Kako skenirati vizit karte u Excel (bez ponovnog kucanja ijednog polja)

Kratak odgovor

Da biste skenirali vizit karte u Excel, koristite aplikaciju za skeniranje vizit karata: skenirajte vizit karte, proverite prepoznata polja, a zatim izvezite kontakte kao Excel ili CSV fajl. Dobra aplikacija svako polje stavlja u posebnu kolonu, pa se fajl uredno otvara u Excel-u ili Google Sheets-u i uvozi u CRM bez preformatiranja. Habsy to radi besplatno, uz neograničeno skeniranje.

Tri načina da prebacite vizit karte u Excel

1. Ručno kucanje

Ovo funkcioniše za pet vizit karata. Za pedeset traje satima i pravićete greške u imejl adresama i brojevima telefona, a to su dva najvažnija polja. Ručni unos se uz to obično obavlja tek nekoliko dana posle događaja, kada se više ne sećate ko je šta rekao.

2. Prepoznavanje teksta na telefonu, pa lepljenje

Google Lens na Android-u i Live Text na iPhone-u čitaju tekst sa vizit karte. Možete da ga kopirate i nalepite u tabelu. Problem je što dobijate blok teksta, a ne kolone. I dalje morate da razdvojite ime, poziciju, kompaniju, imejl i telefon u posebne ćelije, vizit kartu po vizit kartu.

3. Aplikacija za skeniranje vizit karata koja izvozi tabelu

Aplikacija za skeniranje čita vizit kartu i svaki deo teksta raspoređuje u pravo polje. Pri izvozu svako polje postaje kolona. Ovo je jedini način koji ostaje brz kada imate gomilu vizit karata i jedini koji uz svaki kontakt čuva beleške i kvalifikaciju.

Kako izgleda dobra tabela sa vizit kartama

Pre skeniranja odlučite šta gotov fajl treba da sadrži. Tabela je korisna samo ako može da se filtrira, sortira i uveze.

Kolone sa kontakt podacima dolaze sa vizit karte. Kolone sa kontekstom dolaze od vas, i njih većina timova zaboravi. Bez njih imate spisak imena. Sa njima znate ko je tražio cene, ko je tražio demonstraciju, a ko je samo skupljao brošure.

Korak po korak: skeniranje vizit karata u Excel uz Habsy

Korak 1: Skenirajte vizit karte

Otvorite Habsy i fotografišite vizit kartu. Habsy koristi OCR i AI da pročita tekst i rasporedi ga u prava polja. Dodajte i poleđinu ako na njoj ima još podataka. Ako imate gomilu, koristite grupno skeniranje: Habsy obrađuje do 150 vizit karata za oko 5 minuta, a kontekst lida podešavate jednom za celu grupu. U našim internim testovima Habsy je imao najveću tačnost od svih testiranih skenera, 99%.

Vizit karte na drugim jezicima se čitaju i prevode na engleski, što pomaže na međunarodnim događajima.

Korak 2: Proverite polja

Proverite prepoznate podatke pre čuvanja. Ispravite sve što kamera nije jasno pročitala, na primer razmazan broj telefona. Ovaj korak traje nekoliko sekundi i čuva tabelu urednom.

Korak 3: Dodajte kontekst dok se sećate

Dodajte tekstualnu belešku, oznaku ili kategoriju. Uz Habsy Plus možete da snimite i glasovnu belešku, koja se transkribuje na engleski, i da označite kupovne signale, odnosno polja koja definiše vaš tim, kao što su nivo interesovanja, količina porudžbine ili rok za kupovinu. Oni postaju dodatne kolone u izvozu.

Ako je neko već sačuvan, Habsy označi mogući duplikat i pusti vas da odlučite šta ćete uraditi, pa ista osoba ne završi dvaput u tabeli.

