Skanna visitkort till Excel (utan att skriva in ett enda fält)

Det snabba svaret

För att skanna visitkort till Excel använder du en app för att skanna visitkort: skanna korten, kontrollera de avlästa fälten och exportera sedan kontakterna som en Excel- eller CSV-fil. En bra app lägger varje fält i en egen kolumn, så att filen öppnas rent i Excel eller Google Sheets och kan importeras till ett CRM utan omformatering. Habsy gör det gratis, med obegränsad skanning.

Tre sätt att få in visitkort i Excel

1. Skriv in dem för hand

Det fungerar för fem kort. För femtio tar det timmar och du kommer att göra fel i e-postadresser och telefonnummer, just de två fält som är viktigast. Manuell inmatning görs dessutom ofta flera dagar efter evenemanget, när du inte längre minns vem som sa vad.

2. Använd mobilens textigenkänning och klistra in

Google Lens på Android och Livetext på iPhone kan läsa texten på ett kort. Du kan kopiera den och klistra in den i ett kalkylark. Problemet är att du får ett textblock, inte kolumner. Du måste fortfarande dela upp namn, titel, företag, e-post och telefon i separata celler, ett kort i taget.

3. Använd en app för att skanna visitkort som exporterar ett kalkylark

En skannerapp läser kortet och sorterar varje textbit till rätt fält. När du exporterar blir varje fält en kolumn. Det är den enda metoden som förblir snabb när du har en bunt kort, och den enda som sparar anteckningar och kvalificering tillsammans med varje kontakt.

Så ser ett bra kalkylark med visitkort ut

Bestäm innan du skannar vad den färdiga filen ska innehålla. Ett kalkylark är bara användbart om det går att filtrera, sortera och importera.

Kontaktkolumnerna kommer från kortet. Sammanhangskolumnerna kommer från dig, och det är de som de flesta team glömmer. Utan dem har du en lista med namn. Med dem vet du vem som ville ha priser, vem som ville ha en demo och vem som bara samlade på broschyrer.

Steg för steg: skanna visitkort till Excel med Habsy

Steg 1: Skanna korten

Öppna Habsy och fotografera kortet. Habsy använder OCR och AI för att läsa texten och sortera den till rätt fält. Lägg till baksidan om den har fler uppgifter. Har du en bunt, använd batchskanning: Habsy hanterar upp till 150 visitkort på ungefär 5 minuter, och du anger sammanhanget för leadsen en gång för hela omgången. I våra interna tester hade Habsy högst träffsäkerhet av skannrarna vi testade, 99 %.

Visitkort på andra språk läses och översätts till engelska, vilket hjälper på internationella mässor.

Steg 2: Granska fälten

Kontrollera de avlästa uppgifterna innan du sparar. Rätta det som kameran inte kunde läsa tydligt, till exempel ett suddigt telefonnummer. Det tar några sekunder och håller ditt kalkylark rent.

Steg 3: Lägg till sammanhang medan du minns det

Lägg till en textanteckning, en tagg eller en kategori. Med Habsy Plus kan du också spela in en röstanteckning, som transkriberas till engelska, och markera köpsignaler, fälten ditt team bestämmer, till exempel intressenivå, ordervolym eller tidsplan för köp. De blir extra kolumner i din export.

Om någon redan finns sparad flaggar Habsy den möjliga dubbletten och låter dig välja vad du vill göra, så att du inte får samma person två gånger i arket.

Steg 4: Exportera till Excel, CSV eller VCF

Välj de kontakter du vill ha, till exempel alla från ett evenemang, och exportera dem som en Excel- eller CSV-fil. Öppna filen i Excel eller importera den till Google Sheets. Om du använder ett CRM kan du hoppa över kalkylarket: Habsy Plus kopplas till 10+ CRM-system, bland annat Salesforce, HubSpot och Zoho CRM, och synkar kontakterna direkt.

Team som använder Habsy Platform kan också exportera från webben med filter och egna mallar för kolumnrubriker, så att kolumnnamnen stämmer med det deras CRM förväntar sig.

Vad exporten kan innehålla utöver kortet

Ett kalkylark som skrivits in från visitkort innehåller bara det som stod tryckt på dem. En export från Habsy kan också innehålla det som hände när ni träffades, och det är det som gör arket användbart för den som följer upp:

Illustrativt exempel. Ett litet tillverkningsföretag kommer hem från en regional underleverantörsmässa med 300 visitkort. Första kvällen batchskannar ägaren dem i två buntar, en per mässdag, och anger evenemanget en gång för varje omgång. Under nästa förmiddag lägger han till en kort anteckning på de 40 han minns bäst. Han exporterar allt till Excel, sorterar på anteckningskolumnen och lämnar de 40 främsta till sin säljkoordinator, som ringer dem samma eftermiddag från samma ark som hon alltid använder.

För team: en export i stället för fem kalkylark

När fyra personer skannar på samma evenemang får du oftast fyra filer i fyra format. I Habsy Platform hamnar varje skanning från teamet på ett ställe. Cheferna kan filtrera på kampanj, företagets ort eller köpsignaler och exportera med en egen mall för kolumnrubriker, så att kolumnnamnen stämmer exakt med det som din CRM-import eller ditt säljteam förväntar sig.

Tips för en renare export

• Skanna samma dag. Kort som skannas samma kväll får bättre anteckningar än kort som skannas en vecka senare.
• Använd samma taggar i hela teamet. Om en person skriver ”Demo” och en annan ”demo önskas” slutar dina filter fungera.
• Ett fält per kolumn. Slå inte ihop telefonnummer och lägg inte två e-postadresser i samma cell.
• Lägg till evenemangets namn. Det är det enklaste sättet att mäta vilka evenemang som gav resultat.
• Samla in offline om det behövs. Habsy sparar visitkort utan internet och bearbetar dem när du är online igen, så att dåligt wifi på mässan inte bromsar dig.

Skanna visitkort till Google Sheets

Google Sheets läser samma filer. Exportera en CSV- eller Excel-fil från Habsy och välj sedan Arkiv och Importera i Google Sheets och ladda upp filen. Kolumnerna behålls som de är. Om du hellre vill ha kontakterna i ditt Google-konto än i ett ark kan Habsy Plus också synka till Google Contacts.

När ett kalkylark inte räcker

Ett kalkylark är ett bra format för överlämning, men det påminner ingen om att följa upp. I Habsy kan du lägga till en påminnelse när en kontakt är sparad, skriva ett personligt uppföljningsmejl eller WhatsApp-meddelande med AI utifrån en kort instruktion och samla alla anteckningar på kontakten. Vill du veta mer om vad som händer efter exporten, läs vår guide till batchskanning av visitkort och vårt arbetsflöde för uppföljning dag 1.

Sammanfattning

Har du bara några få kort går det bra att skriva in dem. För allt mer än så, använd en skannerapp som exporterar ett fält per kolumn och sparar dina anteckningar med varje kontakt. Habsy är gratis att börja med, skannar utan gränser och exporterar direkt till Excel. Testa visitkortsskannern.