O que é lead retrieval? Significado, funcionamento e alternativas

A resposta rápida

O lead retrieval é a forma como os expositores registam os dados dos visitantes numa feira ou conferência através da leitura do crachá do visitante. O crachá tem um código ou um chip ligado à inscrição do participante, e um equipamento de leitura ou uma app transforma esse código numa ficha de contacto para o expositor. Normalmente, os organizadores vendem o lead retrieval aos expositores como aluguer de equipamentos ou licenças de app para cada evento.

O que significa lead retrieval, em palavras simples

Quando se inscreve num evento, dá ao organizador o seu nome, empresa, cargo e e-mail. O organizador imprime esses dados num crachá e acrescenta um código. Quando visita um stand e o expositor lê o seu crachá, está a recuperar (em inglês, retrieve) os seus dados de inscrição. É daí que vem o nome.

Para o expositor, o resultado é uma lista de todas as pessoas cujo crachá leu, normalmente disponível para descarregar numa folha de cálculo durante ou depois do evento.

Como o lead retrieval evoluiu

• Impressoras de cartões e crachás carimbados. As primeiras feiras usavam cartões em relevo e talões em papel químico.
• Bandas magnéticas e códigos de barras. Os crachás passaram a ter uma banda ou um código de barras, lidos por equipamentos dedicados alugados na feira.
• Códigos QR. Hoje, a maioria dos eventos usa códigos QR, que a câmara de um telemóvel consegue ler.
• NFC e RFID. Alguns eventos acrescentam chips, para leitura por aproximação ou para registar a presença nas sessões.
• Apps em vez de equipamentos. Os organizadores licenciam cada vez mais apps que funcionam no próprio telemóvel do expositor.

O que o lead retrieval faz bem

• Rapidez. Uma leitura demora um segundo, por isso um stand movimentado consegue registar todos os visitantes.
• Precisão nos campos de inscrição. Os dados vêm do que o participante escreveu ao inscrever-se.
• Crachás encriptados. Quando um organizador encripta os códigos dos crachás, o sistema oficial é a única forma de os ler.

Onde o lead retrieval fica aquém

• Só lê crachás. Cartões de visita, códigos QR e cartões digitais de outros fornecedores exigem outra ferramenta.
• Sabe quem, não porquê. Um crachá não regista o que o visitante perguntou nem o seu grau de interesse. A maioria dos sistemas oferece algumas perguntas de qualificação, mas muitas vezes são genéricas.
• É alugado por evento. Cada feira implica uma nova licença, uma nova configuração e uma nova exportação.
• Os dados chegam por lotes. Muitas vezes, os leads só saem num ficheiro depois do evento, o que atrasa o follow-up.
• Não faz o follow-up. Lembretes, e-mails e sincronização com o CRM acontecem noutro lado.

São estas lacunas que levam muitos expositores a usar a sua própria app de captação de leads em conjunto com o lead retrieval. Comparamos os dois em pormenor em captação de leads vs lead retrieval.

Alternativas e complementos ao lead retrieval

Use a sua própria app de captação de leads

Uma app de captação de leads funciona nos telemóveis da sua equipa em todos os eventos. A Habsy lê diretamente crachás QR e NFC quando o evento o permite, e digitaliza também cartões de visita, códigos QR, códigos QR do LinkedIn e cartões digitais de qualquer fornecedor, tudo no plano gratuito. Todos os contactos ficam numa única lista para todos os seus eventos, e não numa exportação por feira. Veja o leitor universal de crachás.

Qualifique no stand

Com o Habsy Plus, assinala os sinais de compra que a sua equipa define, como o nível de interesse, a quantidade ou o prazo de compra, e grava uma nota de voz que é transcrita para inglês. É o contexto que um crachá nunca tem. Saiba mais em o que são sinais de compra.

Faça o follow-up a partir da mesma app

Adicione um lembrete assim que o contacto estiver guardado, escreva com IA um e-mail ou uma mensagem de WhatsApp personalizados a partir de uma instrução curta e sincronize os contactos com o seu CRM com o Habsy Plus. O nosso fluxo de follow-up no Dia 1 mostra como.

Gere uma equipa de comerciais em vários eventos? Veja como a Habsy funciona para equipas comerciais.

Como tirar o máximo partido do lead retrieval do organizador

Se o evento exigir o seu próprio sistema, use-o e preencha as lacunas:

1. Pergunte o que contém o crachá e se está encriptado, antes de reservar equipamentos.
2. Configure as perguntas de qualificação na app do organizador, se as oferecer.
3. Digitalize os cartões de visita à parte na sua própria app, já que muitos visitantes lhe vão entregar um.
4. Descarregue os leads todas as noites em vez de esperar pela exportação final.
5. Junte tudo numa só lista. Importe a exportação do organizador para a sua app ou CRM e deixe que os duplicados apareçam para revisão. A Habsy assinala possíveis duplicados e deixa-o escolher o que manter.

Juntar o ficheiro de leads do organizador à sua própria captação (ilustrativo)

Uma empresa de dispositivos médicos expõe num congresso em que os crachás estão encriptados, por isso aluga uma licença de lead retrieval para ler os crachás. Os seus quatro comerciais usam também a Habsy para tudo o resto.

1. No stand, um comercial lê os crachás com a app do organizador. Os quatro digitalizam cartões de visita e códigos QR do LinkedIn na Habsy e, depois de cada conversa séria, procuram o visitante na Habsy (digitalizando o cartão ou escrevendo o nome, se o visitante só tinha crachá) para acrescentar sinais de compra e uma nota de voz.
2. Todas as noites, a equipa descarrega o ficheiro de leads do organizador.
3. Depois do congresso, importam o CSV do organizador para a Habsy. A Habsy assinala possíveis duplicados, por isso um visitante cujo crachá foi lido e que também entregou um cartão passa a ser um único contacto com todo o contexto, e não dois.
4. No Dia 1, filtram por sinais de compra e fazem o follow-up com os visitantes que pediram uma demonstração, usando as notas de voz gravadas no stand.

O sistema do organizador forneceu os dados do crachá. A Habsy forneceu a conversa e a lista única com que a equipa trabalha.

Conclusão

O lead retrieval é a leitura de crachás vendida pelo evento. Diz-lhe quem visitou o seu stand, num único evento. Para saber a quem ligar primeiro e manter todos os contactos de todos os eventos num só lugar, combine-o com a sua própria app de captação de leads. A Habsy faz isso gratuitamente. Veja a captação de leads em eventos.