Checklist de captura de leads em feiras: antes, durante e depois do evento
A maioria dos leads perdidos em feiras se perde antes da abertura, por falta de um plano de captura, ou depois do encerramento, por um follow-up lento. Este checklist de captura de leads em feiras mostra o que fazer semanas antes, no estande e nos dias seguintes, para que cada conversa vire um contato com que você possa trabalhar.
Claire BennettAtualizado em 6 min de leitura
A resposta rápida
Uma boa captação de leads em feiras acontece em três fases. Antes da feira, escolha o app, combine os campos de qualificação e confirme o formato dos crachás com a organizadora. Durante a feira, escaneie cada cartão e crachá e adicione sinais de intenção, uma nota e um lembrete em cerca de 20 segundos. Depois da feira, elimine duplicados, separe por sinais de intenção e comece o follow-up em até um dia útil. Use o checklist abaixo.
Antes da feira (de quatro a seis semanas antes)
- ☐ Defina uma meta de leads qualificados, não só de scans. Veja ROI de feiras.
- ☐ Escolha seu app de captura de leads e instale no celular de cada pessoa do estande.
- ☐ Combine quatro ou cinco campos de qualificação com opções fixas, como interesse, quantidade, prazo e próximo passo. Veja perguntas para qualificar leads.
- ☐ Pergunte à organizadora sobre os crachás: QR, NFC ou criptografado? Você precisa do lead retrieval dela? Veja captura de leads vs lead retrieval.
- ☐ Conecte seu CRM ou decida exportar para planilha.
- ☐ Crie uma campanha para o evento para que cada scan fique agrupado no evento.
- ☐ Prepare modelos de follow-up para cada tipo de lead: orçamento, demo, catálogo, conversa rápida.
- ☐ Configure seu cartão digital com o número do estande e o catálogo, mais um formulário de contato com o Habsy Plus, e imprima o QR code dele para o estande.
Na Habsy
- Defina os sinais de intenção com o Habsy Plus, ou deixe a Habsy criá-los com IA a partir do seu site
- Conecte seu CRM, e-mail e agenda em Settings, na opção Integrations
- Crie a campanha na Habsy Platform
- Configure as Card Preferences, como sincronização automática com o CRM ou envio automático do seu cartão digital depois de salvar
Na semana anterior
- ☐ Treine a equipe em 10 minutos: escanear, qualificar, anotar, criar lembrete.
- ☐ Teste a captura offline com Wi-Fi e dados móveis desligados.
- ☐ Confira se todos os celulares estão logados e carregados, e leve power banks.
- ☐ Combine quem faz o follow-up de cada tipo de lead.
- ☐ Reserve na agenda um tempo para o follow-up nos dois dias seguintes à feira.
Durante a feira
- ☐ Escaneie assim que a conversa ficar séria: crachá, cartão ou QR code.
- ☐ Qualifique em cerca de 20 segundos: toque nos sinais de intenção e adicione uma nota ou uma nota de voz de 10 segundos.
- ☐ Crie um lembrete para tudo o que você prometeu.
- ☐ Capture os visitantes que só mostram um QR code. A Habsy lê cartões digitais de qualquer fornecedor e QR codes do LinkedIn.
- ☐ Use o QR code do seu cartão digital no estande, para que os visitantes salvem seus dados e deixem os deles pelo formulário de contato.
- ☐ Toda noite: revise os contatos do dia, escaneie a pilha de cartões com a leitura em lote (até 150 em cerca de 5 minutos) e baixe o arquivo de leads da organizadora, se você usar um.
- ☐ Envie os follow-ups mais urgentes na mesma noite.
Pronto para o seu próximo evento?
Volte de cada conversa no estande com todo o contexto.
Escaneie cartões e crachás em segundos, qualifique leads na hora e dê à sua equipe um próximo passo claro.
Depois da feira
Dia 1
- ☐ Revise e limpe. Corrija campos confusos e resolva os duplicados sinalizados.
- ☐ Importe o arquivo de leads da organizadora, se houver, e resolva os duplicados.
- ☐ Separe por sinais de intenção: primeiro os orçamentos, depois as demos, depois os pedidos de informação.
- ☐ Envie os follow-ups com o modelo certo para cada grupo. Veja os modelos de e-mail de follow-up pós-feira e os modelos para WhatsApp.
- ☐ Sincronize com o seu CRM se isso não aconteceu automaticamente.
Dias 2 a 7
- ☐ Agende reuniões e demos.
