วิธีสแกนนามบัตรลง Excel (โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่สักช่อง)

คำตอบสั้นๆ

วิธีสแกนนามบัตรลง Excel คือใช้แอปสแกนนามบัตร: สแกนนามบัตร ตรวจข้อมูลที่แอปดึงออกมา แล้วส่งออกรายชื่อเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV แอปที่ดีจะแยกแต่ละช่องข้อมูลไว้คนละคอลัมน์ ไฟล์จึงเปิดใน Excel หรือ Google Sheets ได้เรียบร้อย และนำเข้า CRM ได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบใหม่ Habsy ทำได้ฟรี และสแกนได้ไม่จำกัด

3 วิธีนำนามบัตรเข้า Excel

1. พิมพ์เอง

ใช้ได้ถ้ามี 5 ใบ แต่ถ้ามี 50 ใบ จะใช้เวลาหลายชั่วโมง และคุณจะพิมพ์อีเมลและเบอร์โทรผิด ซึ่งเป็นสองช่องที่สำคัญที่สุด การพิมพ์เองมักเกิดขึ้นหลายวันหลังงาน ตอนที่คุณจำไม่ได้แล้วว่าใครพูดอะไร

2. ใช้ระบบอ่านข้อความในมือถือ แล้ววาง

Google Lens บน Android และ Live Text บน iPhone อ่านข้อความบนนามบัตรได้ คุณคัดลอกไปวางในสเปรดชีตได้ ปัญหาคือคุณได้ข้อความเป็นก้อนเดียว ไม่ใช่คอลัมน์ ยังต้องแยกชื่อ ตำแหน่ง บริษัท อีเมล และเบอร์โทรลงคนละเซลล์เอง ทีละใบ

3. ใช้แอปสแกนนามบัตรที่ส่งออกเป็นสเปรดชีต

แอปสแกนอ่านนามบัตรแล้วจัดข้อความแต่ละส่วนลงช่องที่ถูกต้อง เมื่อส่งออก ทุกช่องจะกลายเป็นคอลัมน์ นี่เป็นวิธีเดียวที่ยังเร็วอยู่เมื่อมีนามบัตรเป็นกอง และเป็นวิธีเดียวที่เก็บโน้ตและการคัดกรองไว้คู่กับผู้ติดต่อแต่ละคน

สเปรดชีตนามบัตรที่ดีหน้าตาเป็นอย่างไร

ก่อนสแกน ให้ตัดสินใจก่อนว่าไฟล์สุดท้ายควรมีอะไร สเปรดชีตจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อกรอง เรียงลำดับ และนำเข้าระบบอื่นได้

คอลัมน์ข้อมูลติดต่อมาจากนามบัตร ส่วนคอลัมน์บริบทมาจากคุณ และเป็นส่วนที่ทีมส่วนใหญ่มักลืม ถ้าไม่มี คุณจะมีแค่รายชื่อ ถ้ามี คุณจะรู้ว่าใครอยากได้ราคา ใครอยากดูเดโม และใครแค่มาเก็บโบรชัวร์

ทีละขั้นตอน: สแกนนามบัตรลง Excel ด้วย Habsy

ขั้นตอนที่ 1: สแกนนามบัตร

เปิด Habsy แล้วถ่ายรูปนามบัตร Habsy ใช้ OCR และ AI อ่านข้อความและจัดลงช่องที่ถูกต้อง ถ้าด้านหลังมีข้อมูลเพิ่ม ก็สแกนด้านหลังด้วย ถ้ามีเป็นกอง ให้ใช้การสแกนเป็นชุด: Habsy รองรับสูงสุด 150 ใบในเวลาประมาณ 5 นาที และคุณตั้งบริบทของลีดครั้งเดียวสำหรับทั้งชุด ในการทดสอบภายในของเรา Habsy แม่นยำที่สุดในบรรดาแอปสแกนที่ทดสอบ ที่ 99%

นามบัตรภาษาอื่นจะถูกอ่านและแปลเป็นภาษาอังกฤษ ซึ่งช่วยได้มากในงานนานาชาติ

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจทานข้อมูล

ตรวจข้อมูลที่ดึงออกมาก่อนบันทึก แก้ส่วนที่กล้องอ่านไม่ชัด เช่น เบอร์โทรที่เลอะ ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่กี่วินาทีและทำให้สเปรดชีตของคุณสะอาด

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มบริบทตอนที่ยังจำได้

เพิ่มโน้ตข้อความ แท็ก หรือหมวดหมู่ เมื่อใช้ Habsy Plus คุณยังอัดโน้ตเสียงที่ถอดความเป็นภาษาอังกฤษ และเลือกสัญญาณความสนใจได้ ซึ่งเป็นช่องข้อมูลที่ทีมของคุณกำหนดเอง เช่น ระดับความสนใจ ปริมาณสั่งซื้อ หรือช่วงเวลาที่จะซื้อ ข้อมูลเหล่านี้จะกลายเป็นคอลัมน์เพิ่มเติมในไฟล์ส่งออก

ถ้าบันทึกคนนั้นไว้แล้ว Habsy จะแจ้งว่าอาจเป็นข้อมูลซ้ำและให้คุณเลือกว่าจะทำอย่างไร ในไฟล์ของคุณจึงไม่มีคนเดียวกันสองแถว

ขั้นตอนที่ 4: ส่งออกเป็น Excel, CSV หรือ VCF

เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ เช่น ทุกคนจากงานเดียวกัน แล้วส่งออกเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV เปิดไฟล์ใน Excel หรือนำเข้า Google Sheets ถ้าคุณใช้ CRM ก็ข้ามสเปรดชีตไปได้เลย: Habsy Plus เชื่อมต่อกับ CRM กว่า 10 ระบบ รวมถึง Salesforce, HubSpot และ Zoho CRM และซิงค์รายชื่อได้โดยตรง

