Kartvizitleri Excel'e Aktarma (Tek Bir Alanı Bile Yeniden Yazmadan)

Kısa cevap

Kartvizitleri Excel'e aktarmak için bir kartvizit tarayıcı uygulaması kullanın: kartları tarayın, okunan alanları kontrol edin, ardından kişileri Excel veya CSV dosyası olarak dışa aktarın. İyi bir uygulama her alanı kendi sütununa koyar; böylece dosya Excel'de veya Google Sheets'te düzgün açılır ve yeniden biçimlendirmeye gerek kalmadan bir CRM'e aktarılır. Habsy bunu sınırsız taramayla ücretsiz yapar.

Kartvizitleri Excel'e aktarmanın üç yolu

1. Elle yazmak

Beş kart için işe yarar. Elli kart için saatler sürer ve en önemli iki alan olan e-posta adreslerinde ve telefon numaralarında hata yaparsınız. Elle giriş genellikle etkinlikten günler sonra yapılır; o zamana kadar kimin ne dediğini artık hatırlamazsınız.

2. Telefonun metin tanıma özelliğini kullanıp yapıştırmak

Android'de Google Lens ve iPhone'da Canlı Metin, kart üzerindeki metni okuyabilir. Metni kopyalayıp bir tabloya yapıştırabilirsiniz. Sorun şu: sütunlar değil, bir metin bloğu elde edersiniz. Adı, unvanı, şirketi, e-postayı ve telefonu yine kart kart ayrı hücrelere bölmeniz gerekir.

3. Tablo olarak dışa aktaran bir kartvizit tarayıcı uygulaması kullanmak

Tarayıcı uygulaması kartı okur ve her metin parçasını doğru alana yerleştirir. Dışa aktardığınızda her alan bir sütun olur. Elinizde bir deste kart varken hızlı kalan tek yöntem budur ve notları ile nitelendirme bilgilerini her kişinin yanında tutan tek yöntem de budur.

İyi bir kartvizit tablosu nasıl görünür?

Taramaya başlamadan önce bitmiş dosyanın neleri içermesi gerektiğine karar verin. Bir tablo ancak filtrelenebiliyor, sıralanabiliyor ve içe aktarılabiliyorsa işe yarar.

İletişim sütunları karttan gelir. Bağlam sütunları ise sizden gelir ve çoğu ekibin unuttuğu kısım budur. Onlar olmadan elinizde bir isim listesi olur. Onlarla birlikte kimin fiyat istediğini, kimin demo istediğini ve kimin sadece broşür topladığını bilirsiniz.

Adım adım: Habsy ile kartvizitleri Excel'e aktarma

1. adım: Kartları tarayın

Habsy'yi açın ve kartın fotoğrafını çekin. Habsy metni okumak ve doğru alanlara yerleştirmek için OCR ve yapay zekâ kullanır. Kartın arkasında başka bilgiler varsa arka yüzü de ekleyin. Elinizde bir deste varsa toplu taramayı kullanın: Habsy yaklaşık 5 dakikada 150 karta kadar işler ve potansiyel müşteri bağlamını tüm deste için bir kez belirlersiniz. Şirket içi testlerimizde Habsy, test ettiğimiz tarayıcılar arasında %99 ile en yüksek doğruluğa ulaştı.

Başka dillerdeki kartlar okunur ve İngilizceye çevrilir; bu da uluslararası fuarlarda işinizi kolaylaştırır.

2. adım: Alanları kontrol edin

Kaydetmeden önce okunan bilgileri kontrol edin. Kameranın net okuyamadığı her şeyi, örneğin silik bir telefon numarasını düzeltin. Bu adım birkaç saniye sürer ve tablonuzu temiz tutar.

3. adım: Hatırlarken bağlam ekleyin

Yazılı bir not, bir etiket veya bir kategori ekleyin. Habsy Plus ile İngilizce metne dönüştürülen bir sesli not kaydedebilir ve ekibinizin belirlediği ilgi düzeyi, sipariş miktarı veya satın alma zamanı gibi niyet sinyallerini işaretleyebilirsiniz. Bunlar dışa aktarma dosyanızda ek sütunlara dönüşür.

Kişi daha önce kaydedilmişse Habsy olası yinelenen kaydı işaretler ve ne yapacağınızı seçmenizi sağlar; böylece tablonuzda aynı kişi iki kez yer almaz.

