Escáner de acreditaciones para ferias: cómo escanear acreditaciones con el móvil

La respuesta rápida

Un escáner de acreditaciones para ferias es una app que lee el código QR o el chip NFC de la acreditación de un asistente y guarda sus datos como contacto en tu móvil. Sustituye o complementa los lectores que los organizadores alquilan a los expositores. Habsy escanea gratis acreditaciones QR y NFC, además de tarjetas de visita y códigos QR, y te permite añadir notas, señales de intención y un recordatorio a cada escaneo. Consulta el escáner universal de acreditaciones.

Cómo funciona el escaneo de acreditaciones

La mayoría de los eventos actuales imprimen un código en cada acreditación o le incorporan un chip:

• Acreditaciones con código QR: son las más habituales. El código contiene directamente los datos del asistente o un identificador que el sistema del organizador vincula a su registro.
• Acreditaciones NFC: llevan un chip que el móvil lee al acercarlo.
• Solo datos impresos. Algunos eventos pequeños imprimen el nombre y la empresa sin ningún código. En ese caso, escanea la tarjeta de visita del visitante.

Si el código contiene los datos, cualquier escáner capaz puede leerlos. Si solo contiene un identificador, o los datos están cifrados, solo la app oficial del organizador puede convertirlo en un contacto.

Consulta con el organizador antes de la feria

Haz al organizador tres preguntas, en el manual del expositor o por correo:

1. ¿Las acreditaciones llevan código QR, NFC o ambos?
2. ¿Los datos están cifrados o vinculados a una app de captura de leads con licencia?
3. ¿Qué campos contiene la acreditación?

Si las acreditaciones están cifradas, necesitarás el servicio de captura de leads del organizador para escanearlas. Puedes seguir usando tu propia app para tarjetas de visita, códigos QR y cualificación. Explicamos los pros y contras en qué es el lead retrieval.

Lo que te da un escaneo de acreditación, y lo que no

Una acreditación te dice quién es alguien. No te dice por qué se ha parado en tu stand.

Esa columna de lo que falta es la que decide si tu seguimiento da en el clavo. Por eso escanear, por sí solo, no es captar leads. Lo explicamos en nuestro artículo sobre escáneres de acreditaciones frente a plataformas de captura de leads.

Lo que Habsy añade a cada escaneo de acreditación

Aquí es donde se separan un escáner de acreditaciones y una app de captura de leads. El escaneo te da los datos de registro del visitante. Habsy te permite guardar lo que pasó en la conversación en más o menos el tiempo que tarda el visitante en volver a colgarse la acreditación.

Señales de intención: cuánto interés, cuánto volumen, para cuándo

Las señales de intención son un formulario de cualificación de leads integrado: campos de cualificación que define tu equipo antes de la feria, cada uno con su propia escala, y que se responden en unos toques. Están disponibles con Habsy Plus.

• Tus campos, tus escalas. Un proveedor de embalaje puede usar tramos de volumen de pedido de 100, 500, 1000, 2000 y 5000 unidades. Una empresa de software puede usar tamaño del equipo y demo solicitada. Un distribuidor puede usar zona y categoría de producto.
• Se marcan, no se teclean. Después del escaneo, tocas el nivel que corresponde a lo que dijo el visitante. Lleva segundos, aunque haya cola detrás.
• Las cifras exactas, en una nota. Si dijo «unas 4200 al mes», marca el tramo de 5000 y escribe la cifra exacta.
• Se configuran en minutos. Habsy puede crear señales de intención con IA a partir de tu web o de una breve descripción de tu negocio, y tú las ajustas a tu proceso comercial.

Como todos los comerciales registran los mismos campos de la misma forma, la lista se puede ordenar en cuanto termina la feria. Puedes filtrar a todos los que quieren presupuesto este trimestre, exportar los campos como columnas y verlos en Habsy Platform para todo el equipo. Más información en qué son las señales de intención y en preguntas para cualificar leads en ferias.

Contexto: lo que realmente se dijo

Dos días después de la feria, «interesado» no basta para escribir un buen correo. Necesitas el detalle: el problema que describió, el competidor que mencionó, la muestra que pidió.

• Notas de voz, con Habsy Plus. Graba 10 segundos mientras acompañas al visitante: «Necesita film apto para uso alimentario, no está contento con los plazos de su proveedor actual, enviar muestras antes del viernes». La nota se transcribe al inglés, la transcripción tiene búsqueda y se incluye en las exportaciones, así que quien hace el seguimiento no tiene por qué ser quien escaneó.
• Notas de texto para datos rápidos, en el plan gratuito.
• Categorías, con Habsy Plus, para agrupar contactos por sector o segmento. Un administrador puede asignar una categoría predeterminada a cada miembro del stand, de modo que cada contacto que escanee vaya a la categoría correcta sin un toque más, y el comercial puede cambiarla.
• Duplicados marcados. Cuando el mismo visitante vuelve el segundo día, Habsy marca el posible duplicado y tú eliges qué conservar, para que la segunda conversación se sume a la primera en lugar de crear otro registro.

