विज़िटिंग कार्ड को Excel में कैसे स्कैन करें (एक भी फ़ील्ड दोबारा टाइप किए बिना)

छोटा जवाब

विज़िटिंग कार्ड को Excel में स्कैन करने के लिए विज़िटिंग कार्ड स्कैनर ऐप इस्तेमाल करें: कार्ड स्कैन करें, निकाले गए फ़ील्ड जाँचें, फिर कॉन्टैक्ट्स को Excel या CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें। अच्छा ऐप हर फ़ील्ड को उसके अपने कॉलम में रखता है, इसलिए फ़ाइल Excel या Google Sheets में साफ़ खुलती है और बिना दोबारा फ़ॉर्मैट किए CRM में इंपोर्ट हो जाती है। Habsy यह मुफ़्त में करता है, अनलिमिटेड स्कैनिंग के साथ।

विज़िटिंग कार्ड को Excel में डालने के तीन तरीके

1. हाथ से टाइप करें

पाँच कार्ड के लिए यह ठीक है। पचास के लिए घंटों लगते हैं और ईमेल व फ़ोन नंबर में गलतियाँ होंगी, जो सबसे ज़रूरी दो फ़ील्ड हैं। मैन्युअल एंट्री अक्सर इवेंट के कई दिन बाद होती है, जब आपको याद भी नहीं रहता कि किसने क्या कहा था।

2. फ़ोन के टेक्स्ट रिकग्निशन से पढ़ें, फिर पेस्ट करें

Android पर Google Lens और iPhone पर Live Text कार्ड का टेक्स्ट पढ़ सकते हैं। आप उसे कॉपी करके स्प्रेडशीट में पेस्ट कर सकते हैं। दिक़्क़त यह है कि आपको कॉलम नहीं, टेक्स्ट का एक टुकड़ा मिलता है। नाम, पद, कंपनी, ईमेल और फ़ोन को अलग-अलग सेल में बाँटना फिर भी आपको ही पड़ता है, एक-एक कार्ड करके।

3. स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करने वाला विज़िटिंग कार्ड स्कैनर ऐप इस्तेमाल करें

स्कैनर ऐप कार्ड पढ़कर टेक्स्ट के हर हिस्से को सही फ़ील्ड में रखता है। एक्सपोर्ट करने पर हर फ़ील्ड एक कॉलम बन जाता है। कार्ड का ढेर होने पर भी तेज़ रहने वाला यही इकलौता तरीका है, और यही इकलौता तरीका है जो हर कॉन्टैक्ट के साथ नोट्स और क्वालिफ़िकेशन भी रखता है।

अच्छी विज़िटिंग कार्ड स्प्रेडशीट कैसी दिखती है

स्कैन करने से पहले तय करें कि तैयार फ़ाइल में क्या होना चाहिए। स्प्रेडशीट तभी काम की है जब उसे फ़िल्टर, सॉर्ट और इंपोर्ट किया जा सके।

कॉन्टैक्ट वाले कॉलम कार्ड से आते हैं। संदर्भ वाले कॉलम आपसे आते हैं, और ज़्यादातर टीमें इन्हीं को भूल जाती हैं। इनके बिना आपके पास बस नामों की लिस्ट होती है। इनके साथ आप जानते हैं कि किसे कोटेशन चाहिए था, किसे डेमो चाहिए था और कौन बस ब्रोशर जमा कर रहा था।

स्टेप बाय स्टेप: Habsy से विज़िटिंग कार्ड को Excel में स्कैन करें

स्टेप 1: कार्ड स्कैन करें

Habsy खोलें और कार्ड की फ़ोटो लें। Habsy OCR और AI से टेक्स्ट पढ़कर उसे सही फ़ील्ड में रखता है। अगर कार्ड के पीछे भी जानकारी है, तो पिछला हिस्सा भी जोड़ें। अगर ढेर है, तो बैच स्कैन इस्तेमाल करें: Habsy लगभग 5 मिनट में 150 तक कार्ड सँभालता है, और आप लीड का संदर्भ पूरे बैच के लिए एक बार तय करते हैं। हमारे इन-हाउस टेस्ट में Habsy की सटीकता टेस्ट किए गए स्कैनर्स में सबसे ज़्यादा थी, 99%।

