Ako skenovať vizitky do Excelu (bez prepisovania jediného poľa)

Rýchla odpoveď

Ak chcete skenovať vizitky do Excelu, použite aplikáciu na skenovanie vizitiek: vizitky naskenujte, skontrolujte rozpoznané polia a kontakty vyexportujte ako súbor Excel alebo CSV. Dobrá aplikácia dá každé pole do vlastného stĺpca, takže sa súbor bez problémov otvorí v Exceli alebo Google Sheets a importuje do CRM bez preformátovania. Habsy to zvládne zadarmo a s neobmedzeným skenovaním.

Tri spôsoby, ako dostať vizitky do Excelu

1. Ručný prepis

Pri piatich vizitkách to funguje. Pri päťdesiatich to trvá hodiny a urobíte chyby v e-mailoch a telefónnych číslach, teda presne v dvoch najdôležitejších poliach. Ručný prepis sa navyše zvyčajne robí až niekoľko dní po podujatí, keď si už nepamätáte, kto čo povedal.

2. Rozpoznávanie textu v telefóne a vloženie

Google Lens na Androide a Živý text na iPhone prečítajú text na vizitke. Môžete ho skopírovať a vložiť do tabuľky. Problém je, že dostanete blok textu, nie stĺpce. Meno, pozíciu, firmu, e-mail a telefón musíte stále rozdeliť do samostatných buniek, vizitku po vizitke.

3. Skener vizitiek, ktorý exportuje tabuľku

Skener vizitiek prečíta vizitku a každú časť textu zaradí do správneho poľa. Pri exporte sa z každého poľa stane stĺpec. Je to jediná metóda, ktorá zostane rýchla aj pri kôpke vizitiek, a jediná, ktorá pri každom kontakte uchová poznámky a kvalifikáciu.

Ako vyzerá dobrá tabuľka vizitiek

Pred skenovaním si ujasnite, čo má hotový súbor obsahovať. Tabuľka je užitočná, iba ak sa dá filtrovať, zoraďovať a importovať.

Kontaktné stĺpce pochádzajú z vizitky. Stĺpce s kontextom pochádzajú od vás a práve na ne väčšina tímov zabúda. Bez nich máte zoznam mien. S nimi viete, kto chcel cenník, kto ukážku a kto len zbieral brožúry.

Krok za krokom: skenovanie vizitiek do Excelu s Habsy

Krok 1: Naskenujte vizitky

Otvorte Habsy a odfoťte vizitku. Habsy pomocou OCR a AI prečíta text a zaradí ho do správnych polí. Ak má vizitka údaje aj na zadnej strane, pridajte ju. Ak máte kôpku, použite hromadné skenovanie: Habsy spracuje až 150 vizitiek za približne 5 minút a kontext leadu nastavíte raz pre celú dávku. V našich interných testoch mal Habsy najvyššiu presnosť spomedzi testovaných skenerov, 99 %.

Vizitky v iných jazykoch sa prečítajú a preložia do angličtiny, čo pomáha na medzinárodných podujatiach.

Krok 2: Skontrolujte polia

Pred uložením skontrolujte rozpoznané údaje. Opravte všetko, čo fotoaparát neprečítal jasne, napríklad rozmazané telefónne číslo. Tento krok trvá sekundy a udrží vašu tabuľku čistú.

Krok 3: Pridajte kontext, kým si ho pamätáte

Pridajte textovú poznámku, štítok alebo kategóriu. S Habsy Plus môžete nahrať aj hlasovú poznámku, ktorá sa prepíše do angličtiny, a označiť nákupné signály, teda polia, ktoré definuje váš tím, napríklad mieru záujmu, množstvo objednávky alebo termín nákupu. Z nich sa vo vašom exporte stanú ďalšie stĺpce.

Ak už je niekto uložený, Habsy označí možnú duplicitu a nechá vás vybrať, čo s ňou urobiť, takže ten istý človek nebude v tabuľke dvakrát.