Saber a quién has conocido

Una acreditación te da un nombre y una empresa. Con Habsy Plus, una ficha de contacto enriquecida con IA completa el resto a partir de fuentes públicas: un resumen de la persona, su trayectoria y formación, y un perfil de la empresa con sus productos, servicios y datos de contacto. Habsy indica una tasa de éxito del enriquecimiento del 98 %. Lee qué es el enriquecimiento de empresas.

Automatizaciones después de cada guardado

Con Habsy Plus, las Card Preferences se ejecutan en segundo plano cada vez que se guarda un contacto, sin que el comercial del stand haga nada más:

• Enriquecer automáticamente el contacto
• Enviar automáticamente tu tarjeta digital, para que el visitante tenga tus datos antes de llegar al siguiente stand
• Enviar automáticamente una plantilla de correo o WhatsApp (requiere la integración correspondiente)
• Sincronizar automáticamente con tu CRM, como Salesforce, HubSpot o Zoho CRM

Seguimiento desde el mismo registro

A la mañana siguiente, todo lo que captó el comercial está en el contacto:

1. Filtra por señales de intención para preparar la lista de llamadas del día 1.
2. Lee o busca en la nota de voz antes de llamar.
3. Escribe el mensaje con IA a partir de una breve indicación, con los datos del contacto. Es gratis.
4. Usa recordatorios para que el segundo seguimiento llegue a tiempo.

La feria de todo el equipo, de un vistazo

En Habsy Platform, cada evento es una campaña. Los responsables ven todos los contactos que captó el equipo, filtran por señales de intención, asignan contactos a miembros del equipo con un recordatorio y obtienen analíticas de campaña: empresas únicas, empresas principales, cuántos contactos de vicepresidencia, dirección, alta dirección (C-level) y mandos intermedios alcanzó el equipo, rendimiento de cada miembro del stand y lead scoring en el informe posterior al evento. Consulta el ROI de una feria y el informe posterior al evento.

Cómo escanear acreditaciones con Habsy, paso a paso

1. Escanea la acreditación. Abre Habsy y escanea el código QR, o acerca el móvil a una acreditación NFC. Los datos se guardan en un contacto nuevo.
2. Completa lo que falta. Si la acreditación no trae teléfono, escanea también su tarjeta de visita o escríbelo. Habsy lee tarjetas de visita con un 99 % de precisión, la mejor en nuestras pruebas internas.
3. Marca las señales de intención. Toca los niveles que corresponden a la conversación.
4. Añade contexto. Una nota de texto breve o una nota de voz de 10 segundos.
5. Guarda y fija el siguiente paso. Añade un recordatorio. Las Card Preferences se encargan en segundo plano del enriquecimiento, de tu tarjeta digital y de la sincronización con el CRM.

El wifi del recinto suele fallar cuando el pabellón está lleno. Habsy captura acreditaciones y tarjetas sin conexión y las procesa cuando vuelves a tener red, así que la cola de tu stand no espera a la cobertura.

App en el móvil frente a lector de acreditaciones alquilado

Tienes la comparativa completa en captura de leads frente a lead retrieval.

Consejos para escanear acreditaciones en un stand con mucho movimiento

• Asigna quién escanea. Cada miembro del stand debe tener la app instalada y la sesión iniciada antes de que abran las puertas.
• Acordad tres o cuatro señales de intención. Con más, nadie las rellena en plena avalancha.
• Graba la nota de voz mientras acompañas al visitante. No le quita tiempo a la siguiente conversación.
• Primero escanea, luego habla. Escanea en cuanto la conversación se pone seria y añade el contexto antes del siguiente visitante.
• Usa una campaña. En Habsy Platform, crea una campaña para el evento para que todos los escaneos queden agrupados y el informe posterior al evento esté listo cuando vuelvas.
• Haz el seguimiento el día 1. Lee nuestro flujo de seguimiento del día 1.

En resumen

Una app para escanear acreditaciones en tu móvil capta los datos en un segundo, y la misma app sirve para tarjetas de visita y códigos QR. Lo que separa una lista de acreditaciones de una lista de leads es lo que añades en el stand: señales de intención que dicen a quién llamar primero y contexto que dice qué contarle. Habsy escanea acreditaciones gratis, y Habsy Plus capta las dos cosas en unos 20 segundos por visitante. Descubre cómo funciona la captura de leads en eventos.