Šablony e-mailů pro follow-up po veletrhu: 8 příkladů, které můžete poslat hned zítra
Follow-up e-mail po veletrhu rozhoduje o tom, jestli z rozhovoru na stánku bude obchod. Těchto osm šablon pokrývá situace, které opravdu zažijete, od naléhavé žádosti o cenovou nabídku až po návštěvníka, se kterým jste prohodili jen pár slov. Každá je krátká, konkrétní a snadno ji přizpůsobíte.
Claire BennettAktualizováno 7 min čtení
Na této stránce
- Rychlá odpověď
- Než začnete psát: roztřiďte leady
- Šablona 1: Žádost o cenovou nabídku
- Šablona 2: Zájem o ukázku
- Šablona 3: Žádost o prospekt nebo informace
- Šablona 4: Krátký rozhovor
- Šablona 5: Zastavili se, když jste neměli čas
- Šablona 6: Odeslaný vzorek nebo zkušební verze
- Šablona 7: Druhý follow-up bez odpovědi
- Šablona 8: Zájem o distribuci nebo partnerství
- Předměty, které lidé otevírají
- Jak personalizovat ve velkém s Habsy
- Zadání, ze kterých AI napíše dobrý follow-up
- Jak z těchto šablon udělat šablony v Habsy
- Časté chyby
- Shrnutí
Rychlá odpověď
Dobrý follow-up e-mail po veletrhu odešlete do jednoho pracovního dne, zmíníte v něm veletrh a jeden konkrétní detail z rozhovoru a požádáte o jeden jasný další krok. Pro každý typ návštěvníka použijte jinou šablonu: žádosti o cenovou nabídku, zájem o ukázku, sběratele katalogů a lidi, se kterými jste mluvili jen chvilku. Osm šablon níže pokrývá všechny tyto případy. Části v [hranatých závorkách] nahraďte vlastním textem.
V české obchodní korespondenci je bezpečné začít „Dobrý den“ a oslovit příjmením v 5. pádě (například „pane Nováku“, „paní Nováková“), proto šablony počítají s [oslovení]. Pokud jste si na stánku začali tykat, šablonu klidně zjednodušte.
Než začnete psát: roztřiďte leady
Šablony fungují, jen když tu správnou dostane ten správný člověk. Roztřiďte kontakty podle toho, o co žádali. Pokud váš tým na stánku zaznamenával nákupní signály, tedy vestavěný formulář pro kvalifikaci leadů: zájem o produkt, rozpočet, termín, vyplněný pár klepnutími, stačí vyfiltrovat odpovědi jako „chce nabídku“ nebo „chce ukázku“ a máte hotovo za pár minut. Pokud ne, začněte u poznámek a hlasových poznámek.
Vedete tým obchodníků na mnoha akcích? Podívejte se, jak Habsy funguje pro obchodní týmy.
Šablona 1: Žádost o cenovou nabídku
Předmět: Cenová nabídka na [produkt] z veletrhu [název veletrhu]
Dobrý den, [oslovení],
děkuji za návštěvu našeho stánku na veletrhu [název veletrhu]. Zajímala Vás cena za [produkt] v množství zhruba [množství] s dodáním do [datum].
Nabídku posílám v příloze. Najdete v ní také [jeden detail, například dodací podmínky nebo množstevní slevy].
Můžeme ji spolu tento týden na 15 minut projít? Mám čas v [den] v [čas] nebo v [den] v [čas].
S pozdravem [Vaše jméno]
Šablona 2: Zájem o ukázku
Předmět: Ukázka [produkt], o které jsme mluvili na veletrhu [název veletrhu]
Dobrý den, [oslovení],
děkuji za setkání na veletrhu [název veletrhu]. Mluvili jsme o [problém, který řešíte] a domluvili jsme se, že Vám v krátké ukázce předvedu, jak si s tím [produkt] poradí.
Hodilo by se Vám na 30 minut v [den] v [čas], nebo v [den] v [čas]? Zaměřím se na [konkrétní použití, o kterém jsme mluvili].
S pozdravem [Vaše jméno]
Šablona 3: Žádost o prospekt nebo informace
Předmět: [Katalog / prospekt] z veletrhu [název veletrhu], jak jsme se domluvili
Dobrý den, [oslovení],
jak jsme se domluvili na veletrhu [název veletrhu], posílám náš [katalog / prospekt]. Na straně [číslo] najdete [produkt, který Vás zajímal].
Pokud by Vám to pomohlo, mohu poslat vzorek nebo domluvit krátký hovor s naším [specialistou].