Krok 4: Export do Excelu, CSV alebo VCF

Vyberte kontakty, ktoré chcete, napríklad všetkých z jedného podujatia, a vyexportujte ich ako súbor Excel alebo CSV. Súbor otvorte v Exceli alebo ho importujte do Google Sheets. Ak používate CRM, tabuľku môžete preskočiť: Habsy Plus sa prepojí s viac ako 10 CRM vrátane Salesforce, HubSpot a Zoho CRM a synchronizuje kontakty priamo.

Tímy, ktoré používajú Habsy Platform, môžu exportovať aj z webu s filtrami a vlastnými šablónami hlavičiek exportu, aby názvy stĺpcov zodpovedali tomu, čo očakáva ich CRM.

Čo môže export obsahovať okrem údajov z vizitky

Tabuľka vytvorená prepisovaním vizitiek obsahuje len to, čo bolo na nich vytlačené. Export z Habsy môže obsahovať aj to, čo sa stalo, keď ste sa s človekom stretli, a práve to robí tabuľku užitočnou pre toho, kto sa ozve:

Ilustračný príklad. Malá výrobná firma sa vráti z regionálneho veľtrhu s 300 vizitkami. Prvý večer ich majiteľ hromadne naskenuje v dvoch kôpkach, jednej za každý deň veľtrhu, a podujatie nastaví raz pre každú dávku. Ďalšie ráno pridá krátku poznámku k 40 kontaktom, ktoré si pamätá najlepšie. Všetko vyexportuje do Excelu, zoradí podľa stĺpca s poznámkami a 40 najlepších odovzdá obchodnej koordinátorke, ktorá im v ten deň popoludní volá z tej istej tabuľky, akú používa vždy.

Pre tímy: jeden export namiesto piatich tabuliek

Keď na jednom podujatí skenujú štyria ľudia, zvyčajne skončíte so štyrmi súbormi v štyroch formátoch. V Habsy Platform sa každý sken tímu dostane na jedno miesto. Manažéri môžu filtrovať podľa kampane, sídla firmy alebo nákupných signálov a exportovať s vlastnou šablónou hlavičky exportu, aby názvy stĺpcov presne zodpovedali tomu, čo očakáva import do vášho CRM alebo váš obchodný tím.

Tipy na čistejší export

• Skenujte v ten istý deň. Vizitky naskenované ešte večer majú lepšie poznámky ako tie naskenované o týždeň.
• Používajte v tíme rovnaké štítky. Ak jeden napíše „Ukážka“ a druhý „chce demo“, filtre prestanú fungovať.
• Jeden stĺpec na jedno pole. Nespájajte telefónne čísla a nedávajte dva e-maily do jednej bunky.
• Pridajte názov podujatia. Je to najjednoduchší spôsob, ako zmerať, ktoré podujatia priniesli výsledky.
• V prípade potreby ukladajte offline. Habsy ukladá vizitky bez internetu a spracuje ich, keď ste znova online, takže slabá Wi-Fi na výstavisku vás nezdrží.

Skenovanie vizitiek do Google Sheets

Google Sheets číta rovnaké súbory. Vyexportujte z Habsy súbor CSV alebo Excel a v Google Sheets zvoľte Súbor, Importovať a nahrajte ho. Stĺpce zostanú tak, ako sú. Ak chcete mať kontakty radšej vo svojom účte Google ako v tabuľke, Habsy Plus ich vie synchronizovať aj s Google Contacts.

Keď tabuľka nestačí

Tabuľka je dobrý formát na odovzdanie, ale nikomu nepripomenie, že sa má ozvať. V Habsy pridáte pripomienku hneď po uložení kontaktu, s AI napíšete podľa krátkeho zadania osobný follow-up e-mail alebo správu cez WhatsApp a všetky poznámky máte pri kontakte. Čo robiť po exporte, sa dočítate v článkoch o hromadnom skenovaní vizitiek a o postupe follow-upu v prvý deň.

Zhrnutie

Ak máte len pár vizitiek, ručný prepis stačí. Pri väčšom počte použite skener vizitiek, ktorý exportuje jedno pole na stĺpec a pri každom kontakte uchová vaše poznámky. Habsy môžete začať používať zadarmo, skenuje bez limitov a exportuje priamo do Excelu. Vyskúšajte skener vizitiek.