ट्रेड शो फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट: 8 उदाहरण, जिन्हें आप कल ही भेज सकते हैं

सीधा जवाब

अच्छा ट्रेड शो फ़ॉलो-अप ईमेल एक कामकाजी दिन के अंदर जाता है, उसमें इवेंट का नाम और बातचीत की एक ख़ास बात होती है, और वह एक साफ़ अगला कदम माँगता है। हर तरह के विज़िटर के लिए अलग टेम्पलेट इस्तेमाल करें: कोटेशन माँगने वाले, डेमो माँगने वाले, ब्रोशर लेने वाले और वे लोग जिनसे मुश्किल से बात हुई। नीचे के 8 टेम्पलेट ये सभी स्थितियाँ कवर करते हैं। [ब्रैकेट] वाले हिस्से बदल दें।

लिखने से पहले: अपनी लीड्स छाँट लें

टेम्पलेट तभी काम करते हैं जब सही व्यक्ति को सही टेम्पलेट जाए। अपने कॉन्टैक्ट्स को इस हिसाब से छाँटें कि उन्होंने क्या माँगा था। अगर आपकी टीम ने स्टॉल पर खरीदारी के संकेत दर्ज किए थे (यानी एक बिल्ट-इन लीड क्वालिफ़िकेशन फ़ॉर्म: प्रोडक्ट में दिलचस्पी, बजट, समय-सीमा, जो कुछ ही टैप में भर जाता है), जैसे “कोटेशन चाहिए” या “डेमो चाहिए”, तो यह काम मिनटों में हो जाता है। अगर नहीं, तो अपने नोट्स और वॉइस नोट्स से शुरू करें।

कई इवेंट्स में सेल्स प्रतिनिधियों की टीम संभालते हैं? देखें Habsy सेल्स टीमों के लिए कैसे काम करता है।

टेम्पलेट 1: कोटेशन की माँग

विषय: [इवेंट] से [प्रोडक्ट] के लिए आपका कोटेशन

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] में हमारे स्टॉल पर आने के लिए धन्यवाद। आपने लगभग [मात्रा] [प्रोडक्ट] की कीमत पूछी थी, [तारीख] तक डिलीवरी के साथ।

कोटेशन अटैच है। इसमें [एक डिटेल, जैसे डिलीवरी की शर्तें या वॉल्यूम प्राइसिंग] भी शामिल है।

क्या इस हफ़्ते 15 मिनट निकालकर इस पर बात कर सकते हैं? मैं [दिन] को [समय] बजे या [दिन] को [समय] बजे फ़्री हूँ।

[आपका नाम]

टेम्पलेट 2: डेमो की माँग

विषय: [इवेंट] में जिस [प्रोडक्ट] डेमो की बात हुई थी

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] में आपसे मिलकर अच्छा लगा। आपने [उनकी बताई समस्या] का ज़िक्र किया था, और हमने कहा था कि एक छोटे डेमो में दिखाएँगे कि [प्रोडक्ट] इसे कैसे हल करता है।

क्या [दिन] को [समय] बजे या [दिन] को [समय] बजे 30 मिनट ठीक रहेंगे? डेमो में हमारा फ़ोकस [उनका बताया यूज़ केस] पर रहेगा।

[आपका नाम]

टेम्पलेट 3: ब्रोशर या जानकारी की माँग

विषय: [इवेंट] में आपने जो [कैटलॉग / ब्रोशर] माँगा था

नमस्ते [नाम] जी,

जैसा [इवेंट] में कहा था, हमारा [कैटलॉग / ब्रोशर] साथ में है। पेज [नंबर] पर [जिस प्रोडक्ट के बारे में पूछा था] की जानकारी है।

अगर ज़रूरत हो, तो हम सैंपल भेज सकते हैं या हमारे [स्पेशलिस्ट] के साथ एक छोटी कॉल रख सकते हैं।

[आपका नाम]

टेम्पलेट 4: छोटी-सी बातचीत

विषय: [इवेंट] में आपसे मिलकर अच्छा लगा

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] में हमारी बस एक मिनट बात हो पाई थी, इसलिए संक्षेप में: हम [कंपनी का प्रकार] को [नतीजा] पाने में मदद करते हैं।

अगर इस साल [समस्या] आपकी लिस्ट में है, तो हम ख़ुशी से बताएँगे कि [मिलती-जुलती कंपनियाँ] इसे कैसे संभालती हैं। क्या 15 मिनट की कॉल ठीक रहेगी?

[आपका नाम]

टेम्पलेट 5: जब आप व्यस्त थे और वे स्टॉल पर आए

विषय: माफ़ कीजिए, [इवेंट] में आपसे बात नहीं हो पाई

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] में आपकी विज़िट के समय हम दूसरे विज़िटर्स के साथ व्यस्त थे। माफ़ी चाहते हैं कि ठीक से बात नहीं हो पाई।

आपको किस चीज़ की तलाश थी? अगर वह [मुख्य प्रोडक्ट एरिया] है, तो हम डिटेल्स भेज सकते हैं या एक छोटी कॉल रख सकते हैं।

[आपका नाम]

टेम्पलेट 6: सैंपल या ट्रायल भेजा गया

विषय: आपका [प्रोडक्ट] सैंपल रास्ते में है

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] में हुई बातचीत के बाद, [प्रोडक्ट] का आपका सैंपल आज भेजा जा रहा है। ट्रैकिंग: [लिंक]।

टेस्ट करने के बाद, क्या हम [दिन] को नतीजों और अगले कदम पर बात कर सकते हैं?

