E-mail follow-up po targach: 8 szablonów, które wyślesz już jutro

Krótka odpowiedź

Dobry e-mail po targach wysyłasz w ciągu jednego dnia roboczego, wymieniasz w nim nazwę targów i jeden konkretny szczegół z rozmowy i prosisz o jeden jasny następny krok. Dla każdego typu odwiedzającego użyj innego szablonu: dla próśb o ofertę, próśb o prezentację, osób zbierających katalogi i tych, z którymi rozmawiałeś tylko chwilę. Poniższe osiem szablonów obejmuje te przypadki. Fragmenty w [nawiasach] zastąp własnymi danymi.

W polskiej korespondencji biznesowej bezpiecznym otwarciem jest „Dzień dobry” i zwracanie się per Pan/Pani, dlatego szablony są napisane w tej formie. Jeśli na stoisku przeszliście na „ty”, skróć je i pisz swobodniej.

Zanim zaczniesz pisać: posortuj leady

Szablony działają tylko wtedy, gdy właściwa osoba dostaje właściwą wiadomość. Posortuj kontakty według tego, o co prosiły. Jeśli twój zespół zapisywał na stoisku sygnały zakupowe, czyli wbudowany formularz kwalifikacji leadów: zainteresowanie produktem, budżet, termin, wypełniany w kilka dotknięć, wystarczy przefiltrować odpowiedzi takie jak „chce ofertę” czy „chce prezentację”. Zajmie ci to kilka minut. Jeśli nie, zacznij od notatek i notatek głosowych.

Prowadzisz zespół handlowców na wielu wydarzeniach? Zobacz, jak Habsy działa w zespołach sprzedaży.

Szablon 1: prośba o ofertę

Temat: Oferta na [produkt] po rozmowie na [nazwa targów]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

dziękuję za odwiedzenie naszego stoiska na [nazwa targów]. Rozmawialiśmy o cenach [produkt] dla około [ilość] sztuk z dostawą do [data].

W załączeniu przesyłam ofertę. Uwzględnia ona [jeden szczegół, np. warunki dostawy lub rabat ilościowy].

Czy znajdzie [Pani/Pan] w tym tygodniu 15 minut, żeby ją wspólnie omówić? Pasuje mi [dzień] o [godzina] albo [dzień] o [godzina].

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 2: prośba o prezentację

Temat: Prezentacja [produkt], o której rozmawialiśmy na [nazwa targów]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

miło było się poznać na [nazwa targów]. Wspomniał[a] [Pani/Pan] o [problem, który opisał rozmówca], a krótka prezentacja najlepiej pokaże, jak [produkt] sobie z tym radzi.

Czy [dzień] o [godzina] albo [dzień] o [godzina] pasuje na 30-minutowe spotkanie? Skupię się na [konkretny przypadek, o którym mówił rozmówca].

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 3: prośba o katalog lub informacje

Temat: [Katalog], o który prosił[a] [Pani/Pan] na [nazwa targów]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

zgodnie z obietnicą z [nazwa targów] przesyłam nasz [katalog / broszurę]. Na stronie [numer] znajdzie [Pani/Pan] [produkt, o który pytał rozmówca].

Jeśli to pomoże, mogę wysłać próbkę albo umówić krótką rozmowę z naszym [specjalistą].

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 4: krótka rozmowa

Temat: Miło było się poznać na [nazwa targów]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

na [nazwa targów] rozmawialiśmy tylko chwilę, więc w skrócie: pomagamy [typ firmy] w [efekt].

Jeśli [problem] jest w tym roku na [Pani/Pana] liście, chętnie opowiem, jak podchodzą do tego [podobny typ firmy]. Czy znajdzie się 15 minut na rozmowę?

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 5: odwiedzający przyszedł, gdy byłeś zajęty

Temat: Przepraszamy, że nie zdążyliśmy porozmawiać na [nazwa targów]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

widzę, że odwiedził[a] [Pani/Pan] nasze stoisko na [nazwa targów], kiedy rozmawialiśmy z innymi gośćmi. Przykro mi, że nie udało się porozmawiać dłużej.

Czego [Pani/Pan] szukał[a]? Jeśli chodzi o [główny obszar produktów], mogę przesłać szczegóły albo umówić krótką rozmowę.

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 6: wysłana próbka lub wersja testowa

Temat: Próbka [produkt] jest już w drodze

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

zgodnie z naszą rozmową na [nazwa targów] dziś wysyłamy próbkę [produkt]. Numer przesyłki: [link].