S pozdravem [Vaše jméno]
Šablona 4: Krátký rozhovor
Předmět: Děkuji za setkání na veletrhu [název veletrhu]
Dobrý den, [oslovení],
na veletrhu [název veletrhu] jsme spolu mluvili jen chvilku, takže stručně: pomáháme firmám z oboru [obor] [čeho s námi dosáhnou].
Pokud letos řešíte [problém], mohu Vám ukázat, jak to mají vyřešené podobné firmy z oboru [obor]. Stálo by to za 15minutový hovor?
S pozdravem [Vaše jméno]
Připraveni na další akci?
Odneste si z každého rozhovoru na stánku i kontext.
Skenujte vizitky a visačky během pár sekund, vyhodnoťte leady hned na místě a dejte týmu jasný další krok.
Šablona 5: Zastavili se, když jste neměli čas
Předmět: Omlouváme se, že jsme se na veletrhu [název veletrhu] minuli
Dobrý den, [oslovení],
děkujeme za Vaši návštěvu našeho stánku na veletrhu [název veletrhu]. Bohužel jsme se zrovna věnovali jiným návštěvníkům a nestihli jsme si pořádně promluvit.
Co Vás u nás zaujalo? Pokud jde o [hlavní produktovou oblast], pošlu podrobnosti nebo domluvím krátký hovor.
S pozdravem [Vaše jméno]
Šablona 6: Odeslaný vzorek nebo zkušební verze
Předmět: Vzorek [produkt] je na cestě
Dobrý den, [oslovení],
jak jsme se domluvili na veletrhu [název veletrhu], vzorek [produkt] dnes odchází. Sledování zásilky: [odkaz].
Až ho vyzkoušíte, mohli bychom si v [den] zavolat o výsledcích a dalším postupu?
S pozdravem [Vaše jméno]
Šablona 7: Druhý follow-up bez odpovědi
Předmět: Re: [původní předmět]
Dobrý den, [oslovení],
navazuji na svůj e-mail po veletrhu [název veletrhu]. Vím, že týden po veletrhu bývá hodně nabitý.
Možná se Vám bude hodit: [krátký relevantní materiál, cena nebo příklad od zákazníka].
Je pro Vás [další krok] stále aktuální, nebo se mám ozvat až v příštím čtvrtletí?
S pozdravem [Vaše jméno]
Šablona 8: Zájem o distribuci nebo partnerství
Předmět: Spolupráce v regionu [region] po veletrhu [název veletrhu]
Dobrý den, [oslovení],
děkuji za rozhovor na veletrhu [název veletrhu] o distribuci [produkt] v regionu [region].
V příloze posílám přehled partnerského programu včetně [marží / území / podpory]. Mohli bychom domluvit hovor s [osoba s rozhodovací pravomocí] v [den] nebo v [den]?
S pozdravem [Vaše jméno]
Předměty, které lidé otevírají
| Situace | Předmět e-mailu |
|---|---|
| Nabídka | Cenová nabídka na [produkt] z veletrhu [název veletrhu] |
| Ukázka | Ukázka [produkt], o které jsme mluvili na veletrhu [název veletrhu] |
| Prospekt | [Katalog] z veletrhu [název veletrhu], jak jsme se domluvili |
| Krátký rozhovor | Děkuji za setkání na veletrhu [název veletrhu] |
| Minuli jste se | Omlouváme se, že jsme se na veletrhu [název veletrhu] minuli |
| Bez odpovědi | Re: [původní předmět] |
Jak personalizovat ve velkém s Habsy
Psát osobní e-mail stovce kontaktů trvá dlouho. Habsy pomáhá takto:
- E-maily a zprávy napsané AI, zdarma. Napíšete krátké zadání (prompt), například „poděkuj za návštěvu, přilož ceník, navrhni čtvrtek“, a Habsy z karty kontaktu připraví osobní e-mail nebo zprávu WhatsApp.
- Šablony s proměnnými, s Habsy Plus, takže jméno, firma a akce se doplní samy.
- Hromadné e-maily vybraným kontaktům přes váš připojený e-mailový účet, například Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange nebo Amazon SES, s Habsy Plus.
- Automatické odeslání po uložení, s Habsy Plus: v Card Preferences nastavíte, aby se po uložení kontaktu odeslala šablona (vyžaduje integraci e-mailu).
- Tvůrce e-mailového podpisu s QR kódem vaší vizitky Professional v podpisu.
- Připomínky, aby se druhý follow-up opravdu odeslal.
Verze pro WhatsApp najdete v článku šablony zpráv WhatsApp pro follow-up. O načasování si přečtěte, proč načasování follow-upu rozhoduje o návratnosti networkingu.
