordenadas | Revisar antes de sincronizar |
Para saber más, lee cómo evitar perder leads en eventos.
En resumen
La mayoría de los leads de una feria se ganan o se pierden fuera de la conversación: en la preparación y en el seguimiento. Usa esta checklist y una sola app para todo el proceso. Habsy cubre la captación, la cualificación, el seguimiento, la sincronización con el CRM y el informe posterior al evento. Descubre la captura de leads en eventos.
¿Diriges un equipo comercial que va a muchas ferias? Descubre cómo funciona Habsy para equipos comerciales.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para captar leads en una feria?
Una app de captura de leads en el móvil de cada persona del stand, campos de cualificación acordados, una forma de escanear acreditaciones (tu app o el lead retrieval del organizador), un plan para las tarjetas de visita y los códigos QR, y un plan de seguimiento para los primeros días después de la feria.
¿Con cuánta antelación debo preparar la captación de leads para una feria?
Empieza de cuatro a seis semanas antes: elige tu app, acordad los campos y consulta al organizador el formato de las acreditaciones. La semana anterior, forma al equipo y prueba el modo sin conexión.
¿Cómo capto leads si falla el wifi del recinto?
Usa una app que capture sin conexión. Habsy capta tarjetas y acreditaciones sin internet y las procesa cuando vuelves a tener conexión.
¿Qué hay que hacer después de una feria?
Revisar los contactos y eliminar duplicados, ordenarlos por señales de intención, enviar seguimientos personalizados en un día laborable como máximo, sincronizarlos con tu CRM y revisar el informe posterior al evento.
¿Cómo mido si la feria ha funcionado?
Mide los contactos, las empresas únicas, los leads cualificados y el coste por lead cualificado en la primera semana; luego, las oportunidades a los 90 días y, más adelante, los ingresos. Consulta nuestra guía sobre el ROI de las ferias y el informe posterior al evento.
¿Listo para tu próximo evento?
Llévate cada conversación del stand con su contexto.
Escanea tarjetas y acreditaciones en segundos, califica leads en el momento y da a tu equipo un siguiente paso claro.
