Checklist salon professionnel : capturer vos leads avant, pendant et après
La plupart des leads perdus sur un salon professionnel le sont avant l'ouverture, faute de plan de capture, ou après la fermeture, à cause d'une relance trop lente. Cette checklist pour salon professionnel couvre ce qu'il faut faire des semaines avant, sur le stand et dans les jours qui suivent, pour que chaque conversation devienne un contact exploitable.
Claire BennettMis à jour le 6 min de lecture
La réponse courte
Une bonne capture de leads en salon se déroule en trois temps. Avant le salon, choisissez votre app, fixez vos champs de qualification et vérifiez le format des badges avec l'organisateur. Pendant le salon, scannez chaque carte et chaque badge, puis ajoutez signaux d'intention, note et rappel en 20 secondes environ. Après le salon, dédoublonnez, triez par signaux d'intention et lancez la relance dans le jour ouvré qui suit. Suivez la checklist ci-dessous.
Avant le salon (quatre à six semaines avant)
- ☐ Fixez un objectif en leads qualifiés, pas seulement en scans. Voir ROI des salons.
- ☐ Choisissez votre app de capture de leads et installez-la sur le téléphone de chaque membre du stand.
- ☐ Fixez quatre ou cinq champs de qualification avec des options fermées, comme l'intérêt, la quantité, le calendrier et la prochaine étape. Voir questions de qualification des leads.
- ☐ Interrogez l'organisateur sur les badges : QR, NFC ou chiffrés ? Avez-vous besoin de son lead retrieval ? Voir capture de leads vs lead retrieval.
- ☐ Connectez votre CRM ou prévoyez un export vers un tableur.
- ☐ Créez une campagne pour le salon afin que chaque scan y soit regroupé.
- ☐ Préparez des modèles de relance pour chaque type de lead : devis, démo, brochure, échange rapide.
- ☐ Configurez votre carte numérique avec votre numéro de stand et votre brochure, plus un formulaire de demande avec Habsy Plus, et imprimez son QR code pour le stand.
Dans Habsy
- Définissez vos signaux d'intention avec Habsy Plus, ou laissez Habsy les créer avec l'IA à partir de votre site web
- Connectez votre CRM, votre messagerie et votre agenda dans Settings, rubrique Intégrations
- Créez la campagne sur Habsy Platform
- Configurez les Card Preferences, par exemple la synchronisation automatique avec le CRM ou l'envoi automatique de votre carte numérique après l'enregistrement
La semaine précédente
- ☐ Formez l'équipe en 10 minutes : scanner, qualifier, noter, programmer un rappel.
- ☐ Testez la capture hors ligne avec le Wi-Fi et les données mobiles coupés.
- ☐ Vérifiez chaque téléphone : connecté au compte et chargé. Prévoyez des batteries externes.
- ☐ Décidez qui relance quel type de lead.
- ☐ Bloquez du temps de relance dans les agendas pour les deux jours qui suivent le salon.
Pendant le salon
- ☐ Scannez dès qu'une conversation devient sérieuse : badge, carte ou QR code.
- ☐ Qualifiez en 20 secondes environ : touchez les signaux d'intention, ajoutez une note ou une note vocale de 10 secondes.
- ☐ Programmez un rappel pour tout ce que vous avez promis.
- ☐ Captez aussi les visiteurs qui ne montrent qu'un QR code. Habsy lit les cartes numériques de tous les fournisseurs et les QR codes LinkedIn.
- ☐ Affichez le QR code de votre carte numérique sur le stand, pour que les visiteurs enregistrent vos coordonnées et laissent les leurs via le formulaire de demande.
- ☐ Chaque soir : passez en revue les contacts du jour, scannez les piles de cartes avec le scan par lot (jusqu'à 150 en 5 minutes environ) et téléchargez le fichier de leads de l'organisateur si vous en utilisez un.
- ☐ Envoyez les relances les plus urgentes le soir même.
Prêt pour votre prochain événement ?
Repartez de chaque échange sur le stand avec son contexte.
Scannez cartes et badges en quelques secondes, qualifiez les leads sur place et donnez à votre équipe une prochaine étape claire.
Après le salon
Jour 1
- ☐ Vérifiez et nettoyez. Corrigez les champs peu clairs et traitez les doublons signalés.
- ☐ Importez le fichier de leads de l'organisateur, le cas échéant, et traitez les doublons.
- ☐ Triez par signaux d'intention : d'abord les devis, puis les démos, puis les demandes d'informations.
- ☐ Envoyez les relances avec le bon modèle pour chaque groupe. Voir nos modèles d'e-mail de relance après un salon et nos modèles WhatsApp.
- ☐ Synchronisez avec votre CRM si ce n'est pas fait automatiquement.
Jours 2 à 7
- ☐ Fixez les rendez-vous et les démos.