दूसरी भाषाओं के कार्ड पढ़कर अंग्रेज़ी में अनुवाद हो जाते हैं, जो अंतरराष्ट्रीय इवेंट्स में काम आता है।

स्टेप 2: फ़ील्ड जाँचें

सेव करने से पहले निकाली गई जानकारी जाँच लें। जो कैमरा साफ़ नहीं पढ़ पाया, जैसे धुंधला फ़ोन नंबर, उसे ठीक करें। इसमें कुछ सेकंड लगते हैं और आपकी स्प्रेडशीट साफ़ रहती है।

स्टेप 3: याद रहते हुए संदर्भ जोड़ें

टेक्स्ट नोट, टैग या कैटेगरी जोड़ें। Habsy Plus के साथ आप वॉइस नोट भी रिकॉर्ड कर सकते हैं, जिसका अंग्रेज़ी में ट्रांसक्रिप्शन होता है, और खरीदारी के संकेत मार्क कर सकते हैं। खरीदारी के संकेत एक बिल्ट-इन लीड क्वालिफ़िकेशन फ़ॉर्म हैं: प्रोडक्ट में दिलचस्पी, बजट, समय-सीमा, जो कुछ ही टैप में भर जाता है। फ़ील्ड आपकी टीम तय करती है, जैसे दिलचस्पी का स्तर, ऑर्डर क्वांटिटी या ख़रीद की समय-सीमा। ये सब आपके एक्सपोर्ट में अतिरिक्त कॉलम बन जाते हैं।

अगर कोई पहले से सेव है, तो Habsy संभावित डुप्लिकेट दिखाता है और आपको तय करने देता है कि क्या करना है, ताकि आपकी शीट में एक ही व्यक्ति दो बार न आए।

स्टेप 4: Excel, CSV या VCF में एक्सपोर्ट करें

जो कॉन्टैक्ट्स चाहिए उन्हें चुनें, जैसे किसी एक इवेंट के सभी कॉन्टैक्ट्स, और उन्हें Excel या CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें। फ़ाइल Excel में खोलें, या Google Sheets में इंपोर्ट करें। अगर आप CRM इस्तेमाल करते हैं, तो स्प्रेडशीट की ज़रूरत ही नहीं: Habsy Plus 10+ CRM से जुड़ता है, जिनमें Salesforce, HubSpot और Zoho CRM शामिल हैं, और कॉन्टैक्ट्स सीधे सिंक करता है।

Habsy Platform इस्तेमाल करने वाली टीमें वेब से भी फ़िल्टर और कस्टम एक्सपोर्ट हेडर टेम्पलेट के साथ एक्सपोर्ट कर सकती हैं, ताकि कॉलम के नाम वैसे ही हों जैसे उनका CRM चाहता है।

एक्सपोर्ट में कार्ड से आगे क्या-क्या आ सकता है

कार्ड टाइप करके बनाई गई स्प्रेडशीट में सिर्फ़ वही होता है जो कार्ड पर छपा था। Habsy के एक्सपोर्ट में यह भी आ सकता है कि मुलाक़ात के समय क्या हुआ, और यही फ़ॉलो-अप करने वाले के लिए शीट को काम का बनाता है:

काल्पनिक उदाहरण। एक MSME एग्ज़िबिटर किसी क्षेत्रीय ट्रेड फ़ेयर से 300 विज़िटिंग कार्ड लेकर लौटता है। पहली शाम मालिक उन्हें दो ढेरों में बैच स्कैन करता है, फ़ेयर के हर दिन का एक ढेर, और हर बैच के लिए इवेंट एक बार सेट करता है। अगली सुबह वह उन 40 कॉन्टैक्ट्स पर छोटा नोट जोड़ता है जो उसे सबसे अच्छे से याद हैं। वह सब कुछ Excel में एक्सपोर्ट करता है, नोट वाले कॉलम से सॉर्ट करता है, और टॉप 40 अपनी सेल्स कोऑर्डिनेटर को दे देता है, जो उसी दोपहर अपनी रोज़ वाली शीट से उन्हें कॉल करना शुरू कर देती है।