Korak 4: Izvezite u Excel, CSV ili VCF

Izaberite kontakte koje želite, na primer sve sa jednog događaja, i izvezite ih kao Excel ili CSV fajl. Otvorite fajl u Excel-u ili ga uvezite u Google Sheets. Ako koristite CRM, tabelu možete da preskočite: Habsy Plus se povezuje sa 10+ CRM sistema, uključujući Salesforce, HubSpot i Zoho CRM, i sinhronizuje kontakte direktno.

Timovi koji koriste Habsy Platform mogu da izvoze i sa veba, uz filtere i prilagođene šablone zaglavlja za izvoz, tako da nazivi kolona odgovaraju onome što njihov CRM očekuje.

Šta izvoz može da sadrži osim podataka sa vizit karte

Tabela nastala prekucavanjem vizit karata sadrži samo ono što je na njima odštampano. Habsy izvoz može da sadrži i ono što se desilo kada ste upoznali osobu, a upravo to tabelu čini korisnom onome ko se javlja kontaktu:

Ilustrativni primer. Malo preduzeće se vraća sa regionalnog sajma sa 300 vizit karata. Prve večeri vlasnik ih grupno skenira u dve gomile, po jednu za svaki dan sajma, i za svaku grupu jednom podesi događaj. Sledećeg jutra dodaje kratku belešku za 40 kontakata kojih se najbolje seća. Sve izvozi u Excel, sortira po koloni sa beleškama i prvih 40 predaje koordinatorki prodaje, koja ih tog popodneva poziva iz iste tabele koju uvek koristi.

Za timove: jedan izvoz umesto pet tabela

Kada četiri osobe skeniraju na istom događaju, obično dobijete četiri fajla u četiri formata. Na Habsy Platform svako skeniranje tima stiže na jedno mesto. Menadžeri mogu da filtriraju po kampanji, lokaciji kompanije ili kupovnim signalima i da izvoze uz prilagođeni šablon zaglavlja za izvoz, tako da nazivi kolona tačno odgovaraju onome što očekuje uvoz u vaš CRM ili vaš prodajni tim.

Saveti za uredniji izvoz

• Skenirajte istog dana. Vizit karte skenirane iste večeri imaju bolje beleške od onih skeniranih nedelju dana kasnije.
• Koristite iste oznake u celom timu. Ako jedna osoba piše „Demo“, a druga „traži demo“, filteri prestaju da rade.
• Jedna kolona po polju. Ne spajajte brojeve telefona i ne stavljajte dve imejl adrese u istu ćeliju.
• Dodajte naziv događaja. To je najjednostavniji način da izmerite koji su događaji doneli rezultate.
• Po potrebi skenirajte bez interneta. Habsy beleži vizit karte bez interneta i obrađuje ih kada se ponovo povežete, pa vas loš Wi-Fi na sajmu ne usporava.

Skeniranje vizit karata u Google Sheets

Google Sheets čita iste fajlove. Izvezite CSV ili Excel fajl iz aplikacije Habsy, a zatim ga u Google Sheets-u otpremite preko menija za uvoz (File, Import). Kolone ostaju iste. Ako kontakte radije čuvate u Google nalogu nego u tabeli, Habsy Plus može da ih sinhronizuje i sa Google Contacts.

Kada tabela nije dovoljna

Tabela je dobar format za predaju, ali nikoga ne podseća da se javi. Habsy vam omogućava da dodate podsetnik čim sačuvate kontakt, da uz AI na osnovu kratkog uputstva napišete lični imejl ili WhatsApp poruku i da sve beleške čuvate na kontaktu. Više o tome šta sledi posle izvoza pročitajte u vodiču za grupno skeniranje vizit karata i u našem postupku za javljanje prvog dana.

Zaključak

Ako imate samo nekoliko vizit karata, kucanje je u redu. Za sve preko toga koristite aplikaciju za skeniranje koja izvozi jedno polje po koloni i uz svaki kontakt čuva vaše beleške. Habsy je besplatan za početak, skenira bez ograničenja i izvozi direktno u Excel. Isprobajte skener vizit karata.