Cum scanați cărțile de vizită în Excel (fără să retastați niciun câmp)

Răspunsul scurt

Ca să scanați cărțile de vizită în Excel, folosiți o aplicație de scanare a cărților de vizită: scanați cărțile, verificați câmpurile extrase, apoi exportați contactele ca fișier Excel sau CSV. O aplicație bună pune fiecare câmp în propria coloană, așa că fișierul se deschide corect în Excel sau Google Sheets și se importă într-un CRM fără reformatare. Habsy face asta gratuit, cu scanare nelimitată.

Trei moduri de a aduce cărțile de vizită în Excel

1. Le tastați de mână

Merge pentru cinci cărți. Pentru cincizeci, durează ore și veți greși e-mailuri și numere de telefon, adică exact cele două câmpuri care contează cel mai mult. Introducerea manuală se face de obicei și la câteva zile după eveniment, când nu vă mai amintiți cine ce a spus.

2. Folosiți recunoașterea textului din telefon, apoi lipiți

Google Lens pe Android și Live Text pe iPhone pot citi textul de pe o carte de vizită. Îl puteți copia și lipi într-un tabel. Problema este că primiți un bloc de text, nu coloane. Tot trebuie să separați numele, funcția, compania, e-mailul și telefonul în celule diferite, carte cu carte.

3. Folosiți o aplicație de scanare a cărților de vizită care exportă un tabel

O aplicație de scanare citește cartea și pune fiecare bucată de text în câmpul potrivit. La export, fiecare câmp devine o coloană. Este singura metodă care rămâne rapidă când aveți un teanc de cărți și singura care păstrează notele și calificarea lângă fiecare contact.

Cum arată un tabel bun cu cărți de vizită

Înainte să scanați, decideți ce trebuie să conțină fișierul final. Un tabel este util doar dacă poate fi filtrat, sortat și importat.

Coloanele de contact vin de pe carte. Coloanele de context vin de la dumneavoastră și sunt cele pe care majoritatea echipelor le uită. Fără ele, aveți o listă de nume. Cu ele, știți cine a vrut prețuri, cine a vrut o demonstrație și cine doar strângea broșuri.

Pas cu pas: scanați cărțile de vizită în Excel cu Habsy

Pasul 1: Scanați cărțile

Deschideți Habsy și fotografiați cartea de vizită. Habsy folosește OCR și AI pentru a citi textul și a-l așeza în câmpurile potrivite. Adăugați și spatele cărții dacă are mai multe detalii. Dacă aveți un teanc, folosiți scanarea în lot: Habsy procesează până la 150 de cărți de vizită în aproximativ 5 minute, iar contextul lead-ului îl setați o singură dată pentru tot lotul. În testele noastre interne, Habsy a avut cea mai mare acuratețe dintre scanerele testate, de 99%.

Cărțile în alte limbi sunt citite și traduse în engleză, ceea ce ajută la evenimentele internaționale.

Pasul 2: Verificați câmpurile

Verificați datele extrase înainte să salvați. Corectați ce nu a putut citi clar camera, de exemplu un număr de telefon pătat. Pasul durează câteva secunde și vă păstrează tabelul curat.

Pasul 3: Adăugați contextul cât vă amintiți

Adăugați o notă text, o etichetă sau o categorie. Cu Habsy Plus puteți înregistra și o notă vocală, transcrisă în engleză, și puteți bifa semnalele de cumpărare, câmpurile definite de echipa dumneavoastră, precum nivelul de interes, cantitatea comandată sau termenul de achiziție. Acestea devin coloane suplimentare în export.

Dacă cineva este deja salvat, Habsy semnalează posibilul duplicat și vă lasă să alegeți ce faceți, ca să nu aveți aceeași persoană de două ori în tabel.

