Jak zeskanować wizytówki do Excela (bez przepisywania ani jednego pola)

Krótka odpowiedź

Aby zeskanować wizytówki do Excela, użyj aplikacji do skanowania wizytówek: zeskanuj wizytówki, sprawdź odczytane pola, a potem wyeksportuj kontakty do pliku Excel lub CSV. Dobra aplikacja umieszcza każde pole w osobnej kolumnie, więc plik otwiera się poprawnie w Excelu lub Google Sheets i daje się zaimportować do CRM bez przeformatowywania. Habsy robi to za darmo, ze skanowaniem bez limitu.

Trzy sposoby na przeniesienie wizytówek do Excela

1. Wpisywanie ręczne

Sprawdza się przy pięciu wizytówkach. Przy pięćdziesięciu zajmuje godziny, a błędy pojawią się w adresach e-mail i numerach telefonów, czyli w dwóch najważniejszych polach. Poza tym ręczne wpisywanie zwykle odbywa się kilka dni po wydarzeniu, gdy nie pamiętasz już, kto co mówił.

2. Rozpoznawanie tekstu w telefonie i wklejanie

Google Lens na Androidzie i Tekst na żywo na iPhonie odczytują tekst z wizytówki. Możesz go skopiować i wkleić do arkusza. Problem w tym, że dostajesz blok tekstu, a nie kolumny. Imię, stanowisko, firmę, e-mail i telefon nadal musisz rozdzielić do osobnych komórek, wizytówka po wizytówce.

3. Aplikacja do skanowania wizytówek z eksportem do arkusza

Aplikacja do skanowania odczytuje wizytówkę i przypisuje każdy fragment tekstu do właściwego pola. Przy eksporcie każde pole staje się kolumną. To jedyna metoda, która pozostaje szybka przy stosie wizytówek, i jedyna, która przechowuje notatki i kwalifikację obok każdego kontaktu.

Jak wygląda dobry arkusz z wizytówkami

Zanim zaczniesz skanować, zdecyduj, co ma zawierać gotowy plik. Arkusz jest przydatny tylko wtedy, gdy da się go filtrować, sortować i importować.

Kolumny kontaktowe pochodzą z wizytówki. Kolumny z kontekstem pochodzą od ciebie i to o nich większość zespołów zapomina. Bez nich masz listę nazwisk. Z nimi wiesz, kto chciał cennik, kto prezentację, a kto tylko zbierał broszury.

Krok po kroku: skanowanie wizytówek do Excela w Habsy

Krok 1: Zeskanuj wizytówki

Otwórz Habsy i zrób zdjęcie wizytówki. Habsy korzysta z OCR i AI, żeby odczytać tekst i przypisać go do właściwych pól. Jeśli na odwrocie są dodatkowe dane, dodaj też tył wizytówki. Przy stosie wizytówek użyj skanowania seryjnego: Habsy obsługuje do 150 wizytówek w około 5 minut, a kontekst leadów ustawiasz raz dla całej serii. W naszych testach wewnętrznych Habsy miało najwyższą dokładność spośród testowanych skanerów: 99%.

Wizytówki w innych językach są odczytywane i tłumaczone na angielski, co pomaga na międzynarodowych targach.

Krok 2: Sprawdź pola

Przed zapisaniem sprawdź odczytane dane. Popraw wszystko, czego aparat nie odczytał wyraźnie, na przykład rozmazany numer telefonu. To zajmuje kilka sekund i utrzymuje arkusz w porządku.

Krok 3: Dodaj kontekst, póki pamiętasz

Dodaj notatkę tekstową, tag lub kategorię. Z Habsy Plus możesz też nagrać notatkę głosową, która jest przepisywana na angielski, i zaznaczyć sygnały zakupowe, czyli pola zdefiniowane przez twój zespół, takie jak poziom zainteresowania, wielkość zamówienia czy termin zakupu. W eksporcie stają się one dodatkowymi kolumnami.

Jeśli ktoś jest już zapisany, Habsy oznacza możliwy duplikat i pozwala zdecydować, co zrobić, więc ta sama osoba nie pojawi się w arkuszu dwa razy.