टीमों के लिए: पाँच स्प्रेडशीट नहीं, एक एक्सपोर्ट

जब एक ही इवेंट में चार लोग स्कैन करते हैं, तो अक्सर चार फ़ॉर्मैट में चार फ़ाइलें बन जाती हैं। Habsy Platform पर टीम का हर स्कैन एक ही जगह आता है। मैनेजर कैंपेन, कंपनी की लोकेशन या खरीदारी के संकेतों से फ़िल्टर कर सकते हैं, और कस्टम एक्सपोर्ट हेडर टेम्पलेट के साथ एक्सपोर्ट कर सकते हैं, ताकि कॉलम के नाम ठीक वैसे ही हों जैसे आपका CRM इंपोर्ट या आपकी सेल्स टीम चाहती है।

साफ़ एक्सपोर्ट के लिए टिप्स

• उसी दिन स्कैन करें। उसी शाम स्कैन किए कार्ड के नोट्स हफ़्ते भर बाद स्कैन किए कार्ड से बेहतर होते हैं।
• पूरी टीम एक जैसे टैग इस्तेमाल करे। अगर एक व्यक्ति "Demo" लिखे और दूसरा "demo req", तो आपके फ़िल्टर काम नहीं करेंगे।
• हर फ़ील्ड का एक कॉलम रखें। एक सेल में दो फ़ोन नंबर या दो ईमेल न डालें।
• इवेंट का नाम जोड़ें। किस इवेंट से नतीजे मिले, यह मापने का यह सबसे आसान तरीका है।
• ज़रूरत हो तो ऑफ़लाइन कैप्चर करें। Habsy बिना इंटरनेट के कार्ड कैप्चर करता है और इंटरनेट वापस आने पर उन्हें प्रोसेस करता है, इसलिए वेन्यू का कमज़ोर Wi-Fi आपको नहीं रोकता।

विज़िटिंग कार्ड को Google Sheets में स्कैन करना

Google Sheets भी यही फ़ाइलें पढ़ता है। Habsy से CSV या Excel फ़ाइल एक्सपोर्ट करें, फिर Google Sheets में File, Import चुनकर उसे अपलोड करें। कॉलम वैसे ही रहते हैं। अगर आप कॉन्टैक्ट्स शीट की जगह अपने Google अकाउंट में रखना चाहते हैं, तो Habsy Plus Google Contacts से भी सिंक कर सकता है।

जब स्प्रेडशीट काफ़ी नहीं होती

स्प्रेडशीट सौंपने के लिए अच्छा फ़ॉर्मैट है, लेकिन यह किसी को फ़ॉलो-अप की याद नहीं दिलाती। Habsy में कॉन्टैक्ट सेव होते ही आप रिमाइंडर जोड़ सकते हैं, छोटे प्रॉम्प्ट से AI की मदद से पर्सनल फ़ॉलो-अप ईमेल या WhatsApp मैसेज लिख सकते हैं, और हर नोट कॉन्टैक्ट पर ही रख सकते हैं। एक्सपोर्ट के बाद क्या होता है, यह जानने के लिए पढ़ें हमारी विज़िटिंग कार्ड की बैच स्कैनिंग गाइड और हमारा पहले दिन का फ़ॉलो-अप वर्कफ़्लो।

निष्कर्ष

अगर आपके पास बस कुछ ही कार्ड हैं, तो टाइप करना ठीक है। इससे ज़्यादा हों तो ऐसा स्कैनर ऐप इस्तेमाल करें जो हर फ़ील्ड को अलग कॉलम में एक्सपोर्ट करे और आपके नोट्स हर कॉन्टैक्ट के साथ रखे। Habsy शुरू करने के लिए मुफ़्त है, बिना लिमिट के स्कैन करता है, और सीधे Excel में एक्सपोर्ट करता है। विज़िटिंग कार्ड स्कैनर आज़माएँ।