Névjegykártyák beolvasása Excelbe (egyetlen mező újragépelése nélkül)

A rövid válasz

A névjegykártyák Excelbe olvasásához használjon névjegykártya-szkenner alkalmazást: olvassa be a kártyákat, ellenőrizze a felismert mezőket, majd exportálja a kapcsolatokat Excel- vagy CSV-fájlba. Egy jó alkalmazás minden mezőt külön oszlopba tesz, így a fájl hibátlanul megnyílik Excelben vagy Google Sheetsben, és átformázás nélkül importálható egy CRM-be. A Habsy ezt ingyen, korlátlan beolvasással elvégzi.

A névjegykártyák Excelbe juttatásának három módja

1. Kézi begépelés

Öt kártyánál működik. Ötvennél órákig tart, és hibázni fog az e-mail-címekben és a telefonszámokban, pedig éppen ez a két legfontosabb mező. A kézi bevitel ráadásul gyakran napokkal a rendezvény után történik, amikor már nem emlékszik, ki mit mondott.

2. A telefon szövegfelismerése, majd beillesztés

Androidon a Google Lens, iPhone-on az Élő szöveg (Live Text) felismeri a kártya szövegét. Kimásolhatja, és beillesztheti egy táblázatba. A gond az, hogy egy szövegtömböt kap, nem oszlopokat. A nevet, a beosztást, a céget, az e-mail-címet és a telefonszámot továbbra is Önnek kell külön cellákba szétválogatnia, kártyáról kártyára.

3. Táblázatot exportáló névjegykártya-szkenner alkalmazás

A szkenner alkalmazás beolvassa a kártyát, és minden szövegrészt a megfelelő mezőbe sorol. Exportáláskor minden mezőből oszlop lesz. Ez az egyetlen módszer, amely egy egész köteg kártyánál is gyors marad, és az egyetlen, amely a jegyzeteket és a minősítést is az egyes kapcsolatok mellett tartja.

Milyen egy jó névjegykártya-táblázat?

Beolvasás előtt döntse el, mi legyen a kész fájlban. Egy táblázat csak akkor hasznos, ha szűrhető, rendezhető és importálható.

A kapcsolati oszlopok a kártyáról származnak. A részleteket tartalmazó oszlopok Öntől, és ezekről feledkezik meg a legtöbb csapat. Nélkülük csak egy névsora van. Velük tudja, ki kért árajánlatot, ki kért bemutatót, és ki gyűjtött csak prospektusokat.

Lépésről lépésre: névjegykártyák beolvasása Excelbe a Habsyval

1. lépés: Olvassa be a kártyákat

Nyissa meg a Habsyt, és fényképezze le a kártyát. A Habsy OCR és AI segítségével olvassa ki a szöveget, és a megfelelő mezőkbe rendezi. Ha a kártya hátoldalán is vannak adatok, olvassa be azt is. Egy egész köteghez használja a kötegelt beolvasást: a Habsy akár 150 kártyát is feldolgoz körülbelül 5 perc alatt, a közös adatokat (például a rendezvényt) pedig egyszer kell megadnia a teljes kötegre. Belső tesztjeinkben a Habsy volt a legpontosabb a vizsgált szkennerek közül, 99%-kal.

A más nyelvű kártyákat is felismeri és angolra fordítja, ami nemzetközi rendezvényeken jól jön.

2. lépés: Ellenőrizze a mezőket

Mentés előtt nézze át a felismert adatokat. Javítsa ki, amit a kamera nem tudott tisztán leolvasni, például egy elmosódott telefonszámot. Ez másodpercekig tart, és tisztán tartja a táblázatot.

3. lépés: Rögzítse a részleteket, amíg emlékszik

Adjon hozzá szöveges jegyzetet, címkét vagy kategóriát. A Habsy Plus csomaggal hangjegyzetet is felvehet, amely angol nyelvű átiratot kap, és bejelölheti a vásárlási jeleket, vagyis a csapata által meghatározott mezőket, például az érdeklődés szintjét, a rendelési mennyiséget vagy a vásárlás időkeretét. Ezekből további oszlopok lesznek az exportban.

Ha valakit már elmentett, a Habsy jelzi a lehetséges duplikációt, és Ön dönti el, mi történjen, így ugyanaz a személy nem kerül kétszer a táblázatba.