Krok 4: Wyeksportuj do Excela, CSV lub VCF

Zaznacz kontakty, które chcesz wyeksportować, na przykład wszystkie z jednego wydarzenia, i wyeksportuj je do pliku Excel lub CSV. Otwórz plik w Excelu albo zaimportuj go do Google Sheets. Jeśli korzystasz z CRM, możesz pominąć arkusz: Habsy Plus łączy się z ponad 10 systemami CRM, w tym z Salesforce, HubSpot i Zoho CRM, i synchronizuje kontakty bezpośrednio.

Zespoły korzystające z Habsy Platform mogą też eksportować dane z poziomu przeglądarki, z filtrami i własnymi szablonami nagłówków eksportu, tak aby nazwy kolumn odpowiadały temu, czego oczekuje ich CRM.

Co eksport może zawierać poza danymi z wizytówki

Arkusz utworzony przez przepisanie wizytówek zawiera tylko to, co było na nich wydrukowane. Eksport z Habsy może zawierać także to, co wydarzyło się podczas spotkania, a to właśnie czyni arkusz przydatnym dla osoby, która robi follow-up:

Przykład poglądowy. Właściciel małej firmy produkcyjnej wraca z regionalnych targów branżowych z 300 wizytówkami. Pierwszego wieczoru skanuje je seryjnie w dwóch stosach, po jednym na każdy dzień targów, i dla każdej serii ustawia wydarzenie tylko raz. Następnego ranka dodaje krótką notatkę do 40 osób, które pamięta najlepiej. Eksportuje wszystko do Excela, sortuje według kolumny z notatkami i przekazuje 40 najważniejszych kontaktów koordynatorce sprzedaży, która jeszcze tego popołudnia dzwoni do nich z tego samego arkusza, z którego zawsze korzysta.

Dla zespołów: jeden eksport zamiast pięciu arkuszy

Gdy na jednym wydarzeniu skanują cztery osoby, zwykle kończy się na czterech plikach w czterech formatach. W Habsy Platform wszystkie skany zespołu trafiają w jedno miejsce. Menedżerowie mogą filtrować według kampanii, lokalizacji firmy lub sygnałów zakupowych i eksportować dane z własnym szablonem nagłówków eksportu, tak aby nazwy kolumn dokładnie odpowiadały temu, czego oczekuje import do CRM albo dział sprzedaży.

Wskazówki, jak uzyskać czystszy eksport

• Skanuj tego samego dnia. Wizytówki zeskanowane tego samego wieczoru mają lepsze notatki niż te skanowane tydzień później.
• Używaj tych samych tagów w całym zespole. Jeśli jedna osoba wpisuje „Demo”, a inna „prośba o demo”, filtry przestają działać.
• Jedno pole w jednej kolumnie. Nie łącz numerów telefonów i nie wpisuj dwóch adresów e-mail do jednej komórki.
• Dodaj nazwę wydarzenia. To najprostszy sposób, żeby sprawdzić, które wydarzenia przyniosły efekty.
• W razie potrzeby pracuj offline. Habsy zapisuje wizytówki bez internetu i przetwarza je, gdy wrócisz do sieci, więc słabe Wi-Fi na targach cię nie zatrzyma.

Skanowanie wizytówek do Google Sheets

Google Sheets odczytuje te same pliki. Wyeksportuj z Habsy plik CSV lub Excel, a potem w Google Sheets wybierz Plik, Importuj i prześlij go. Kolumny pozostają bez zmian. Jeśli wolisz trzymać kontakty na koncie Google zamiast w arkuszu, Habsy Plus może też synchronizować je z Google Contacts.

Kiedy arkusz nie wystarczy

Arkusz dobrze sprawdza się jako format przekazania danych, ale nikomu nie przypomina o follow-upie. Habsy pozwala dodać przypomnienie po zapisaniu kontaktu, napisać z pomocą AI osobisty e-mail lub wiadomość WhatsApp na podstawie krótkiego polecenia i trzymać wszystkie notatki przy kontakcie. Więcej o tym, co dzieje się po eksporcie, przeczytasz w naszym przewodniku po seryjnym skanowaniu wizytówek i w opisie procesu follow-upu w pierwszym dniu.

Podsumowanie

Przy kilku wizytówkach ręczne wpisywanie wystarczy. Przy większej liczbie użyj aplikacji do skanowania, która eksportuje jedno pole w jednej kolumnie i przechowuje notatki przy każdym kontakcie. Habsy możesz zacząć za darmo, skanuje bez limitu i eksportuje prosto do Excela. Wypróbuj skaner wizytówek.