O que é lead retrieval? Significado, como funciona e alternativas

A resposta rápida

Lead retrieval é a forma como os expositores captam os dados dos visitantes em uma feira ou congresso lendo o crachá do visitante. O crachá tem um código ou chip ligado ao credenciamento do participante, e um aparelho leitor ou app transforma esse código em um registro de contato para o expositor. As organizadoras de eventos normalmente vendem o lead retrieval aos expositores como aparelhos alugados ou licenças de app para cada evento. O serviço também é chamado de aluguel de leitor de leads ou de coletor de dados.

O que significa lead retrieval, em palavras simples

Quando você faz o credenciamento em um evento, informa à organizadora seu nome, empresa, cargo e e-mail. A organizadora imprime isso em um crachá e acrescenta um código. Quando você visita um estande e o expositor lê o seu crachá, ele está recuperando (em inglês, retrieving) os dados do seu credenciamento. Daí vem o nome.

Para o expositor, o resultado é uma lista de todas as pessoas cujo crachá foi lido, que normalmente pode ser baixada como planilha durante ou depois do evento.

Como o lead retrieval mudou

• Mata-cartão e crachás em relevo. As primeiras feiras usavam cartões em relevo e papel-carbono.
• Tarja magnética e código de barras. Os crachás ganharam tarja ou código de barras, lidos por equipamentos dedicados alugados na feira.
• QR codes. Hoje a maioria dos eventos usa QR codes, que a câmera do celular consegue ler.
• NFC e RFID. Alguns eventos acrescentam chips, para leitura por aproximação ou para controlar a presença nas sessões.
• Apps no lugar de aparelhos. Cada vez mais, as organizadoras licenciam apps que rodam no celular do próprio expositor.

O que o lead retrieval faz bem

• Rapidez. Uma leitura leva um segundo, então um estande movimentado consegue captar todos os visitantes.
• Precisão nos dados do credenciamento. Os dados vêm do que o participante digitou ao se credenciar.
• Crachás criptografados. Quando a organizadora criptografa os códigos dos crachás, o sistema oficial é a única forma de lê-los.

Onde o lead retrieval deixa a desejar

• Ele só lê crachás. Cartões de visita, QR codes e cartões digitais de outros fornecedores exigem outra ferramenta.
• Ele sabe quem, não por quê. O crachá não registra o que o visitante perguntou nem o quanto estava interessado. A maioria dos sistemas oferece algumas perguntas de qualificação, mas costumam ser genéricas.
• Ele é alugado a cada evento. Cada feira significa uma nova licença, uma nova configuração e uma nova exportação.
• Os dados chegam em lotes. Muitas vezes os leads só saem em um arquivo depois do evento, o que atrasa o follow-up.
• Ele não faz follow-up. Lembretes, e-mails e sincronização com o CRM acontecem em outro lugar.

Essas lacunas explicam por que muitos expositores usam o próprio app de captura de leads junto com o lead retrieval. Comparamos os dois em detalhes em captura de leads vs lead retrieval.

Alternativas e complementos ao lead retrieval

Use seu próprio app de captura de leads

Um app de captura de leads roda no celular da sua equipe em todos os eventos. A Habsy lê crachás QR e NFC diretamente quando o evento permite e também escaneia cartões de visita, QR codes, QR codes do LinkedIn e cartões digitais de qualquer fornecedor, tudo no plano gratuito. Todos os contatos ficam em uma única lista de todos os seus eventos, e não em uma exportação por feira. Conheça o leitor universal de crachás.

Qualifique no estande

Com o Habsy Plus, você marca os sinais de intenção que a sua equipe define, como nível de interesse, quantidade ou prazo de compra, e grava uma nota de voz que é transcrita em inglês. É o contexto que um crachá nunca traz. Saiba mais em o que são sinais de intenção.

Faça o follow-up no mesmo app

Adicione um lembrete assim que o contato for salvo, escreva com IA um e-mail ou uma mensagem de WhatsApp personalizada a partir de um prompt curto e sincronize os contatos com o seu CRM com o Habsy Plus. Nosso fluxo de follow-up do Dia 1 mostra como.

Gerencia uma equipe de vendedores em vários eventos? Veja como a Habsy funciona para equipes de vendas.

Como aproveitar ao máximo o lead retrieval da organizadora

Se o evento exige o próprio sistema, use-o e preencha as lacunas:

1. Pergunte o que o crachá contém e se ele é criptografado, antes de reservar os aparelhos.
2. Configure as perguntas de qualificação no app da organizadora, se ele oferecer.
3. Escaneie os cartões de visita à parte no seu próprio app, já que muitos visitantes vão entregar um.
4. Baixe os leads todas as noites em vez de esperar a exportação final.
5. Junte tudo em uma lista. Importe a exportação da organizadora no seu app ou CRM e deixe os duplicados aparecerem para revisão. A Habsy sinaliza possíveis duplicados e deixa você escolher o que manter.

Juntando o arquivo de leads da organizadora com a sua própria captura (exemplo ilustrativo)

Uma empresa de equipamentos médicos expõe em um congresso em que os crachás são criptografados, então aluga uma licença de lead retrieval para a leitura dos crachás. Os quatro vendedores também usam a Habsy para todo o resto.

1. No estande, um vendedor lê os crachás com o app da organizadora. Os quatro escaneiam cartões de visita e QR codes do LinkedIn na Habsy e, depois de cada conversa séria, encontram o visitante na Habsy (escaneando o cartão dele, ou digitando o nome se o visitante só tinha o crachá) para adicionar sinais de intenção e uma nota de voz.
2. Toda noite, a equipe baixa o arquivo de leads da organizadora.
3. Depois do congresso, importam o CSV da organizadora na Habsy. A Habsy sinaliza possíveis duplicados, então um visitante que teve o crachá lido e também entregou um cartão vira um único contato com todo o contexto, e não dois.
4. No Dia 1, filtram por sinais de intenção e fazem o follow-up com os visitantes que pediram uma demo, usando as notas de voz do estande.

O sistema da organizadora forneceu os dados do crachá. A Habsy forneceu a conversa e a lista única com que a equipe trabalha.

Conclusão

Lead retrieval é a leitura de crachás vendida pelo evento. Ele mostra quem visitou o seu estande, em um evento. Para saber para quem ligar primeiro e manter todos os contatos de todos os eventos em um só lugar, combine-o com o seu próprio app de captura de leads. A Habsy faz isso de graça. Conheça a captura de leads em eventos.