4. lépés: Exportáljon Excel, CSV vagy VCF formátumba

Jelölje ki a kívánt kapcsolatokat, például egy rendezvény összes résztvevőjét, és exportálja őket Excel- vagy CSV-fájlba. Nyissa meg a fájlt Excelben, vagy importálja Google Sheetsbe. Ha CRM-et használ, a táblázatot ki is hagyhatja: a Habsy Plus 10+ CRM-mel kapcsolódik, köztük a Salesforce, a HubSpot és a Zoho CRM rendszerrel, és közvetlenül szinkronizálja a kapcsolatokat.

A Habsy Platformot használó csapatok a webes felületről is exportálhatnak szűrőkkel és egyéni exportfejléc-sablonokkal, így az oszlopnevek megegyeznek azzal, amit a CRM-jük vár.

Mit vihet magával az export a kártyán túl?

A kártyákról begépelt táblázat csak azt tartalmazza, ami rájuk volt nyomtatva. Egy Habsy-export azt is, ami a találkozáskor történt, és ettől lesz hasznos a táblázat annak, aki az utánkövetést végzi:

Szemléltető példa. Egy kisvállalkozás kiállítója 300 névjegykártyával tér haza egy vidéki szakvásárról. Az első este a tulajdonos két kötegben, a vásár napjai szerint beolvassa őket, és mindkét kötegnél egyszer adja meg a rendezvényt. Másnap délelőtt rövid jegyzetet ír ahhoz a 40 kapcsolathoz, akikre a legjobban emlékszik. Mindent Excelbe exportál, a jegyzetoszlop szerint rendez, és a legjobb 40-et átadja az értékesítési koordinátorának, aki még aznap délután felhívja őket ugyanabból a táblázatból, amelyet mindig is használ.

Csapatoknak: egy export öt táblázat helyett

Ha négyen olvasnak be ugyanazon a rendezvényen, általában négy fájl lesz belőle, négy különböző formátumban. A Habsy Platformon a csapat minden beolvasása egy helyre kerül. A vezetők kampány, a cég székhelye vagy vásárlási jelek szerint szűrhetnek, és egyéni exportfejléc-sablonnal exportálhatnak, így az oszlopnevek pontosan megegyeznek azzal, amit a CRM-importjuk vagy az értékesítő csapat vár.

Tippek a tisztább exporthoz

• Még aznap olvassa be őket. Az aznap este beolvasott kártyákhoz jobb jegyzetek születnek, mint az egy héttel később beolvasottakhoz.
• Használjanak egységes címkéket a csapatban. Ha az egyik kolléga „Demo”-t ír, a másik „demo kérés”-t, a szűrők nem működnek.
• Mezőnként egy oszlop. Ne vonja össze a telefonszámokat, és ne írjon két e-mail-címet egy cellába.
• Adja meg a rendezvény nevét. Ez a legegyszerűbb módja annak, hogy lássa, melyik rendezvény hozott eredményt.
• Ha kell, rögzítsen offline. A Habsy internet nélkül is rögzíti a kártyákat, és akkor dolgozza fel őket, amikor újra van kapcsolat, így a gyenge helyszíni wifi nem tartja fel.

Névjegykártyák beolvasása Google Sheetsbe

A Google Sheets ugyanezeket a fájlokat olvassa. Exportáljon CSV- vagy Excel-fájlt a Habsyból, majd a Google Sheetsben válassza a Fájl > Importálás menüpontot, és töltse fel. Az oszlopok változatlanok maradnak. Ha a kapcsolatokat inkább a Google-fiókjában tartaná, nem táblázatban, a Habsy Plus a Google Névjegyekkel (Google Contacts) is tud szinkronizálni.

Mikor nem elég egy táblázat?

A táblázat jó átadási formátum, de senkit sem emlékeztet az utánkövetésre. A Habsyban a kapcsolat mentése után emlékeztetőt állíthat be, egy rövid utasításból AI-jal írhat személyes utánkövető e-mailt vagy WhatsApp-üzenetet, és minden jegyzet a kapcsolatnál marad. Arról, hogy mi következik az exportálás után, a névjegykártyák kötegelt beolvasásáról és az első napi utánkövetési munkafolyamatról szóló útmutatóinkban olvashat.

Összegzés

Néhány kártyánál a begépelés is megfelel. Ennél többhöz használjon olyan szkenner alkalmazást, amely oszloponként egy mezőt exportál, és a jegyzeteit is az egyes kapcsolatoknál tartja. A Habsy ingyenesen használható, korlátlanul olvas be, és közvetlenül Excelbe exportál. Próbálja ki a névjegykártya-olvasót.