Näin skannaat käyntikortit Exceliin (kirjoittamatta yhtään kenttää uudelleen)

Lyhyt vastaus

Kun haluat skannata käyntikortit Exceliin, käytä käyntikorttiskanneria: skannaa kortit, tarkista luetut kentät ja vie yhteystiedot Excel- tai CSV-tiedostona. Hyvä sovellus laittaa jokaisen kentän omaan sarakkeeseensa, joten tiedosto aukeaa siististi Excelissä tai Google Sheetsissä, ja sen voi tuoda CRM-järjestelmään muotoilematta uudelleen. Habsy tekee tämän ilmaiseksi ja rajattomalla skannauksella.

Kolme tapaa siirtää käyntikortit Exceliin

1. Kirjoita tiedot käsin

Viidelle kortille tämä toimii. Viisikymmentä korttia vie tunteja, ja virheitä tulee sähköposteihin ja puhelinnumeroihin, jotka ovat juuri ne kaksi tärkeintä kenttää. Käsin syöttö tehdään myös usein vasta päiviä tapahtuman jälkeen, kun et enää muista, kuka sanoi mitäkin.

2. Käytä puhelimen tekstintunnistusta ja liitä

Google Lens Androidissa ja Liveteksti iPhonessa lukevat kortin tekstin. Voit kopioida sen ja liittää taulukkoon. Ongelma on, että saat tekstimöhkäleen etkä sarakkeita. Nimi, titteli, yritys, sähköposti ja puhelin pitää yhä jakaa omiin soluihinsa kortti kerrallaan.

3. Käytä käyntikorttiskanneria, joka vie taulukon

Skannerisovellus lukee kortin ja lajittelee jokaisen tekstinpätkän oikeaan kenttään. Viennissä jokaisesta kentästä tulee sarake. Tämä on ainoa tapa, joka pysyy nopeana korttipinon kanssa, ja ainoa, joka pitää muistiinpanot ja liidien arvioinnin jokaisen yhteystiedon vieressä.

Millainen on hyvä käyntikorttitaulukko

Päätä ennen skannausta, mitä valmiin tiedoston pitää sisältää. Taulukosta on hyötyä vain, jos sitä voi suodattaa, lajitella ja tuoda muualle.

Yhteystietosarakkeet tulevat kortista. Asiayhteyden sarakkeet tulevat sinulta, ja juuri ne useimmat tiimit unohtavat. Ilman niitä sinulla on lista nimiä. Niiden kanssa tiedät, kuka halusi hinnat, kuka halusi demon ja kuka vain keräsi esitteitä.

Vaihe vaiheelta: skannaa käyntikortit Exceliin Habsylla

Vaihe 1: Skannaa kortit

Avaa Habsy ja kuvaa kortti. Habsy lukee tekstin tekstintunnistuksella (OCR) ja tekoälyllä ja lajittelee sen oikeisiin kenttiin. Lisää kortin kääntöpuoli, jos siinä on lisätietoja. Jos sinulla on pino, käytä sarjaskannausta: Habsy käsittelee jopa 150 korttia noin 5 minuutissa, ja liidin taustatiedot asetetaan kerran koko erälle. Omissa testeissämme Habsyn tarkkuus oli testatuista skannereista paras, 99 %.

Muunkieliset kortit luetaan ja käännetään englanniksi, mikä auttaa kansainvälisissä tapahtumissa.

Vaihe 2: Tarkista kentät

Tarkista luetut tiedot ennen tallennusta. Korjaa kaikki, mitä kamera ei pystynyt lukemaan selvästi, kuten tahriintunut puhelinnumero. Tämä vie sekunteja ja pitää taulukkosi siistinä.

Vaihe 3: Lisää asiayhteys, kun vielä muistat

Lisää tekstimuistiinpano, tunniste tai kategoria. Habsy Plus -paketissa voit myös nauhoittaa äänimuistiinpanon, joka litteroidaan englanniksi, ja merkitä ostosignaalit, joiden kentät tiimisi määrittää itse, esimerkiksi kiinnostuksen tason, tilausmäärän tai ostoaikataulun. Näistä tulee viennissä lisäsarakkeita.

Jos henkilö on jo tallennettu, Habsy merkitsee mahdollisen kaksoiskappaleen ja antaa sinun valita, mitä tehdä, joten sama ihminen ei päädy taulukkoon kahdesti.