[आपका नाम]

टेम्पलेट 7: दूसरा फ़ॉलो-अप, जवाब नहीं आया

विषय: Re: [पिछला विषय]

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] के बाद भेजे गए मेरे ईमेल पर फ़ॉलो-अप। समझ सकते हैं कि शो के बाद वाला हफ़्ता काफ़ी व्यस्त होता है।

एक चीज़ जो काम आ सकती है: [कोई छोटा, काम का रिसोर्स, प्राइस पॉइंट या ग्राहक का उदाहरण]।

क्या [अगला कदम] में अब भी आपकी दिलचस्पी है, या हम अगली तिमाही में दोबारा संपर्क करें?

[आपका नाम]

टेम्पलेट 8: डिस्ट्रीब्यूटर या पार्टनर की पूछताछ

विषय: [इवेंट] के बाद [क्षेत्र] में पार्टनरशिप

नमस्ते [नाम] जी,

[इवेंट] में [क्षेत्र] में [प्रोडक्ट] के डिस्ट्रीब्यूशन पर हुई बातचीत के लिए धन्यवाद।

हमारा पार्टनर ओवरव्यू अटैच है, जिसमें [मार्जिन / टेरिटरी / सपोर्ट] की जानकारी है। क्या [दिन] या [दिन] को [निर्णय लेने वाले व्यक्ति] के साथ कॉल रख सकते हैं?

[आपका नाम]

सब्जेक्ट लाइन जो खोली जाती हैं

Habsy से बड़ी संख्या में पर्सनल ईमेल कैसे भेजें

100 कॉन्टैक्ट्स के लिए पर्सनल ईमेल लिखने में बहुत समय लगता है। Habsy इसमें मदद करता है:

• AI से लिखे मैसेज, मुफ़्त। एक छोटा प्रॉम्प्ट लिखें, जैसे “आने के लिए धन्यवाद दें, प्राइस लिस्ट अटैच करें, गुरुवार का सुझाव दें”, और Habsy कॉन्टैक्ट कार्ड से पर्सनल ईमेल या WhatsApp मैसेज का ड्राफ़्ट बना देता है।
• डायनेमिक वेरिएबल वाले टेम्पलेट, Habsy Plus के साथ, ताकि नाम, कंपनी और इवेंट अपने-आप भर जाएँ।
• चुने हुए कॉन्टैक्ट्स को बल्क ईमेल, आपके कनेक्ट किए गए ईमेल अकाउंट से, जैसे Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange या Amazon SES, Habsy Plus के साथ।
• सेव करते ही ऑटो-सेंड, Habsy Plus के साथ: Card Preferences सेट करें ताकि कॉन्टैक्ट सेव होते ही एक टेम्पलेट चला जाए (इसके लिए ईमेल इंटीग्रेशन ज़रूरी है)।
• ईमेल सिग्नेचर बिल्डर, जिसमें सिग्नेचर में आपका Professional QR कोड भी हो।
• रिमाइंडर, ताकि दूसरा फ़ॉलो-अप सच में हो।

WhatsApp वाले रूप के लिए देखें WhatsApp फ़ॉलो-अप मैसेज टेम्पलेट। सही समय के बारे में पढ़ें फ़ॉलो-अप का समय नेटवर्किंग ROI क्यों तय करता है।

AI से अच्छे फ़ॉलो-अप लिखवाने वाले प्रॉम्प्ट

Habsy का AI एक छोटे प्रॉम्प्ट और कॉन्टैक्ट पर मौजूद जानकारी से पर्सनल ईमेल का ड्राफ़्ट बनाता है: उनका नाम, कंपनी, आपके नोट्स और, Habsy Plus के साथ, वॉइस नोट की ट्रांसक्रिप्ट। प्रॉम्प्ट जितना अच्छा होगा, उतनी कम एडिटिंग करनी पड़ेगी। कुछ उदाहरण:

ड्राफ़्ट पढ़ें, जो आपकी भाषा जैसा न लगे उसे बदलें, और भेज दें। जिन कॉन्टैक्ट्स के लिए आपने स्टॉल पर वॉइस नोट रिकॉर्ड किया था, उनके ड्राफ़्ट में वह ख़ास बात आ सकती है जो आपने बोली थी, और यही चीज़ फ़ॉलो-अप को पर्सनल बनाती है।

इन टेम्पलेट को Habsy टेम्पलेट में बदलना

Habsy Plus के साथ ऊपर के टेम्पलेट को डायनेमिक वेरिएबल वाले ईमेल टेम्पलेट के रूप में सेव करें, ताकि नाम, कंपनी और इवेंट अपने-आप भर जाएँ। इन्हें किसी ग्रुप को बल्क में भेजने के लिए इस्तेमाल करें, जैसे वे सभी जिन्होंने ब्रोशर माँगा था, अपने कनेक्ट किए गए Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange या Amazon SES अकाउंट से। सबसे अहम कॉन्टैक्ट्स के लिए AI से लिखे पर्सनल ईमेल रखें।

आम गलतियाँ

• एक हफ़्ते तक रुके रहना। तब तक उनके पास पाँच और एग्ज़िबिटर्स के ईमेल आ चुके होते हैं।
• सब कुछ अटैच कर देना। वही भेजें जो उन्होंने माँगा था।
• कोई अगला कदम नहीं। “कोई सवाल हो तो बताइए” पर शायद ही कभी जवाब आता है।
• सबको एक जैसा ईमेल। हर कॉन्टैक्ट के लिए एक ख़ास लाइन से ही फ़र्क पड़ता है।

निष्कर्ष

लीड्स को इस हिसाब से छाँटें कि उन्होंने क्या माँगा था, सही टेम्पलेट चुनें, एक ख़ास लाइन जोड़ें, और एक दिन के अंदर भेज दें। Habsy एक छोटे प्रॉम्प्ट से आपके लिए पर्सनल ईमेल मुफ़्त में लिखता है। इवेंट में लीड कैप्चर देखें।