Zadání, ze kterých AI napíše dobrý follow-up
AI v Habsy napíše osobní e-mail podle krátkého zadání a údajů u kontaktu: jména, firmy, vašich poznámek a s Habsy Plus i přepisu hlasové poznámky. Čím lepší zadání, tím méně musíte upravovat. Několik příkladů:
| Situace | Zadání, které můžete napsat |
|---|---|
| Žádost o nabídku | „Poděkuj jí za návštěvu našeho stánku, přilož nabídku na 2 000 kusů, zmiň termín dodání, na který se ptala, navrhni hovor ve čtvrtek.“ |
| Zájem o ukázku | „Připomeň mu problém, který popsal na stánku, nabídni dva termíny ukázky příští týden, maximálně 100 slov.“ |
| Krátký rozhovor | „Krátce, mluvili jsme jen chvilku, jedna věta o tom, co děláme pro obalové firmy, zeptej se, jestli má zájem o hovor.“ |
| Bez odpovědi | „Zdvořilý druhý follow-up, přidej odkaz na případovou studii, zeptej se, jestli se ozvat v příštím čtvrtletí.“ |
Koncept si přečtěte, upravte, co nezní jako vy, a odešlete. U kontaktů, ke kterým jste na stánku nahráli hlasovou poznámku, může koncept zachytit konkrétní detail, který jste zmínili. Právě díky tomu působí follow-up osobně.
Jak z těchto šablon udělat šablony v Habsy
S Habsy Plus si šablony výše uložíte jako šablony e-mailů s proměnnými, takže se jméno, firma a akce doplní samy. Použijete je pro hromadné odeslání skupině, například všem, kdo chtěli prospekt, přes připojený účet Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange nebo Amazon SES. Osobní e-maily napsané AI si nechte pro nejdůležitější kontakty.
Časté chyby
- Týden čekání. To už se jim ozvalo pět dalších vystavovatelů.
- Přikládání všeho. Pošlete to, o co žádali.
- Žádný další krok. Na „Kdybyste měli jakékoli dotazy, dejte vědět“ odpoví málokdo.
- Stejný e-mail všem. Rozdíl dělá jedna konkrétní věta pro každý kontakt.
Shrnutí
Roztřiďte leady podle toho, o co žádali, vyberte odpovídající šablonu, přidejte jednu konkrétní větu a odešlete do druhého dne. Osobní verzi za vás Habsy napíše podle krátkého zadání, zdarma. Podívejte se na sběr leadů na akcích.
Časté dotazy
Kdy poslat follow-up e-mail po veletrhu?
Do jednoho pracovního dne od rozhovoru, ideálně ještě týž večer nebo druhý den ráno. Pokud nepřijde odpověď, pošlete druhý follow-up zhruba po třech až pěti pracovních dnech.
Co by měl follow-up e-mail po veletrhu obsahovat?
Připomenutí, kde jste se potkali, jeden konkrétní detail z rozhovoru, co posíláte nebo nabízíte, a jeden jasný další krok, například hovor nebo cenovou nabídku. Držte se zhruba do 120 slov.
Jaký předmět zvolit pro follow-up po veletrhu?
Uveďte veletrh a konkrétní téma, například „Vaše poptávka z veletrhu [název veletrhu]“ nebo „Ukázka [produkt], o které jsme mluvili na veletrhu [název veletrhu]“. Vyhněte se obecným předmětům jako „Navazuji“.
Mám poslat všem leadům stejný e-mail?
Ne. Rozdělte leady do skupin podle toho, o co žádali, třeba nabídka, ukázka nebo prospekt, a pro každou skupinu použijte šablonu s jednou osobní větou pro každý kontakt. Nákupní signály zaznamenané na stánku tohle třídění usnadní.
Jak napsat poděkování za návštěvu stánku na veletrhu?
Krátce poděkujte za návštěvu, připomeňte, o čem jste mluvili, a nabídněte jeden konkrétní další krok. Šablony 1 až 4 výše můžete použít jako poděkování, jen první větu zaměřte na samotnou návštěvu.
Může za mě Habsy follow-up e-maily psát?
Ano. Habsy pomocí AI napíše osobní e-mail nebo zprávu WhatsApp podle krátkého zadání a s využitím údajů z karty kontaktu. Je to zdarma. S Habsy Plus navíc získáte šablony e-mailů s proměnnými a hromadné odesílání přes připojený e-mailový účet.
Připraveni na další akci?
Odneste si z každého rozhovoru na stánku i kontext.
Skenujte vizitky a visačky během pár sekund, vyhodnoťte leady hned na místě a dejte týmu jasný další krok.