- ☐ Envoyez les deuxièmes relances à ceux qui n'ont pas répondu.
- ☐ Analysez le rapport après le salon : entreprises uniques, niveaux hiérarchiques atteints, performance de l'équipe et lead scoring.
- ☐ Partagez les résultats avec l'équipe et notez ce qu'il faut changer la prochaine fois.
Les rôles sur le stand
Une checklist fonctionne quand chacun sait quels points lui reviennent.
| Rôle | Avant le salon | Pendant le salon | Après le salon |
|---|---|---|---|
| Responsable du stand | Définit les signaux d'intention, crée la campagne, connecte le CRM | Vérifie sur Habsy Platform que les signaux et les notes sont bien renseignés | Analyse le rapport après le salon et partage les résultats |
| Chaque commercial | Installe Habsy, se connecte, teste la capture hors ligne | Scanne, touche les signaux, enregistre des notes vocales, programme des rappels | Relance les contacts qui lui sont attribués |
| Responsable des relances | Prépare les modèles pour les demandes de devis, de démo et de brochure | Envoie les relances les plus urgentes chaque soir | Gère la liste d'appels du Jour 1 et attribue le reste |
Un salon de trois jours, jour par jour (exemple illustratif)
| Matin | Dans la journée | Soir | |
|---|---|---|---|
| Jour 1 | Rappel de 10 minutes sur les champs | Scanner et qualifier | Scan par lot des cartes gardées en poche, relances les plus urgentes |
| Jour 2 | Le responsable du stand partage ce qui fonctionne | Scanner et qualifier ; les doublons signalés révèlent les visiteurs revenus | Téléchargement du fichier de l'organisateur, relances |
| Jour 3 | Validation du plan du Jour 1 | Scanner et qualifier | Dernier scan par lot, attribution des contacts dans l'équipe |
| Jour 4 (retour au bureau) | Filtrer par signaux d'intention | Appels et e-mails | Vérifier les rappels en cours |
Pourquoi les leads se perdent sur un salon professionnel
| Quand | Pourquoi | Solution |
|---|---|---|
| Avant | Aucun champ défini | Définir les signaux d'intention à l'avance |
| Pendant | Cartes fourrées dans les poches | Scanner sur le stand ou chaque soir |
| Pendant | Le Wi-Fi lâche | Capture hors ligne |
| Pendant | Badge scanné sans contexte | Signaux d'intention et note à chaque scan |
| Après | La relance attend une semaine | Plan du Jour 1 et modèles |
| Après | Doublons et exports en désordre | Vérifier avant de synchroniser |
Pour aller plus loin, lisez comment ne plus perdre de leads sur les salons.
En résumé
La plupart des leads se gagnent ou se perdent en dehors de la conversation elle-même : dans la préparation et dans la relance. Suivez cette checklist et utilisez une seule app pour tout le parcours. Habsy couvre la capture, la qualification, la relance, la synchronisation CRM et le rapport après le salon. Découvrir la capture de leads sur salon.
Vous gérez une équipe de commerciaux sur de nombreux salons ? Découvrez Habsy pour les équipes commerciales.
Questions fréquentes
De quoi ai-je besoin pour capter des leads sur un salon ?
D'une app de capture de leads sur le téléphone de chaque membre du stand, de champs de qualification définis à l'avance, d'un moyen de scanner les badges (votre app ou le lead retrieval de l'organisateur), d'une solution pour les cartes de visite et les QR codes, et d'un plan de relance pour les premiers jours après le salon.
Combien de temps à l'avance préparer la capture de leads d'un salon ?
Commencez quatre à six semaines avant : choisissez votre app, fixez vos champs et vérifiez le format des badges avec l'organisateur. Formez l'équipe et testez le mode hors ligne la semaine précédente.
Comment capter des leads quand le Wi-Fi du salon ne fonctionne pas ?
Utilisez une app qui fonctionne hors ligne. Habsy capte les cartes et les badges sans connexion et les traite dès que vous êtes de nouveau en ligne.
Que faire après un salon professionnel ?
Vérifiez et dédoublonnez les contacts, triez-les par signaux d'intention, envoyez des relances personnalisées dans le jour ouvré qui suit, synchronisez avec votre CRM et analysez le rapport après le salon.
Comment savoir si le salon a été rentable ?
Suivez les contacts, les entreprises uniques, les leads qualifiés et le coût par lead qualifié la première semaine, puis les opportunités à 90 jours et le chiffre d'affaires plus tard. Consultez notre guide sur le ROI des salons et le rapport après le salon.
Prêt pour votre prochain événement ?
Repartez de chaque échange sur le stand avec son contexte.
Scannez cartes et badges en quelques secondes, qualifiez les leads sur place et donnez à votre équipe une prochaine étape claire.
