Checklist pro sběr leadů na veletrhu: před veletrhem, během něj a po něm
Většina ztracených leadů z veletrhu se ztratí ještě před otevřením, protože chybí plán sběru, nebo po skončení, protože follow-up přijde pozdě. Tento checklist (kontrolní seznam) pro sběr leadů na veletrhu pokrývá, co udělat týdny předem, na stánku a v dnech po akci, aby se z každého rozhovoru stal kontakt, se kterým můžete pracovat.
Claire BennettAktualizováno 6 min čtení
Rychlá odpověď
Dobrý sběr leadů na veletrhu má tři fáze. Před veletrhem vyberte aplikaci, dohodněte se na kvalifikačních polích a ověřte si u pořadatele formát visaček. Během veletrhu naskenujte každou vizitku a visačku a zhruba za 20 sekund přidejte nákupní signály, poznámku a připomínku. Nákupní signály jsou vestavěný formulář pro kvalifikaci leadů: zájem o produkt, rozpočet, termín, vyplněný pár klepnutími. Po veletrhu odstraňte duplicity, roztřiďte kontakty podle nákupních signálů a začněte s follow-upem do jednoho pracovního dne. Použijte checklist níže.
Před veletrhem (čtyři až šest týdnů předem)
- ☐ Stanovte si cíl pro kvalifikované leady, ne jen pro počet skenů. Viz návratnost veletrhu (ROI).
- ☐ Vyberte aplikaci pro sběr leadů a nainstalujte ji do telefonu každému, kdo bude na stánku.
- ☐ Dohodněte se na čtyřech nebo pěti kvalifikačních polích s pevnými možnostmi, například zájem, množství, termín a další krok. Viz otázky pro kvalifikaci leadů.
- ☐ Zeptejte se pořadatele na visačky: QR, NFC, nebo šifrované? Potřebujete jeho lead retrieval? Viz sběr leadů vs lead retrieval.
- ☐ Připojte CRM, nebo se rozhodněte pro export do tabulky.
- ☐ Vytvořte kampaň pro veletrh, aby se každý sken zařadil pod danou akci.
- ☐ Připravte šablony pro follow-up pro každý typ leadu: nabídka, ukázka, prospekt, krátký rozhovor.
- ☐ Nastavte si digitální vizitku s číslem stánku a prospektem, s Habsy Plus i s poptávkovým formulářem, a vytiskněte její QR kód na stánek.
V Habsy
- S Habsy Plus si nadefinujte nákupní signály, nebo je nechte Habsy vytvořit pomocí AI z vašeho webu
- V Settings, v sekci Integrace, připojte CRM, e-mail a kalendář
- Vytvořte kampaň v Habsy Platform
- Nastavte Card Preferences, například automatickou synchronizaci s CRM nebo automatické odeslání digitální vizitky po uložení
Týden před veletrhem
- ☐ Proškolte tým za 10 minut: naskenovat, kvalifikovat, poznámka, připomínka.
- ☐ Vyzkoušejte sběr offline s vypnutou Wi-Fi i mobilními daty.
- ☐ Zkontrolujte, že je každý telefon přihlášený a nabitý, a přibalte powerbanky.
- ☐ Domluvte se, kdo se ozve kterému typu leadů.
- ☐ Zablokujte si v kalendářích čas na follow-up na dva dny po veletrhu.
Během veletrhu
- ☐ Skenujte, jakmile rozhovor začne být vážný: visačku, vizitku nebo QR kód.
- ☐ Kvalifikujte zhruba za 20 sekund: klepněte na nákupní signály, přidejte poznámku nebo 10sekundovou hlasovou poznámku.
- ☐ Nastavte si připomínku ke všemu, co jste slíbili.
- ☐ Zachyťte i návštěvníky, kteří mají jen QR kód. Habsy přečte digitální vizitky od jakéhokoli poskytovatele i QR kódy LinkedIn.
- ☐ Na stánku používejte QR kód své digitální vizitky, aby si návštěvníci mohli uložit vaše údaje a přes poptávkový formulář vám nechat své.
- ☐ Každý večer: projděte kontakty z daného dne, hromadně naskenujte balíček vizitek (až 150 zhruba za 5 minut) a stáhněte si soubor s leady od pořadatele, pokud ho používáte.
- ☐ Nejnaléhavější follow-upy pošlete ještě týž večer.
Připraveni na další akci?
Odneste si z každého rozhovoru na stánku i kontext.
Skenujte vizitky a visačky během pár sekund, vyhodnoťte leady hned na místě a dejte týmu jasný další krok.
Po veletrhu
1. den
- ☐ Projděte a vyčistěte data. Opravte nejasná pole a vyřešte označené duplicity.
- ☐ Naimportujte soubor s leady od pořadatele, pokud nějaký máte, a vyřešte duplicity.
- ☐ Roztřiďte kontakty podle nákupních signálů: nejdřív nabídky, pak ukázky, pak žádosti o informace.
- ☐ Pošlete follow-upy se správnou šablonou pro každou skupinu. Viz šablony e-mailů pro follow-up po veletrhu a šablony pro WhatsApp.
