Что такое lead retrieval: сканирование бейджей на выставке и альтернативы

Коротко

Lead retrieval позволяет экспонентам собирать данные посетителей выставки или конференции, сканируя их бейджи. На бейдже есть код или чип, связанный с регистрацией участника, а сканер или приложение превращает этот код в карточку контакта для экспонента. Организаторы обычно продают lead retrieval экспонентам как аренду устройств или лицензии на приложение для каждого мероприятия.

Что значит lead retrieval, простыми словами

Регистрируясь на мероприятие, вы сообщаете организатору имя, компанию, должность и email. Организатор печатает эти данные на бейдже и добавляет код. Когда вы подходите к стенду и экспонент сканирует ваш бейдж, он извлекает (по-английски retrieve) ваши регистрационные данные. Отсюда и название.

Экспонент в итоге получает список всех, чьи бейджи он отсканировал. Обычно его можно скачать в виде таблицы во время мероприятия или после него.

Как менялась система lead retrieval

• Импринтеры и тиснёные бейджи. На первых выставках использовали карточки с выпуклым тиснением и копировальные слипы.
• Магнитные полосы и штрихкоды. На бейджах появились магнитная полоса или штрихкод, которые считывало специальное оборудование, арендованное на выставке.
• QR-коды. Сегодня на большинстве мероприятий используют QR-коды, которые читает камера телефона.
• NFC и RFID. На некоторых мероприятиях добавляют чипы: для сканирования касанием или для учёта посещения сессий.
• Приложения вместо устройств. Организаторы всё чаще лицензируют приложения, которые работают на собственном телефоне экспонента.

Что lead retrieval делает хорошо

• Скорость. Скан занимает секунду, поэтому даже загруженный стенд успевает отсканировать каждого посетителя.
• Точность регистрационных полей. Данные берутся из того, что участник сам ввёл при регистрации.
• Зашифрованные бейджи. Если организатор шифрует коды на бейджах, прочитать их можно только официальной системой.

Где lead retrieval не справляется

• Она сканирует только бейджи. Для визиток, QR-кодов и цифровых визиток других сервисов нужен другой инструмент.
• Она знает кто, но не зачем. На бейдже нет записи о том, что спрашивал посетитель и насколько серьёзен был его интерес. В большинстве систем есть несколько вопросов для квалификации, но они часто слишком общие.
• Её арендуют на каждое мероприятие. Каждая выставка означает новую лицензию, новую настройку и новую выгрузку.
• Данные приходят пачками. Лиды часто выдают файлом после мероприятия, и повторный контакт откладывается.
• Она не помогает связаться с контактами. Напоминания, письма и синхронизация с CRM происходят где-то ещё.

Из-за этих пробелов многие экспоненты используют вместе с lead retrieval собственное приложение для сбора лидов. Подробное сравнение читайте в статье сбор лидов и lead retrieval: в чём разница.

Альтернативы и дополнения к lead retrieval

Используйте собственное приложение для сбора лидов

Приложение для сбора лидов работает на телефонах вашей команды на любом мероприятии. Habsy сканирует QR- и NFC-бейджи напрямую, если мероприятие это позволяет, а также визитки, QR-коды, QR-коды LinkedIn и цифровые визитки любых сервисов, и всё это на бесплатном тарифе. Все контакты хранятся в одном списке по всем мероприятиям, а не в отдельной выгрузке с каждой выставки. Подробнее об универсальном сканере бейджей.

Квалифицируйте прямо на стенде

С Habsy Plus вы отмечаете сигналы интереса по вопросам, которые задаёт ваша команда, например уровень интереса, объём или сроки покупки. Можно также записать голосовую заметку, которая расшифровывается на английском. Именно этого контекста на бейдже никогда нет. Подробнее в статье что такое сигналы интереса.

Связывайтесь с контактами из того же приложения

Добавьте напоминание сразу после сохранения контакта, напишите персональное письмо или сообщение WhatsApp с помощью ИИ по короткому запросу и синхронизируйте контакты с CRM в Habsy Plus. Как это сделать, показано в статье план повторного контакта в первый день.

Руководите командой менеджеров на множестве мероприятий? Узнайте, как Habsy работает для отделов продаж.

Как получить максимум от lead retrieval организатора

Если мероприятие требует использовать свою систему, используйте её и закройте пробелы:

1. Узнайте, что содержит бейдж и зашифрован ли он, ещё до заказа устройств.
2. Настройте вопросы для квалификации в приложении организатора, если они там есть.
3. Сканируйте визитки отдельно в своём приложении: многие посетители всё равно протянут вам визитку.
4. Скачивайте лиды каждый вечер, а не ждите итоговой выгрузки.
5. Сведите всё в один список. Импортируйте выгрузку организатора в своё приложение или CRM и проверьте найденные дубли. Habsy отмечает возможные дубли и даёт выбрать, что оставить.

Как объединить файл организатора с собственными контактами (условный пример)

Компания, производящая медицинское оборудование, участвует в конгрессе, где бейджи зашифрованы, поэтому берёт одну лицензию lead retrieval для сканирования бейджей. Четыре её менеджера используют Habsy для всего остального.

1. На стенде один менеджер сканирует бейджи приложением организатора. Все четверо сканируют визитки и QR-коды LinkedIn в Habsy, а после каждого серьёзного разговора находят посетителя в Habsy (сканируют его визитку или вводят имя, если у посетителя был только бейдж), чтобы добавить сигналы интереса и голосовую заметку.
2. Каждый вечер команда скачивает файл лидов организатора.
3. После конгресса команда импортирует CSV организатора в Habsy. Habsy отмечает возможные дубли, поэтому посетитель, у которого отсканировали бейдж и который оставил визитку, становится одним контактом со всем контекстом, а не двумя.
4. В первый день после конгресса команда фильтрует контакты по сигналам интереса и связывается с теми, кто просил демо, опираясь на голосовые заметки со стенда.

Система организатора дала данные с бейджей. Habsy дал содержание разговоров и единый список, с которым работает команда.

Итог

По сути, lead retrieval сводится к сканированию бейджей, которое продаёт мероприятие. Она показывает, кто подходил к вашему стенду, в рамках одного мероприятия. Чтобы понимать, кому звонить первым, и хранить все контакты со всех мероприятий в одном месте, дополните её собственным приложением для сбора лидов. Habsy делает это бесплатно. Узнайте о сборе лидов на мероприятиях.