Qu'est-ce que le lead retrieval ? Définition, fonctionnement et alternatives

La réponse courte

Le lead retrieval (ou récupération de leads) est la façon dont les exposants captent les coordonnées des visiteurs sur un salon ou un congrès en scannant leur badge. Le badge porte un code ou une puce liés à l'inscription du participant, et un terminal ou une application de scan transforme ce code en fiche contact pour l'exposant. Les organisateurs vendent généralement le lead retrieval aux exposants sous forme de terminaux loués ou de licences d'application, pour chaque salon.

Le lead retrieval expliqué simplement

Quand vous vous inscrivez à un salon, vous donnez à l'organisateur votre nom, votre société, votre fonction et votre e-mail. L'organisateur imprime ces informations sur un badge et y ajoute un code. Quand vous passez sur un stand et que l'exposant scanne votre badge, il récupère (« retrieve », en anglais) vos données d'inscription. D'où le nom.

Pour l'exposant, le résultat est la liste de toutes les personnes dont il a scanné le badge, généralement téléchargeable sous forme de tableur pendant ou après le salon.

Comment le lead retrieval a évolué

• Machines à empreinte et badges embossés. Les premiers salons utilisaient des cartes en relief et des bordereaux carbone.
• Pistes magnétiques et codes-barres. Les badges ont reçu une piste ou un code-barres, lu par un matériel dédié loué sur place.
• QR codes. Aujourd'hui, la plupart des salons utilisent des QR codes, lisibles par l'appareil photo d'un téléphone.
• NFC et RFID. Certains salons ajoutent des puces, pour un scan sans contact ou pour le suivi des sessions.
• Des applications au lieu des terminaux. Les organisateurs proposent de plus en plus des licences d'application qui tournent sur le téléphone de l'exposant.

Ce que le lead retrieval fait bien

• La rapidité. Un scan prend une seconde : même un stand très fréquenté peut capter chaque visiteur.
• L'exactitude des champs d'inscription. Les données sont celles que le participant a saisies à son inscription.
• Les badges chiffrés. Quand l'organisateur chiffre les codes des badges, le système officiel est le seul moyen de les lire.

Les limites du lead retrieval

• Il ne scanne que les badges. Les cartes de visite, les QR codes et les cartes numériques d'autres fournisseurs demandent un autre outil.
• Il sait qui, pas pourquoi. Un badge ne garde aucune trace de ce que le visiteur a demandé ni de son niveau d'intérêt. La plupart des systèmes proposent quelques questions de qualification, mais elles restent souvent génériques.
• Il se loue salon par salon. Chaque salon implique une nouvelle licence, une nouvelle configuration et un nouvel export.
• Les données arrivent par lots. Les leads sortent souvent sous forme de fichier après le salon, ce qui retarde la relance.
• Il ne relance pas. Les rappels, les e-mails et la synchronisation CRM se font ailleurs.

C'est pour combler ces manques que beaucoup d'exposants utilisent leur propre app de capture de leads en plus du lead retrieval. Nous comparons les deux en détail dans capture de leads vs lead retrieval.

Alternatives et compléments au lead retrieval

Utiliser votre propre app de capture de leads

Une app de capture de leads tourne sur les téléphones de votre équipe, à chaque salon. Habsy scanne directement les badges QR et NFC quand le salon le permet, ainsi que les cartes de visite, les QR codes, les QR codes LinkedIn et les cartes numériques de tous les fournisseurs, le tout avec l'offre gratuite. Tous les contacts sont réunis dans une seule liste, pour tous vos salons, et non dans un export par salon. Découvrez le scanner de badges universel.

Qualifier sur le stand

Avec Habsy Plus, vous renseignez les signaux d'intention définis par votre équipe, comme le niveau d'intérêt, la quantité ou le calendrier d'achat, et vous enregistrez une note vocale transcrite en anglais. C'est le contexte qu'un badge ne porte jamais. Pour en savoir plus, lisez que sont les signaux d'intention.

Relancer depuis la même app

Ajoutez un rappel dès que le contact est enregistré, rédigez avec l'IA un e-mail ou un message WhatsApp personnalisé à partir d'une courte consigne, et synchronisez les contacts avec votre CRM grâce à Habsy Plus. Notre processus de relance du premier jour montre comment faire.

Vous gérez une équipe de commerciaux sur de nombreux salons ? Découvrez Habsy pour les équipes commerciales.

Tirer le meilleur du lead retrieval de l'organisateur

Si le salon impose son propre système, utilisez-le, et comblez ses manques :

1. Demandez ce que contient le badge et s'il est chiffré, avant de réserver des terminaux.
2. Configurez les questions de qualification dans l'application de l'organisateur, si elle en propose.
3. Scannez les cartes de visite à part dans votre propre app, car beaucoup de visiteurs vous en tendront une.
4. Téléchargez les leads chaque soir au lieu d'attendre l'export final.
5. Fusionnez dans une seule liste. Importez l'export de l'organisateur dans votre app ou votre CRM, et faites remonter les doublons pour les vérifier. Habsy signale les doublons possibles et vous laisse choisir ce que vous gardez.

Fusionner le fichier de l'organisateur avec votre propre capture (exemple illustratif)

Un fabricant de dispositifs médicaux expose à un congrès où les badges sont chiffrés : il loue donc une licence de lead retrieval pour scanner les badges. Ses quatre commerciaux utilisent aussi Habsy pour tout le reste.

1. Sur le stand, un commercial scanne les badges avec l'application de l'organisateur. Les quatre scannent les cartes de visite et les QR codes LinkedIn dans Habsy, et après chaque échange sérieux, ils retrouvent le visiteur dans Habsy (en scannant sa carte, ou en tapant son nom s'il n'avait qu'un badge) pour ajouter les signaux d'intention et une note vocale.
2. Chaque soir, l'équipe télécharge le fichier de leads de l'organisateur.
3. Après le congrès, elle importe le CSV de l'organisateur dans Habsy. Habsy signale les doublons possibles : un visiteur dont le badge a été scanné et qui a aussi donné sa carte devient un seul contact avec tout son contexte, et non deux.
4. Le premier jour de retour, l'équipe filtre par signaux d'intention et relance les visiteurs qui ont demandé une démo, en s'appuyant sur les notes vocales prises sur le stand.

Le système de l'organisateur a fourni les données des badges. Habsy a fourni la conversation, et la liste unique sur laquelle l'équipe travaille.

En résumé

Le lead retrieval, c'est le scan de badges vendu par le salon. Il vous dit qui est passé sur votre stand, pour un seul salon. Pour savoir qui appeler en premier et garder tous les contacts de tous vos salons au même endroit, associez-le à votre propre app de capture de leads. Habsy le fait gratuitement. Découvrir la capture de leads sur salon.