4. adım: Excel, CSV veya VCF olarak dışa aktarın

İstediğiniz kişileri seçin (örneğin bir etkinlikteki herkesi) ve Excel veya CSV dosyası olarak dışa aktarın. Dosyayı Excel'de açın ya da Google Sheets'e aktarın. CRM kullanıyorsanız tabloyu atlayabilirsiniz: Habsy Plus, Salesforce, HubSpot ve Zoho CRM dahil 10'dan fazla CRM'e bağlanır ve kişileri doğrudan eşitler.

Habsy Platform kullanan ekipler, filtreler ve özel dışa aktarma başlık şablonlarıyla web üzerinden de dışa aktarabilir; böylece sütun adları CRM'lerinin beklediğiyle eşleşir.

Dışa aktarma dosyası kartın ötesinde neler taşıyabilir?

Kartvizitlerin elle yazılmasıyla hazırlanan bir tablo yalnızca kartlarda basılı olanı içerir. Habsy'den dışa aktarılan bir dosya ise kişiyle tanıştığınızda neler olduğunu da taşıyabilir; tabloyu takibi yapan kişi için değerli kılan da budur:

Temsilî örnek. Bir KOBİ, bölgesel bir sanayi fuarından 300 kartvizitle döner. İlk akşam firma sahibi kartları fuarın her günü için bir deste olmak üzere iki destede toplu tarar ve her deste için etkinliği bir kez belirler. Ertesi sabah en iyi hatırladığı 40 kişiye kısa birer not ekler. Her şeyi Excel'e aktarır, not sütununa göre sıralar ve ilk 40 kişiyi satış koordinatörüne verir; koordinatör de aynı öğleden sonra her zaman kullandığı tablodan bu kişileri arar.

Ekipler için: beş tablo yerine tek dışa aktarma

Aynı etkinlikte dört kişi tarama yaptığında genellikle dört farklı biçimde dört dosya ortaya çıkar. Habsy Platform'da ekibin tüm taramaları tek bir yerde toplanır. Yöneticiler kampanyaya, şirket konumuna veya niyet sinyallerine göre filtreleyebilir ve özel dışa aktarma başlık şablonuyla dışa aktarabilir; böylece sütun adları CRM içe aktarmanızın veya satış ekibinizin beklediğiyle birebir eşleşir.

Daha temiz bir dışa aktarma için ipuçları

• Aynı gün tarayın. Aynı akşam taranan kartlar, bir hafta sonra taranan kartlardan daha iyi notlarla gelir.
• Ekip genelinde aynı etiketleri kullanın. Biri "Demo", diğeri "demo talebi" yazarsa filtreleriniz bozulur.
• Her alan için bir sütun tutun. Telefon numaralarını birleştirmeyin, tek hücreye iki e-posta koymayın.
• Etkinlik adını ekleyin. Hangi etkinliklerin sonuç verdiğini ölçmenin en basit yolu budur.
• Gerekirse çevrimdışı kaydedin. Habsy kartları internet olmadan kaydeder ve yeniden bağlandığınızda işler; böylece fuar alanının zayıf Wi-Fi'ı sizi bekletmez.

Kartvizitleri Google Sheets'e aktarma

Google Sheets aynı dosyaları okur. Habsy'den bir CSV veya Excel dosyası dışa aktarın, ardından Google Sheets'te Dosya, İçe aktar yolunu izleyip dosyayı yükleyin. Sütunlar olduğu gibi kalır. Kişileri bir tablo yerine Google hesabınızda tutmayı tercih ediyorsanız Habsy Plus, Google Kişiler ile de eşitleme yapabilir.

Tablo ne zaman yetmez?

Tablo iyi bir teslim biçimidir, ancak kimseye takip yapmayı hatırlatmaz. Habsy, kişi kaydedildikten sonra hatırlatıcı eklemenizi, kısa bir komuttan yapay zekâ ile kişisel bir takip e-postası veya WhatsApp mesajı yazmanızı ve her notu kişi kaydında tutmanızı sağlar. Dışa aktarmadan sonrası için toplu kartvizit tarama rehberimizi ve 1. gün takip iş akışımızı okuyun.

Sonuç

Yalnızca birkaç kartınız varsa elle yazmak sorun değil. Daha fazlası için her alanı ayrı bir sütuna aktaran ve notlarınızı her kişiyle birlikte tutan bir tarayıcı uygulaması kullanın. Habsy'yi kullanmaya ücretsiz başlarsınız; sınırsız tarar ve doğrudan Excel'e aktarır. Kartvizit tarayıcıyı deneyin.