名片掃描轉 Excel 教學：一個欄位都不用重打
參加完展會帶回一疊名片，需要整理成試算表。一張張手動輸入要花好幾個小時，還容易出錯。本文介紹把名片掃描轉 Excel 的三種方法、好的匯出檔案長什麼樣子，以及用名片掃描 App 最快的做法。
Marcus Chen更新於 閱讀時間 8 分鐘
快速解答
要把名片掃描轉 Excel，請使用名片掃描 App：掃描名片、檢查辨識出的欄位，再把聯絡人匯出成 Excel 或 CSV 檔。好的 App 會把每個欄位放在各自的欄，檔案在 Excel 或 Google Sheets 中都能直接打開，匯入 CRM 也不用重新整理格式。Habsy 可以免費做到這些，而且不限掃描張數。
把名片轉成 Excel 的三種方法
1. 手動輸入
五張名片還行。五十張就得花好幾個小時，而且電子郵件和電話號碼這兩個最重要的欄位最容易打錯。手動輸入通常也會拖到展會結束好幾天後才做，那時已經記不清誰說過什麼了。
2. 用手機文字辨識，再貼上
Android 的 Google 智慧鏡頭和 iPhone 的原況文字都能讀取名片上的文字，複製後貼到試算表。問題是您拿到的是一整段文字，不是分好的欄。您還是得一張一張把姓名、職稱、公司、電子郵件和電話拆到不同儲存格。
3. 使用能匯出試算表的名片掃描 App
名片掃描 App 會讀取名片，把每段文字歸到正確的欄位。匯出時，每個欄位都會成為一欄。名片一多，只有這個方法能維持速度，也只有它能把備註和潛在客戶評估資訊留在每位聯絡人旁邊。
| 方法 | 100 張名片所需時間 | 欄位是否分欄 | 備註和背景資訊 | 費用 |
|---|---|---|---|---|
| 手動輸入 | 好幾個小時 | 是，如果夠仔細 | 只有記得的才會寫 | 免費，但很慢 |
| 手機文字辨識加貼上 | 數小時 | 否，要自己拆 | 無 | 免費 |
| Habsy 名片掃描 App | 批次掃描約 5 分鐘，加上檢查時間 | 是 | 有：備註、標籤、意向訊號、語音備註 | 免費方案；進階功能使用 Habsy Plus |
好的名片試算表長什麼樣子
掃描前，先想好完成的檔案要包含哪些內容。試算表要能篩選、排序和匯入，才有用處。
聯絡資訊欄來自名片。背景資訊欄則來自您自己，而這正是大多數團隊會忘記的部分。少了它們，您只有一份名單。有了它們，您就知道誰要報價、誰想看產品展示、誰只是來拿型錄。
用 Habsy 把名片掃描轉 Excel 的步驟
步驟 1：掃描名片
打開 Habsy 拍下名片。Habsy 結合 OCR 和 AI 讀取文字，並歸入正確的欄位。如果名片背面還有資訊，也一併拍下。手上有一疊名片時，請使用批次掃描：Habsy 約 5 分鐘可處理多達 150 張名片，整批只需設定一次潛在客戶背景資訊。在我們的內部測試中，Habsy 是所有受測掃描工具中準確率最高的，達 99%。
其他語言的名片會被讀取並翻譯成英文，參加國際展會時很方便。
步驟 2：檢查欄位
儲存前先檢查辨識出的資料。修正相機看不清楚的地方，例如模糊的電話號碼。這一步只要幾秒，卻能讓試算表保持乾淨。
步驟 3：趁記憶猶新補上背景資訊
加上文字備註、標籤或分類。使用 Habsy Plus，還能錄製語音備註（會轉錄成英文），並點選意向訊號，也就是團隊自行定義的欄位，例如興趣程度、訂購量或採購時程。這些都會成為匯出檔中的額外欄位。
如果某人已經存過，Habsy 會標記可能的重複資料，讓您決定怎麼處理，試算表裡就不會出現同一個人兩次。
步驟 4：匯出為 Excel、CSV 或 VCF
選擇要匯出的聯絡人，例如某場展會的所有人，再匯出成 Excel 或 CSV 檔。在 Excel 中打開，或匯入 Google Sheets。如果您使用 CRM，可以跳過試算表：Habsy Plus 可連接 10 多種 CRM，包括 Salesforce、HubSpot 和 Zoho CRM，直接同步聯絡人。
使用 Habsy Platform 的團隊，也可以在網頁上搭配篩選條件和自訂匯出欄位標題範本匯出，讓欄位名稱符合 CRM 的要求。
將指南付諸實行
讓每一次活動交流都化為跟進。
準確擷取聯絡資訊，補上關鍵背景資訊，隨時準備跟進。
匯出檔案能帶出名片以外的資訊
手動打出來的試算表，只有名片上印的內容。Habsy 的匯出檔還能帶出您和對方見面時發生的事，這正是讓負責跟進的人用得上這份試算表的關鍵：