- ☐ Synchronizujte kontakty s CRM, pokud se to nestalo automaticky.
2. až 7. den
- ☐ Domluvte schůzky a ukázky.
- ☐ Pošlete druhý follow-up těm, kdo neodpověděli.
- ☐ Projděte zprávu po akci: unikátní firmy, dosažené úrovně pozic, výkon týmu a hodnocení leadů.
- ☐ Sdílejte výsledky s týmem a poznamenejte si, co příště změnit.
Role na stánku
Checklist funguje, když každý ví, které body jsou jeho.
| Role | Před veletrhem | Během veletrhu | Po veletrhu |
|---|---|---|---|
| Vedoucí stánku | Definuje nákupní signály, vytvoří kampaň, připojí CRM | V Habsy Platform kontroluje, že se signály a poznámky vyplňují | Projde zprávu po akci a sdílí výsledky |
| Každý obchodník | Nainstaluje Habsy, přihlásí se, vyzkouší sběr offline | Skenuje, klepe na signály, nahrává hlasové poznámky, nastavuje připomínky | Ozve se přiděleným kontaktům |
| Odpovědná osoba pro follow-up | Připraví šablony pro žádosti o nabídku, ukázku a prospekt | Každý večer pošle nejnaléhavější follow-upy | Má na starosti seznam hovorů na 1. den a rozdělí zbytek |
Třídenní veletrh den po dni (příklad pro ilustraci)
| Ráno | Během dne | Večer | |
|---|---|---|---|
| 1. den | 10minutové zopakování polí | Skenovat a kvalifikovat | Hromadně naskenovat vizitky z kapes, poslat nejnaléhavější follow-upy |
| 2. den | Vedoucí stánku sdílí, co funguje | Skenovat a kvalifikovat; označené duplicity ukážou vracející se návštěvníky | Stáhnout soubor od pořadatele, follow-upy |
| 3. den | Dohodnout plán na 1. den po veletrhu | Skenovat a kvalifikovat | Poslední hromadné skenování, rozdělit kontakty v týmu |
| 4. den (zpět v práci) | Vyfiltrovat podle nákupních signálů | Hovory a e-maily | Zkontrolovat otevřené připomínky |
Nejčastější důvody, proč se leady ztrácejí
| Kdy | Proč | Řešení |
|---|---|---|
| Před | Žádná dohodnutá pole | Definujte nákupní signály předem |
| Během | Vizitky nacpané v kapsách | Skenujte na stánku nebo každý večer |
| Během | Nefunguje Wi-Fi | Sběr offline |
| Během | Sken visačky bez kontextu | Nákupní signály a poznámka ke každému skenu |
| Po | Follow-up čeká týden | Plán na 1. den a šablony |
| Po | Duplicity a nepřehledné exporty | Kontrola před synchronizací |
Víc najdete v článku jak neztrácet leady z akcí.
Shrnutí
Většinu leadů z veletrhu získáte, nebo ztratíte mimo samotný rozhovor: v přípravě a ve follow-upu. Použijte tento checklist a na celý postup jednu aplikaci. Habsy pokryje sběr, kvalifikaci, follow-up, synchronizaci s CRM i zprávu po akci. Podívejte se na sběr leadů na akcích.
Vedete tým obchodníků na mnoha akcích? Podívejte se, jak Habsy funguje pro obchodní týmy.
Časté dotazy
Co potřebuji pro sběr leadů na veletrhu?
Aplikaci pro sběr leadů v telefonu každého, kdo je na stánku, dohodnutá kvalifikační pole, způsob skenování visaček (vaše aplikace nebo lead retrieval od pořadatele), plán pro vizitky a QR kódy a plán follow-upu na první dny po veletrhu.
Jak dlouho dopředu se na sběr leadů na veletrhu připravit?
Začněte čtyři až šest týdnů předem: vyberte aplikaci, dohodněte se na polích a ověřte si u pořadatele formát visaček. Týden před veletrhem proškolte tým a vyzkoušejte režim offline.
Jak sbírat leady, když na výstavišti nefunguje Wi-Fi?
Použijte aplikaci, která funguje offline. Habsy zachytí vizitky i visačky bez internetu a zpracuje je, jakmile budete znovu online.
Co dělat po veletrhu?
Projděte kontakty a odstraňte duplicity, roztřiďte je podle nákupních signálů, do jednoho pracovního dne pošlete personalizované follow-upy, synchronizujte kontakty s CRM a projděte zprávu po akci.
Jak poznám, jestli se veletrh vyplatil?
V prvním týdnu sledujte počet kontaktů, unikátních firem, kvalifikovaných leadů a náklady na kvalifikovaný lead, po 90 dnech obchodní příležitosti a později tržby. Viz náš průvodce návratností veletrhu a zprávou po akci.
Připraveni na další akci?
Odneste si z každého rozhovoru na stánku i kontext.
Skenujte vizitky a visačky během pár sekund, vyhodnoťte leady hned na místě a dejte týmu jasný další krok.
