Sådan scanner du visitkort til Excel (uden at taste et eneste felt igen)

Det korte svar

For at scanne visitkort til Excel bruger du en visitkortscanner-app: scan kortene, tjek de aflæste felter, og eksportér kontakterne som en Excel- eller CSV-fil. En god app lægger hvert felt i sin egen kolonne, så filen åbner pænt i Excel eller Google Sheets og kan importeres i et CRM uden omformatering. Habsy gør det gratis, med ubegrænset scanning.

Tre måder at få visitkort ind i Excel på

1. Tast dem ind manuelt

Det fungerer til fem kort. Til halvtreds tager det timer, og du laver fejl i e-mailadresser og telefonnumre, som er de to vigtigste felter. Manuel indtastning sker også tit flere dage efter eventet, når du ikke længere kan huske, hvem der sagde hvad.

2. Brug telefonens tekstgenkendelse, og indsæt teksten

Google Lens på Android og Live Tekst på iPhone kan læse teksten på et kort. Du kan kopiere den og indsætte den i et regneark. Problemet er, at du får en blok tekst, ikke kolonner. Du skal stadig selv dele navn, titel, virksomhed, e-mail og telefon op i hver sin celle, ét kort ad gangen.

3. Brug en visitkortscanner-app, der eksporterer et regneark

En scanner-app læser kortet og placerer hver tekstbid i det rigtige felt. Når du eksporterer, bliver hvert felt til en kolonne. Det er den eneste metode, der stadig går hurtigt, når du har en hel bunke kort, og den eneste, der holder noter og kvalificering sammen med hver kontakt.

Sådan ser et godt regneark med visitkort ud

Beslut, hvad den færdige fil skal indeholde, før du scanner. Et regneark er kun nyttigt, hvis det kan filtreres, sorteres og importeres.

Kontaktkolonnerne kommer fra kortet. Kontekstkolonnerne kommer fra dig, og det er dem, de fleste teams glemmer. Uden dem har du en liste med navne. Med dem ved du, hvem der ville have priser, hvem der ville have en demo, og hvem der bare samlede brochurer.

Trin for trin: scan visitkort til Excel med Habsy

Trin 1: Scan kortene

Åbn Habsy, og tag et billede af kortet. Habsy bruger OCR og AI til at læse teksten og placere den i de rigtige felter. Tilføj bagsiden af kortet, hvis der står flere oplysninger. Har du en bunke, så brug stakscanning: Habsy klarer op til 150 kort på cirka 5 minutter, og du angiver leadets kontekst én gang for hele stakken. I vores interne tests havde Habsy den højeste nøjagtighed af de testede scannere, 99 %.

Kort på andre sprog læses og oversættes til engelsk, hvilket er en hjælp på internationale messer.

Trin 2: Gennemgå felterne

Tjek de aflæste oplysninger, før du gemmer. Ret det, kameraet ikke kunne læse tydeligt, fx et utydeligt telefonnummer. Det tager sekunder og holder dit regneark rent.

Trin 3: Tilføj kontekst, mens du kan huske den

Tilføj en tekstnote, et tag eller en kategori. Med Habsy Plus kan du også indtale en stemmenote, som transskriberes til engelsk, og markere købssignaler, de felter dit team definerer, fx interesseniveau, ordremængde eller tidsramme for køb. De bliver til ekstra kolonner i din eksport.

Hvis en person allerede er gemt, markerer Habsy den mulige dublet og lader dig vælge, hvad der skal ske, så du ikke ender med den samme person to gange i dit ark.

Trin 4: Eksportér til Excel, CSV eller VCF

Vælg de kontakter, du vil have med, fx alle fra ét event, og eksportér dem som en Excel- eller CSV-fil. Åbn filen i Excel, eller importér den i Google Sheets. Bruger du et CRM, kan du springe regnearket over: Habsy Plus forbinder til 10+ CRM-systemer, blandt andet Salesforce, HubSpot og Zoho CRM, og synkroniserer kontakterne direkte.

Teams, der bruger Habsy Platform, kan også eksportere fra webben med filtre og egne skabeloner til kolonneoverskrifter, så kolonnenavnene matcher det, deres CRM forventer.

Hvad eksporten kan indeholde ud over kortet

Et regneark, der er tastet ind fra visitkort, indeholder kun det, der stod trykt på dem. En eksport fra Habsy kan også indeholde det, der skete, da du mødte personen, og det er det, der gør arket nyttigt for den, der følger op:

Illustrativt eksempel. En mindre producent kommer hjem fra en regional fagmesse i Herning med 300 visitkort. Den første aften stakscanner ejeren dem i to bunker, én for hver messedag, og angiver eventet én gang for hver stak. Næste formiddag tilføjer han en kort note til de 40, han husker bedst. Han eksporterer det hele til Excel, sorterer efter notekolonnen og giver de 40 øverste til sin salgskoordinator, som ringer til dem samme eftermiddag fra det ark, hun altid bruger.

Til teams: én eksport i stedet for fem regneark

Når fire personer scanner på det samme event, ender man typisk med fire filer i fire formater. På Habsy Platform lander alle teamets scanninger ét sted. Ledere kan filtrere på kampagne, virksomhedens placering eller købssignaler og eksportere med en egen skabelon til kolonneoverskrifter, så kolonnenavnene matcher præcis det, din CRM-import eller dit salgsteam forventer.

Tips til en renere eksport

• Scan samme dag. Kort, der scannes samme aften, får bedre noter end kort, der scannes en uge senere.
• Brug de samme tags i hele teamet. Hvis én skriver "Demo" og en anden "demo ønsket", virker dine filtre ikke.
• Hold ét felt pr. kolonne. Saml ikke telefonnumre, og læg ikke to e-mailadresser i samme celle.
• Tilføj eventets navn. Det er den nemmeste måde at måle, hvilke events der gav resultater.
• Scan offline, hvis det er nødvendigt. Habsy gemmer kort uden internet og behandler dem, når du er online igen, så dårligt wi-fi på messen ikke forsinker dig.

Scan visitkort til Google Sheets

Google Sheets læser de samme filer. Eksportér en CSV- eller Excel-fil fra Habsy, og vælg i Google Sheets Filer, Importér, og upload den. Kolonnerne bevares, som de er. Vil du hellere have kontakterne i din Google-konto end i et ark, kan Habsy Plus også synkronisere med Google Contacts.

Når et regneark ikke er nok

Et regneark er et godt format til overdragelse, men det minder ingen om at følge op. Med Habsy kan du tilføje en påmindelse, når en kontakt er gemt, skrive en personlig opfølgningsmail eller WhatsApp-besked med AI ud fra en kort prompt og have alle noter samlet på kontakten. Læs mere om, hvad der sker efter eksporten, i vores guide til stakscanning af visitkort og vores arbejdsgang til opfølgning på dag 1.

Kort sagt

Har du kun få kort, er det fint at taste dem ind. Til alt derudover skal du bruge en scanner-app, der eksporterer ét felt pr. kolonne og gemmer dine noter sammen med hver kontakt. Habsy er gratis at komme i gang med, scanner uden grænser og eksporterer direkte til Excel. Prøv visitkortscanneren.