Pasul 4: Exportați în Excel, CSV sau VCF

Selectați contactele dorite, de exemplu toți cei de la un eveniment, și exportați-le ca fișier Excel sau CSV. Deschideți fișierul în Excel sau importați-l în Google Sheets. Dacă folosiți un CRM, puteți sări peste tabel: Habsy Plus se conectează la peste 10 CRM-uri, inclusiv Salesforce, HubSpot și Zoho CRM, și sincronizează contactele direct.

Echipele care folosesc Habsy Platform pot exporta și din aplicația web, cu filtre și șabloane personalizate pentru antetul exportului, ca numele coloanelor să corespundă cu ce așteaptă CRM-ul lor.

Ce poate conține exportul în afară de datele de pe carte

Un tabel făcut prin tastarea cărților conține doar ce era tipărit pe ele. Un export Habsy poate conține și ce s-a întâmplat când ați cunoscut persoana, iar asta face tabelul util pentru cel care face follow-up:

Exemplu ilustrativ. Un IMM producător de mobilier se întoarce de la un târg regional cu 300 de cărți de vizită. În prima seară, proprietarul le scanează în lot în două teancuri, câte unul pentru fiecare zi de târg, setând evenimentul o singură dată pentru fiecare lot. A doua zi dimineață adaugă o notă scurtă la cele 40 pe care și le amintește cel mai bine. Exportă totul în Excel, sortează după coloana de note și îi dă primele 40 coordonatoarei de vânzări, care le sună în aceeași după-amiază, din tabelul pe care îl folosește mereu.

Pentru echipe: un singur export în loc de cinci tabele

Când patru oameni scanează la același eveniment, ajungeți de obicei la patru fișiere în patru formate. Pe Habsy Platform, fiecare scanare a echipei ajunge într-un singur loc. Managerii pot filtra după campanie, locația companiei sau semnalele de cumpărare și pot exporta cu un șablon personalizat pentru antetul exportului, ca numele coloanelor să corespundă exact cu ce așteaptă importul în CRM sau echipa de vânzări.

Sfaturi pentru un export mai curat

• Scanați în aceeași zi. Cărțile scanate în aceeași seară au note mai bune decât cele scanate după o săptămână.
• Folosiți aceleași etichete în toată echipa. Dacă unul scrie „Demo” și altul „cerere demo”, filtrele nu mai funcționează.
• Păstrați o coloană pentru fiecare câmp. Nu combinați numerele de telefon și nu puneți două e-mailuri în aceeași celulă.
• Adăugați numele evenimentului. Este cel mai simplu mod de a vedea ce evenimente au adus rezultate.
• Salvați fără internet dacă e nevoie. Habsy salvează cărțile de vizită fără internet și le procesează după ce reveniți online, așa că un Wi-Fi slab în locație nu vă încurcă.

Scanarea cărților de vizită în Google Sheets

Google Sheets citește aceleași fișiere. Exportați un fișier CSV sau Excel din Habsy, apoi în Google Sheets alegeți Fișier, Importați și încărcați-l. Coloanele rămân la fel. Dacă preferați să păstrați contactele în contul Google în loc de un tabel, Habsy Plus se poate sincroniza și cu Google Contacts.

Când un tabel nu este suficient

Un tabel este un format bun de predare, dar nu amintește nimănui să revină. Habsy vă permite să adăugați un memento după ce salvați un contact, să scrieți cu AI un e-mail sau un mesaj WhatsApp personalizat de follow-up pornind de la o scurtă instrucțiune și să păstrați fiecare notă pe contact. Pentru ce urmează după export, citiți ghidul despre scanarea în lot a cărților de vizită și fluxul nostru de follow-up din prima zi.

Pe scurt

Dacă aveți doar câteva cărți de vizită, tastarea merge. Pentru mai multe, folosiți o aplicație de scanare care exportă câte un câmp pe coloană și vă păstrează notele la fiecare contact. Habsy se folosește gratuit, scanează fără limite și exportă direct în Excel. Încercați scanerul de cărți de vizită.