Visitekaartjes scannen naar Excel (zonder één veld over te typen)

Het korte antwoord

Om visitekaartjes naar Excel te scannen, gebruik je een visitekaartjesscanner-app: scan de kaartjes, controleer de herkende velden en exporteer de contacten als Excel- of CSV-bestand. Een goede app zet elk veld in een eigen kolom, zodat het bestand netjes opent in Excel of Google Sheets en zonder herschikken in een CRM te importeren is. Habsy doet dit gratis, met onbeperkt scannen.

Drie manieren om visitekaartjes in Excel te krijgen

1. Met de hand overtypen

Voor vijf kaartjes werkt dat. Voor vijftig kost het uren en maak je fouten in e-mailadressen en telefoonnummers, precies de twee velden die het belangrijkst zijn. Overtypen gebeurt bovendien vaak dagen na het evenement, als je niet meer weet wie wat zei.

2. De tekstherkenning van je telefoon gebruiken en plakken

Google Lens op Android en Livetekst (Live Text) op de iPhone kunnen de tekst op een kaartje lezen. Je kopieert die en plakt hem in een spreadsheet. Het probleem: je krijgt een blok tekst, geen kolommen. Je moet naam, functie, bedrijf, e-mail en telefoon nog steeds zelf over aparte cellen verdelen, kaartje voor kaartje.

3. Een scanner-app gebruiken die een spreadsheet exporteert

Een scanner-app leest het kaartje en zet elk stukje tekst in het juiste veld. Bij het exporteren wordt elk veld een kolom. Dit is de enige methode die snel blijft als je een stapel kaartjes hebt, en de enige die notities en kwalificatie naast elk contact bewaart.

Hoe een goede spreadsheet met visitekaartjes eruitziet

Bepaal voordat je scant wat er in het eindbestand moet staan. Een spreadsheet is alleen nuttig als je hem kunt filteren, sorteren en importeren.

De contactkolommen komen van het kaartje. De contextkolommen komen van jou, en die vergeten de meeste teams. Zonder die kolommen heb je een lijst met namen. Met die kolommen weet je wie prijzen wilde, wie een demo wilde en wie alleen folders verzamelde.

Stap voor stap: visitekaartjes scannen naar Excel met Habsy

Stap 1: Scan de kaartjes

Open Habsy en fotografeer het kaartje. Habsy gebruikt OCR en AI om de tekst te lezen en in de juiste velden te zetten. Voeg de achterkant toe als daar meer gegevens op staan. Heb je een stapel, gebruik dan batchscan: Habsy verwerkt tot 150 kaartjes in ongeveer 5 minuten, en je stelt de leadcontext één keer in voor de hele batch. In onze eigen tests had Habsy de hoogste nauwkeurigheid van de geteste scanners, namelijk 99%.

Kaartjes in andere talen worden gelezen en naar het Engels vertaald, wat handig is op internationale beurzen.

Stap 2: Controleer de velden

Controleer de herkende gegevens voordat je opslaat. Verbeter wat de camera niet goed kon lezen, zoals een vlekkerig telefoonnummer. Dat kost seconden en houdt je spreadsheet schoon.

Stap 3: Voeg context toe nu je het nog weet

Voeg een tekstnotitie, een tag of een categorie toe. Met Habsy Plus kun je ook een spraaknotitie inspreken, die in het Engels wordt uitgeschreven, en intentiesignalen aantikken: de velden die je team bepaalt, zoals interesseniveau, bestelaantal of aankooptermijn. Die worden extra kolommen in je export.

Is iemand al opgeslagen, dan markeert Habsy het mogelijke dubbele contact en kies jij wat er gebeurt, zodat dezelfde persoon niet twee keer in je sheet staat.

Stap 4: Exporteer naar Excel, CSV of VCF

Selecteer de contacten die je wilt, bijvoorbeeld iedereen van één evenement, en exporteer ze als Excel- of CSV-bestand. Open het bestand in Excel, of importeer het in Google Sheets. Gebruik je een CRM, dan kun je de spreadsheet overslaan: Habsy Plus koppelt met meer dan 10 CRM's, waaronder Salesforce, HubSpot en Zoho CRM, en synchroniseert contacten direct.

Teams die Habsy Platform gebruiken, kunnen ook via het web exporteren met filters en eigen sjablonen voor exportkoppen, zodat de kolomnamen overeenkomen met wat hun CRM verwacht.

Wat de export naast het kaartje kan bevatten

Een spreadsheet van overgetypte kaartjes bevat alleen wat erop gedrukt stond. Een export uit Habsy kan ook bevatten wat er gebeurde toen je de persoon ontmoette, en dat maakt de sheet nuttig voor wie gaat opvolgen:

Voorbeeld (ter illustratie). Een mkb-exposant komt terug van een regionale vakbeurs met 300 visitekaartjes. Op de eerste avond scant de eigenaar ze in twee stapels in batch, één per beursdag, waarbij hij het evenement één keer per batch instelt. De volgende ochtend zet hij een korte notitie bij de 40 die hij zich het best herinnert. Hij exporteert alles naar Excel, sorteert op de notitiekolom en geeft de top 40 aan zijn verkoopcoördinator, die ze dezelfde middag belt vanuit de sheet die ze altijd gebruikt.

Voor teams: één export in plaats van vijf spreadsheets

Scannen vier mensen op hetzelfde evenement, dan heb je meestal vier bestanden in vier formaten. Op Habsy Platform komt elke scan van het team op één plek. Managers filteren op campagne, bedrijfslocatie of intentiesignalen en exporteren met een eigen sjabloon voor exportkoppen, zodat de kolomnamen precies overeenkomen met wat je CRM-import of je salesteam verwacht.

Tips voor een schonere export

• Scan op de dag zelf. Kaartjes die je dezelfde avond scant, krijgen betere notities dan kaartjes die je een week later scant.
• Gebruik in het hele team dezelfde tags. Schrijft de een "Demo" en de ander "demo gevraagd", dan werken je filters niet meer.
• Eén kolom per veld. Voeg geen telefoonnummers samen en zet geen twee e-mailadressen in één cel.
• Voeg de naam van het evenement toe. Zo meet je het eenvoudigst welke evenementen iets opleverden.
• Leg zo nodig offline vast. Habsy legt kaartjes vast zonder internet en verwerkt ze zodra je weer online bent, dus slechte wifi op de beursvloer houdt je niet op.

Visitekaartjes scannen naar Google Sheets

Google Sheets leest dezelfde bestanden. Exporteer een CSV- of Excel-bestand uit Habsy en kies in Google Sheets Bestand, Importeren om het te uploaden. De kolommen blijven zoals ze zijn. Bewaar je contacten liever in je Google-account dan in een sheet, dan kan Habsy Plus ook synchroniseren met Google Contacten.

Wanneer een spreadsheet niet genoeg is

Een spreadsheet is een goed formaat om over te dragen, maar herinnert niemand eraan om op te volgen. Met Habsy voeg je een herinnering toe zodra een contact is opgeslagen, schrijf je met AI een persoonlijke opvolgmail of WhatsApp-bericht op basis van een korte prompt en bewaar je elke notitie bij het contact. Wat er na de export gebeurt, lees je in onze gids over visitekaartjes scannen in batch en onze werkwijze voor opvolging op dag 1.

Conclusie

Heb je maar een paar kaartjes, dan is overtypen prima. Voor alles daarboven gebruik je een scanner-app die één veld per kolom exporteert en je notities bij elk contact bewaart. Habsy is gratis om mee te beginnen, scant zonder limiet en exporteert direct naar Excel. Probeer de visitekaartjesscanner.