ทีมที่ใช้ Habsy Platform ยังส่งออกจากเว็บได้ พร้อมตัวกรองและเทมเพลตหัวคอลัมน์แบบกำหนดเอง ชื่อคอลัมน์จึงตรงกับที่ CRM ต้องการ

ไฟล์ส่งออกเก็บอะไรได้มากกว่าข้อมูลบนนามบัตร

สเปรดชีตที่ได้จากการพิมพ์นามบัตรมีแค่สิ่งที่พิมพ์อยู่บนบัตร แต่ไฟล์ส่งออกจาก Habsy ยังเก็บสิ่งที่เกิดขึ้นตอนที่คุณพบคนคนนั้นได้ด้วย ซึ่งทำให้ไฟล์มีประโยชน์กับคนที่ต้องติดตามผล:

ตัวอย่างสมมติ ผู้ประกอบการ SME รายหนึ่งกลับจากงานแสดงสินค้าในภูมิภาคพร้อมนามบัตร 300 ใบ เย็นวันแรก เจ้าของกิจการสแกนเป็นชุดแบ่งเป็นสองกอง กองละหนึ่งวันของงาน และตั้งชื่องานครั้งเดียวต่อชุด เช้าวันถัดมาเขาเพิ่มโน้ตสั้นๆ ให้ 40 คนที่จำได้ดีที่สุด แล้วส่งออกทั้งหมดเป็น Excel เรียงตามคอลัมน์โน้ต และส่ง 40 รายชื่อแรกให้ผู้ประสานงานฝ่ายขาย ซึ่งโทรหาทุกคนในบ่ายวันนั้นจากไฟล์เดิมที่เธอใช้อยู่ทุกวัน

สำหรับทีม: ไฟล์ส่งออกไฟล์เดียว แทนสเปรดชีตห้าไฟล์

เมื่อมีคนสี่คนสแกนในงานเดียวกัน คุณมักได้สี่ไฟล์ในสี่รูปแบบ บน Habsy Platform ทุกการสแกนของทีมจะรวมอยู่ในที่เดียว ผู้จัดการกรองตามแคมเปญ ที่ตั้งบริษัท หรือสัญญาณความสนใจได้ และส่งออกด้วย เทมเพลตหัวคอลัมน์แบบกำหนดเอง ชื่อคอลัมน์จึงตรงกับที่ระบบนำเข้าของ CRM หรือทีมขายของคุณต้องการทุกประการ

เคล็ดลับให้ไฟล์ส่งออกเรียบร้อยขึ้น

• สแกนในวันงาน นามบัตรที่สแกนในเย็นวันเดียวกันมีโน้ตที่ดีกว่านามบัตรที่สแกนหนึ่งสัปดาห์ต่อมา
• ใช้แท็กเดียวกันทั้งทีม ถ้าคนหนึ่งเขียน "เดโม" แต่อีกคนเขียน "ขอเดโม" ตัวกรองจะใช้ไม่ได้
• หนึ่งคอลัมน์ต่อหนึ่งช่องข้อมูล อย่ารวมเบอร์โทรหลายเบอร์ หรือใส่อีเมลสองอันในเซลล์เดียว
• ใส่ชื่องาน เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการวัดว่างานไหนให้ผลลัพธ์
• เก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ถ้าจำเป็น Habsy เก็บนามบัตรได้โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต และประมวลผลเมื่อกลับมาออนไลน์ Wi-Fi ในฮอลล์ที่ไม่เสถียรจึงไม่ทำให้คุณติดขัด

สแกนนามบัตรลง Google Sheets

Google Sheets อ่านไฟล์แบบเดียวกันได้ ส่งออกไฟล์ CSV หรือ Excel จาก Habsy แล้วใน Google Sheets เลือก ไฟล์ > นำเข้า และอัปโหลดไฟล์ คอลัมน์จะคงเดิม ถ้าคุณอยากเก็บรายชื่อไว้ในบัญชี Google มากกว่าในสเปรดชีต Habsy Plus ก็ซิงค์กับ Google Contacts ได้

เมื่อสเปรดชีตอย่างเดียวไม่พอ

สเปรดชีตเป็นรูปแบบที่ดีสำหรับส่งต่องาน แต่ไม่ได้เตือนให้ใครติดตามผล Habsy ให้คุณตั้งการแจ้งเตือนหลังบันทึกผู้ติดต่อ เขียนอีเมลหรือข้อความ WhatsApp ติดตามผลแบบเฉพาะตัวด้วย AI จากคำสั่งสั้นๆ และเก็บโน้ตทุกอย่างไว้ในผู้ติดต่อ อ่านต่อว่าหลังส่งออกแล้วควรทำอะไรในคู่มือการสแกนนามบัตรเป็นชุด และขั้นตอนการติดตามผลในวันแรกของเรา

สรุป

ถ้ามีนามบัตรแค่ไม่กี่ใบ พิมพ์เองก็ได้ แต่ถ้ามากกว่านั้น ให้ใช้แอปสแกนที่ส่งออกหนึ่งช่องข้อมูลต่อหนึ่งคอลัมน์ และเก็บโน้ตไว้กับผู้ติดต่อแต่ละคน Habsy เริ่มใช้ได้ฟรี สแกนได้ไม่จำกัด และส่งออกเป็น Excel ได้ทันที ลองแอปสแกนนามบัตร