- ☐ Envie o segundo follow-up para quem não respondeu.
- ☐ Analise o relatório pós-evento: empresas únicas, senioridade alcançada, desempenho da equipe e lead scoring.
- ☐ Compartilhe os resultados com a equipe e anote o que mudar na próxima vez.
Papéis no estande
Um checklist funciona quando cada um sabe quais itens são seus.
| Papel | Antes da feira | Durante a feira | Depois da feira |
|---|---|---|---|
| Líder do estande | Define os sinais de intenção, cria a campanha, conecta o CRM | Confere na Habsy Platform se os sinais e as notas estão sendo preenchidos | Analisa o relatório pós-evento e compartilha os resultados |
| Cada vendedor | Instala a Habsy, faz login, testa a captura offline | Escaneia, marca os sinais, grava notas de voz, cria lembretes | Faz o follow-up dos contatos atribuídos a ele |
| Responsável pelo follow-up | Prepara modelos para pedidos de orçamento, demo e catálogo | Envia os follow-ups mais urgentes toda noite | Cuida da lista de ligações do Dia 1 e distribui o resto |
Uma feira de três dias, dia a dia (exemplo ilustrativo)
| Manhã | Durante o dia | Noite | |
|---|---|---|---|
| Dia 1 | Revisão de 10 minutos sobre os campos | Escanear e qualificar | Leitura em lote dos cartões do bolso, envio dos follow-ups mais urgentes |
| Dia 2 | Líder do estande compartilha o que está funcionando | Escanear e qualificar; os duplicados sinalizados mostram quem voltou ao estande | Baixar o arquivo da organizadora, follow-ups |
| Dia 3 | Combinar o plano do Dia 1 | Escanear e qualificar | Última leitura em lote, distribuir os contatos entre a equipe |
| Dia 4 (de volta ao escritório) | Filtrar por sinais de intenção | Ligações e e-mails | Conferir os lembretes em aberto |
Motivos comuns para perder leads
| Quando | Por quê | Solução |
|---|---|---|
| Antes | Nenhum campo combinado | Definir os sinais de intenção com antecedência |
| Durante | Cartões esquecidos no bolso | Escanear no estande ou toda noite |
| Durante | O Wi-Fi cai | Captura offline |
| Durante | Crachá lido sem contexto | Sinais de intenção e uma nota em cada scan |
| Depois | O follow-up espera uma semana | Plano do Dia 1 e modelos prontos |
| Depois | Duplicados e exportações bagunçadas | Revisar antes de sincronizar |
Para saber mais, leia como evitar perder leads em eventos.
Conclusão
A maioria dos leads de feira é ganha ou perdida fora da conversa em si: na preparação e no follow-up. Use este checklist e use um único app para o fluxo inteiro. A Habsy cobre captura, qualificação, follow-up, sincronização com o CRM e o relatório pós-evento. Conheça a captura de leads em eventos.
Gerencia uma equipe de vendedores em vários eventos? Veja como a Habsy funciona para equipes de vendas.
Perguntas frequentes
O que eu preciso para captar leads em uma feira?
Um app de captura de leads no celular de cada pessoa do estande, campos de qualificação combinados, uma forma de ler crachás (o seu app ou o lead retrieval da organizadora), um plano para cartões de visita e QR codes e um plano de follow-up para os primeiros dias depois da feira.
Com quanta antecedência devo preparar a captura de leads para uma feira?
Comece de quatro a seis semanas antes: escolha o app, combine os campos e confirme o formato dos crachás com a organizadora. Na semana anterior, treine a equipe e teste o modo offline.
Como capturar leads quando o Wi-Fi do pavilhão cai?
Use um app que capture offline. A Habsy captura cartões e crachás sem internet e processa tudo quando você volta a ficar online.
O que fazer depois de uma feira?
Revise os contatos e elimine duplicados, separe por sinais de intenção, envie follow-ups personalizados em até um dia útil, sincronize com o seu CRM e analise o relatório pós-evento.
Como medir se a feira deu resultado?
Acompanhe contatos, empresas únicas, leads qualificados e custo por lead qualificado na primeira semana, depois as oportunidades em 90 dias e a receita mais adiante. Veja nosso guia sobre ROI de feiras e o relatório pós-evento.
Pronto para o seu próximo evento?
Volte de cada conversa no estande com todo o contexto.
Escaneie cartões e crachás em segundos, qualifique leads na hora e dê à sua equipe um próximo passo claro.