| 欄位 | 資料來源 | 方案 |
|---|---|---|
| 姓名、職稱、公司、電子郵件、電話、網站、地址 | 名片、識別證或 QR Code | 免費 |
| 文字備註 | 掃描後由您輸入 | 免費 |
| 語音備註逐字稿 | 您的語音備註，轉錄成英文 | Habsy Plus |
| 意向訊號 | 團隊定義的欄位，例如興趣或數量 | Habsy Plus |
| 分類 | 由您設定，或管理員指派的預設分類 | Habsy Plus |
示意範例。一家中小企業參展廠商從台北國際食品展帶回 300 張名片。第一天晚上，老闆把名片分成兩疊批次掃描，每疊代表一天，每批只設定一次展會名稱。隔天上午，他替印象最深的 40 位加上簡短備註，再把全部資料匯出成 Excel，依備註欄排序，把前 40 位交給業務助理。她當天下午就用平常慣用的那份試算表打電話聯絡。
團隊適用：一份匯出檔，取代五份試算表
四個人在同一場展會掃描名片，最後通常會有四個格式各異的檔案。在 Habsy Platform 上，團隊的每一次掃描都集中在同一個地方。主管可以依活動、公司所在地或意向訊號篩選，並使用自訂匯出欄位標題範本匯出，讓欄位名稱完全符合 CRM 匯入格式或業務團隊的需求。
讓匯出檔更整齊的訣竅
- 當天掃描。當晚掃描的名片，備註會比一週後掃描的詳細得多。
- 團隊使用相同的標籤。如果一個人寫「Demo」，另一個人寫「要展示」，篩選就會失效。
- 一個欄位一欄。不要把電話號碼合併，也不要在一個儲存格放兩個電子郵件。
- 加上展會名稱。這是衡量哪些展會帶來成果最簡單的方法。
- 需要時離線收集。Habsy 不用網路也能收集名片，恢復連線後再處理，會場 Wi-Fi 不穩也不會耽誤您。
把名片掃描轉 Google 試算表
Google 試算表（Google Sheets）可以讀取同樣的檔案。從 Habsy 匯出 CSV 或 Excel 檔，再到 Google Sheets 選擇「檔案」>「匯入」並上傳即可，欄位會維持原樣。如果您比較想把聯絡人存在 Google 帳戶而不是試算表，Habsy Plus 也能同步到 Google 通訊錄。
只有試算表還不夠的時候
試算表很適合用來交接，但它不會提醒任何人去跟進。Habsy 讓您在儲存聯絡人後加上提醒，輸入簡短提示就能用 AI 撰寫個人化的跟進郵件或 WhatsApp 訊息，所有備註也都留在聯絡人資料裡。想了解匯出之後的流程，請看我們的批次名片掃描指南和第一天跟進流程。
結論
只有幾張名片時，手動輸入就可以。數量再多，請使用能把每個欄位匯出成獨立一欄、並把備註留在每位聯絡人身上的名片掃描 App。Habsy 可以免費開始使用，不限掃描張數，還能直接匯出成 Excel。試用名片掃描。
常見問題
如何把名片掃描到 Excel？
使用名片掃描 App。逐張掃描或整疊批次掃描，檢查 App 辨識出的欄位，再把聯絡人匯出成 Excel 或 CSV 檔。Habsy 的免費方案就能做到，而且不限掃描張數。
可以把名片掃描到 Google 試算表嗎？
可以。從名片掃描 App 匯出 CSV 或 Excel 檔，在 Google Sheets 中用「檔案」>「匯入」打開即可，欄位會維持原樣。
有沒有免費把名片掃描到 Excel 的 App？
Habsy 的免費方案包含無限掃描，並可將聯絡人匯出為 Excel、CSV 和 VCF。Google 智慧鏡頭和原況文字等手機工具也能免費讀取名片文字，但每個欄位都得自己貼進試算表。
一次可以掃描多少張名片？
Habsy 的批次掃描約 5 分鐘可處理多達 150 張名片。潛在客戶背景資訊只需設定一次，就會套用到整批名片。
名片試算表應該有哪些欄位？
至少要有：名字、姓氏、職稱、公司、電子郵件、電話、網站和地址。再加上展會或來源、負責人、備註，以及您使用的潛在客戶評估欄位，試算表就能直接匯入 CRM。
匯出檔會包含我的語音備註嗎？
會。使用 Habsy Plus，語音備註會轉錄成英文，逐字稿會和文字備註、自訂欄位一起包含在聯絡人匯出資料中。
Excel 匯出檔可以包含我的備註和語音備註嗎？
可以。免費方案就包含文字備註。使用 Habsy Plus，語音備註會轉錄成英文，逐字稿會和您的意向訊號一起包含在聯絡人匯出資料中。
將指南付諸實行
讓每一次活動交流都化為跟進。
準確擷取聯絡資訊，補上關鍵背景資訊，隨時準備跟進。
