名刺をExcelに取り込む方法（手入力ゼロでデータ化）

結論

名刺をExcelに取り込むには、名刺スキャンアプリを使います。名刺をスキャンし、読み取られた項目を確認してから、連絡先をExcelまたはCSVファイルとしてエクスポートします。良いアプリは項目ごとに列を分けるので、ExcelやGoogle Sheetsできれいに開け、整形し直さずにCRMに取り込めます。Habsyなら無料で、スキャンも無制限です。

名刺をExcelに取り込む3つの方法

1. 手入力する

5枚なら手入力でも構いません。50枚になると何時間もかかり、最も大切なメールアドレスと電話番号で入力ミスが起きがちです。また、手入力はイベントの数日後になりやすく、そのころには誰が何を話したか覚えていません。

2. スマホの文字認識で読み取って貼り付ける

AndroidのGoogleレンズやiPhoneのテキスト認識表示（Live Text）を使えば、名刺の文字を読み取れます。コピーしてスプレッドシートに貼り付けることはできますが、得られるのは列ではなくひとかたまりのテキストです。氏名、役職、会社名、メールアドレス、電話番号を、1枚ずつ別のセルに分ける作業が残ります。

3. スプレッドシートを書き出せる名刺スキャンアプリを使う

名刺スキャンアプリは名刺を読み取り、文字を正しい項目に振り分けます。エクスポートすると、各項目がそのまま列になります。名刺の束があっても速さを保てるのはこの方法だけで、メモやリードの評価を各連絡先の横に残せるのもこの方法だけです。

使いやすい名刺データの形

スキャンする前に、完成したファイルに何を入れるかを決めておきましょう。スプレッドシートは、絞り込み、並べ替え、取り込みができて初めて役に立ちます。

連絡先の列は名刺から、文脈の列はあなたから生まれます。多くのチームが忘れがちなのが文脈の列です。これがなければただの名前のリストですが、あれば誰が価格を知りたがり、誰がデモを希望し、誰がパンフレットを集めていただけかがわかります。

手順：Habsyで名刺をスキャンしてExcelに取り込む

ステップ1：名刺をスキャンする

Habsyを開いて名刺を撮影します。HabsyはOCRとAIで文字を読み取り、正しい項目に振り分けます。裏面に情報があれば裏面も追加します。名刺の束なら一括スキャンを使いましょう。最大150枚を約5分で処理でき、リードの文脈は一括スキャン全体に一度設定するだけです。社内テストでは、Habsyは比較したスキャナーの中で最も高い99%の精度でした。

外国語の名刺も読み取って英語に翻訳されるので、海外のイベントでも便利です。

ステップ2：項目を確認する

保存する前に、読み取られた情報を確認します。かすれた電話番号など、カメラがうまく読めなかった部分を修正します。数秒で終わり、スプレッドシートをきれいに保てます。

ステップ3：覚えているうちに文脈を加える

テキストメモ、タグ、カテゴリを追加します。Habsy Plusなら、英語に文字起こしされる音声メモを録音したり、購買シグナル（製品への関心、予算、購入時期を数タップで回答できる組み込みのリード評価フォーム）を記録したりできます。関心の度合い、発注量、購入時期など、項目はチームで決められます。これらはエクスポートで追加の列になります。

すでに保存済みの人であれば、Habsyが重複の可能性を知らせ、どうするかを選べるので、同じ人が表に2回載ることはありません。

ステップ4：Excel、CSV、VCFにエクスポートする

1つのイベントの全員など、必要な連絡先を選んでExcelまたはCSVファイルとしてエクスポートします。ファイルをExcelで開くか、Google Sheetsに取り込みます。CRMを使っているなら、スプレッドシートを経由する必要はありません。Habsy PlusはSalesforce、HubSpot、Zoho CRMなど10以上のCRMと連携し、連絡先を直接同期します。

Habsy Platformを使うチームは、Webからフィルターをかけてエクスポートでき、カスタムのエクスポートヘッダーテンプレートで列名をCRMが求める形に合わせられます。

名刺以外の情報もエクスポートできる

名刺を手入力して作った表には、名刺に印刷されていたことしか入りません。Habsyのエクスポートには、相手と会ったときに何があったかも含められます。これが、フォローアップする人にとって表を役立つものにします。

例（イメージ）。ある中小企業の出展者が、地方の展示会から名刺300枚を持ち帰りました。初日の夜、社長は会期1日ごとに1束、計2束に分けて一括スキャンし、束ごとにイベントを一度だけ設定します。翌朝、特に印象に残っている40人に短いメモを追加します。すべてをExcelにエクスポートしてメモの列で並べ替え、上位40人を営業担当に渡します。営業担当はその日の午後、いつも使っている同じ表から電話をかけます。

チームの場合：5つの表ではなく1回のエクスポート

同じイベントで4人がスキャンすると、たいてい形式の違う4つのファイルができてしまいます。Habsy Platformなら、チーム全員のスキャンが1か所に集まります。マネージャーはキャンペーン、会社の所在地、購買シグナルで絞り込み、カスタムのエクスポートヘッダーテンプレートでエクスポートできるので、列名をCRMの取り込み形式や営業チームの求める形にぴったり合わせられます。

きれいにエクスポートするコツ

• 当日にスキャンする。その日の夜にスキャンした名刺は、1週間後にスキャンした名刺よりメモが充実します。
• チームで同じタグを使う。ある人は「デモ」、別の人は「デモ希望」と書くと、フィルターが機能しません。
• 1項目に1列。電話番号をまとめたり、1つのセルにメールアドレスを2つ入れたりしないようにします。
• イベント名を加える。どのイベントが成果につながったかを測る一番簡単な方法です。
• 必要ならオフラインで取り込む。Habsyはインターネットなしで名刺を取り込み、オンラインに戻ってから処理するので、会場のWi-Fiが弱くても作業が止まりません。

名刺をGoogle Sheetsに取り込む

Google Sheets（Googleスプレッドシート）でも同じファイルを読み込めます。HabsyからCSVまたはExcelファイルをエクスポートし、Google Sheetsで「ファイル」→「インポート」を選んでアップロードします。列はそのまま保たれます。表ではなくGoogleアカウントに連絡先を残したい場合は、Habsy PlusでGoogleコンタクトと同期することもできます。

スプレッドシートだけでは足りないとき

スプレッドシートは引き継ぎには便利ですが、フォローアップを思い出させてはくれません。Habsyなら、連絡先を保存したらリマインダーを追加し、短い指示からAIで個別のフォローアップメールやWhatsAppメッセージを作成し、すべてのメモを連絡先に残せます。エクスポートの後については、名刺の一括スキャンのガイドとDay 1フォローアップの手順をご覧ください。

まとめ

名刺が数枚なら手入力でも十分です。それ以上なら、1項目1列でエクスポートでき、メモも各連絡先に残せる名刺スキャンアプリを使いましょう。Habsyは無料で始められ、スキャンは無制限で、Excelに直接エクスポートできます。名刺スキャナーを試す