Czy po testach moglibyśmy porozmawiać w [dzień] o wynikach i kolejnych krokach?

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 7: drugi follow-up, brak odpowiedzi

Temat: Re: [pierwotny temat]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

wracam do mojej wiadomości po [nazwa targów]. Wiem, że tydzień po targach bywa bardzo pracowity.

Może się przydać: [krótki, trafny materiał, cena lub przykład klienta].

Czy [następny krok] jest nadal aktualny, czy lepiej odezwać się w przyszłym kwartale?

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Szablon 8: zapytanie od dystrybutora lub partnera

Temat: Współpraca w regionie [region] po [nazwa targów]

Dzień dobry, [Pani/Panie Imię],

dziękuję za rozmowę na [nazwa targów] o dystrybucji [produkt] w regionie [region].

W załączeniu przesyłam informacje dla partnerów, w tym [marże / terytorium / wsparcie]. Czy możemy umówić rozmowę z [osoba decyzyjna] w [dzień] lub [dzień]?

Pozdrawiam serdecznie

[Imię i nazwisko]

Tematy wiadomości, które są otwierane

Jak personalizować wiele wiadomości z Habsy

Napisanie 100 osobistych e-maili zajmuje dużo czasu. Habsy pomaga tak:

• Wiadomości pisane przez AI, bezpłatnie. Wpisz krótkie polecenie, np. „podziękuj za wizytę, dołącz cennik, zaproponuj czwartek”, a Habsy przygotuje spersonalizowany e-mail lub wiadomość WhatsApp na podstawie karty kontaktu.
• Szablony ze zmiennymi w Habsy Plus: imię, firma i nazwa wydarzenia wstawiają się automatycznie.
• Masowa wysyłka e-maili do wybranych kontaktów przez połączone konto pocztowe, np. Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange lub Amazon SES, w Habsy Plus.
• Automatyczna wysyłka po zapisaniu w Habsy Plus: ustaw Card Preferences tak, aby szablon wychodził, gdy zapiszesz kontakt (wymaga integracji z pocztą e-mail).
• Kreator stopki e-mail z kodem QR twojej wizytówki Professional.
• Przypomnienia, dzięki którym drugi follow-up naprawdę wyjdzie.

Wersje na WhatsApp znajdziesz w artykule szablony wiadomości follow-up na WhatsApp. O terminach przeczytasz w tekście dlaczego czas follow-upu decyduje o zwrocie z networkingu.

Polecenia, dzięki którym AI pisze dobre wiadomości

AI w Habsy przygotowuje spersonalizowany e-mail na podstawie krótkiego polecenia i tego, co jest w kontakcie: imienia, firmy, twoich notatek oraz, w Habsy Plus, transkrypcji notatki głosowej. Im lepsze polecenie, tym mniej poprawek. Kilka przykładów:

Przeczytaj szkic, zmień wszystko, co nie brzmi jak ty, i wyślij. Jeśli na stoisku nagrałeś notatkę głosową, szkic może wykorzystać konkretny szczegół, o którym w niej wspomniałeś. To właśnie sprawia, że follow-up jest naprawdę osobisty.

Jak zamienić te szablony w szablony Habsy

W Habsy Plus zapisz powyższe wzory jako szablony e-maili ze zmiennymi, aby imię, firma i nazwa wydarzenia uzupełniały się same. Używaj ich do masowej wysyłki do grupy, np. do wszystkich, którzy prosili o katalog, przez połączone konto Google, Outlook, Zoho Mail, Microsoft Exchange lub Amazon SES. Osobiste e-maile pisane przez AI zostaw dla najważniejszych kontaktów.

Najczęstsze błędy

• Czekanie tydzień. Do tego czasu odezwie się już pięciu innych wystawców.
• Załączanie wszystkiego. Wyślij to, o co ktoś prosił.
• Brak następnego kroku. „W razie pytań proszę o kontakt” rzadko przynosi odpowiedź.
• Ten sam e-mail do wszystkich. Jedno konkretne zdanie dla każdego kontaktu robi różnicę.

Podsumowanie

Posortuj leady według tego, o co prosiły, wybierz pasujący szablon, dodaj jedno konkretne zdanie i wyślij w ciągu dnia. Habsy bezpłatnie napisze spersonalizowaną wersję na podstawie krótkiego polecenia. Zobacz zbieranie leadów na wydarzeniach.