Vaihe 4: Vie Exceliin, CSV- tai VCF-muodossa

Valitse yhteystiedot, jotka haluat, esimerkiksi kaikki yhdestä tapahtumasta, ja vie ne Excel- tai CSV-tiedostona. Avaa tiedosto Excelissä tai tuo se Google Sheetsiin. Jos käytät CRM-järjestelmää, voit ohittaa taulukon: Habsy Plus liittyy yli 10 CRM-järjestelmään, kuten Salesforceen, HubSpotiin ja Zoho CRM:ään, ja synkronoi yhteystiedot suoraan.

Habsy Platformia käyttävät tiimit voivat viedä tiedot myös verkosta suodattimilla ja mukautetuilla vientiotsikkopohjilla, jolloin sarakkeiden nimet vastaavat sitä, mitä CRM odottaa.

Mitä vienti voi sisältää kortin lisäksi

Kortteja kirjoittamalla tehty taulukko sisältää vain sen, mitä kortteihin oli painettu. Habsyn vienti voi sisältää myös sen, mitä tapahtui, kun tapasit henkilön, ja juuri se tekee taulukosta hyödyllisen sille, joka ottaa yhteyttä:

Havainnollistava esimerkki. Pieni suomalainen valmistaja palaa alueellisilta alan messuilta 300 käyntikortin kanssa. Ensimmäisenä iltana omistaja sarjaskannaa ne kahdessa pinossa, yksi kutakin messupäivää kohden, ja asettaa tapahtuman kerran kummallekin erälle. Seuraavan aamupäivän aikana hän lisää lyhyen muistiinpanon niihin 40:een, jotka muistaa parhaiten. Hän vie kaiken Exceliin, lajittelee muistiinpanosarakkeen mukaan ja antaa 40 parasta myyntikoordinaattorilleen, joka soittaa heille samana iltapäivänä samasta taulukosta, jota käyttää aina.

Tiimeille: yksi vienti viiden taulukon sijaan

Kun neljä ihmistä skannaa samassa tapahtumassa, tuloksena on yleensä neljä tiedostoa neljässä eri muodossa. Habsy Platformissa jokainen tiimin skannaus päätyy samaan paikkaan. Esihenkilöt voivat suodattaa kampanjan, yrityksen sijainnin tai ostosignaalien mukaan ja viedä tiedot mukautetulla vientiotsikkopohjalla, jolloin sarakkeiden nimet vastaavat täsmälleen sitä, mitä CRM-tuonti tai myyntitiimi odottaa.

Vinkkejä siistimpään vientiin

• Skannaa samana päivänä. Samana iltana skannattujen korttien muistiinpanot ovat parempia kuin viikkoa myöhemmin skannattujen.
• Käyttäkää samoja tunnisteita koko tiimissä. Jos yksi kirjoittaa ”Demo” ja toinen ”demopyyntö”, suodattimet hajoavat.
• Yksi sarake per kenttä. Älä yhdistä puhelinnumeroita äläkä laita kahta sähköpostia samaan soluun.
• Lisää tapahtuman nimi. Se on yksinkertaisin tapa mitata, mistä tapahtumista tuli tuloksia.
• Tallenna tarvittaessa ilman verkkoyhteyttä. Habsy tallentaa kortit ilman internetiä ja käsittelee ne, kun yhteys palaa, joten tapahtumapaikan heikko wifi ei hidasta sinua.

Käyntikortit Google Sheetsiin

Google Sheets lukee samat tiedostot. Vie Habsysta CSV- tai Excel-tiedosto ja valitse Google Sheetsissä Tiedosto, Tuo ja lataa tiedosto. Sarakkeet säilyvät ennallaan. Jos haluat pitää yhteystiedot mieluummin Google-tililläsi kuin taulukossa, Habsy Plus synkronoi myös Google Contactsiin.

Kun taulukko ei riitä

Taulukko on hyvä luovutusmuoto, mutta se ei muistuta ketään ottamaan yhteyttä. Habsyssa voit lisätä muistutuksen heti, kun yhteystieto on tallennettu, kirjoittaa tekoälyllä lyhyestä kehotteesta henkilökohtaisen sähköpostin tai WhatsApp-viestin ja pitää jokaisen muistiinpanon yhteystiedossa. Lue lisää siitä, mitä viennin jälkeen tapahtuu: käyntikorttien sarjaskannaus ja ensimmäisen päivän yhteydenoton työnkulku.

Yhteenveto

Jos kortteja on vain muutama, kirjoittaminen käsin riittää. Kaikkeen muuhun käytä skannerisovellusta, joka vie jokaisen kentän omaan sarakkeeseensa ja pitää muistiinpanosi jokaisen yhteystiedon mukana. Habsyn voi ottaa käyttöön ilmaiseksi, se skannaa ilman rajoja ja vie suoraan Exceliin. Kokeile käyntikorttiskanneria.