Как отсканировать визитки в Excel (и не перепечатывать ни одного поля)

Короткий ответ

Чтобы отсканировать визитки в Excel, используйте приложение-сканер визиток: отсканируйте визитки, проверьте распознанные поля и выгрузите контакты в файл Excel или CSV. Хорошее приложение кладёт каждое поле в отдельный столбец, поэтому файл без проблем открывается в Excel или Google Sheets и импортируется в CRM без переформатирования. Habsy делает это бесплатно и без ограничений на сканирование.

Три способа перенести визитки в Excel

1. Ввести вручную

Это работает для пяти визиток. Для пятидесяти уйдут часы, и вы наверняка ошибётесь в адресах почты и телефонах, а это два самых важных поля. К тому же ручной ввод обычно случается через несколько дней после мероприятия, когда вы уже не помните, кто что говорил.

2. Распознать текст телефоном и вставить

Google Lens на Android и «Текст на фото» (Live Text) на iPhone читают текст с визитки. Его можно скопировать и вставить в таблицу. Проблема в том, что вы получаете сплошной блок текста, а не столбцы. Имя, должность, компанию, email и телефон всё равно придётся разносить по ячейкам самостоятельно, визитка за визиткой.

3. Использовать сканер визиток с выгрузкой в таблицу

Приложение-сканер читает визитку и раскладывает каждый фрагмент текста по нужным полям. При экспорте каждое поле становится столбцом. Только этот способ остаётся быстрым, когда визиток целая стопка, и только он хранит заметки и квалификацию рядом с каждым контактом.

Как выглядит хорошая таблица визиток

Прежде чем сканировать, решите, что должно быть в готовом файле. Таблица полезна, только если её можно фильтровать, сортировать и импортировать.

Столбцы с контактами берутся с визитки. Столбцы с контекстом добавляете вы, и именно о них большинство команд забывает. Без них у вас просто список имён. С ними вы знаете, кто просил цены, кто хотел демо, а кто просто собирал буклеты.

Пошагово: как отсканировать визитки в Excel с Habsy

Шаг 1. Отсканируйте визитки

Откройте Habsy и сфотографируйте визитку. Habsy с помощью OCR и ИИ распознаёт текст и раскладывает его по полям. Если на обороте есть дополнительные данные, добавьте и его. Если визиток стопка, используйте пакетное сканирование: Habsy обрабатывает до 150 визиток примерно за 5 минут, а контекст лида вы задаёте один раз для всей пачки. В наших внутренних тестах у Habsy была самая высокая точность среди протестированных сканеров, 99%.

Визитки на других языках распознаются и переводятся на английский, что удобно на международных выставках.

Шаг 2. Проверьте поля

Проверьте распознанные данные перед сохранением. Исправьте то, что камера не смогла прочитать чётко, например смазанный номер телефона. Это занимает секунды и сохраняет таблицу чистой.

Шаг 3. Добавьте контекст, пока помните

Добавьте текстовую заметку, тег или категорию. С Habsy Plus можно также записать голосовую заметку, которая расшифровывается на английский, и отметить сигналы интереса, то есть поля, которые задаёт ваша команда, например уровень интереса, объём заказа или сроки покупки. В экспорте они станут дополнительными столбцами.

Если человек уже сохранён, Habsy отмечает возможный дубль и даёт выбрать, что делать, поэтому в таблице не окажется одного и того же человека дважды.

Шаг 4. Экспортируйте в Excel, CSV или VCF

Выберите нужные контакты, например всех с одного мероприятия, и выгрузите их в файл Excel или CSV. Откройте файл в Excel или импортируйте в Google Sheets. Если вы работаете в CRM, таблицу можно пропустить: Habsy Plus подключается к 10+ CRM, включая Salesforce, HubSpot и Zoho CRM, и синхронизирует контакты напрямую.

Команды, работающие в Habsy Platform, могут также выгружать данные из веб-версии с фильтрами и собственными шаблонами заголовков экспорта, чтобы названия столбцов совпадали с тем, что ожидает их CRM.

Что экспорт может содержать помимо визитки

В таблице, набранной с визиток вручную, есть только то, что на них напечатано. Выгрузка из Habsy может содержать и то, что произошло при встрече, а именно это делает таблицу полезной для того, кто будет связываться с контактом:

Условный пример. Небольшой производитель возвращается с региональной отраслевой выставки с 300 визитками. В первый же вечер владелец пакетно сканирует их двумя стопками, по одной на каждый день выставки, и указывает мероприятие один раз для каждой пачки. На следующее утро он добавляет короткую заметку к 40 контактам, которые помнит лучше всего. Затем выгружает всё в Excel, сортирует по столбцу заметок и передаёт эти 40 контактов координатору по продажам, которая в тот же день обзванивает их по той же таблице, с которой всегда работает.

Для команд: одна выгрузка вместо пяти таблиц

Когда на одном мероприятии сканируют четыре человека, обычно получается четыре файла в четырёх форматах. В Habsy Platform все сканы команды попадают в одно место. Руководители могут фильтровать по кампании, местоположению компании или сигналам интереса и выгружать данные с собственным шаблоном заголовков экспорта, чтобы названия столбцов точно совпадали с тем, что ожидает импорт в вашу CRM или отдел продаж.

Советы для чистой выгрузки

• Сканируйте в тот же день. У визиток, отсканированных тем же вечером, заметки лучше, чем у отсканированных через неделю.
• Используйте одни и те же теги во всей команде. Если один пишет «Демо», а другой «запрос демо», фильтры перестают работать.
• Одно поле на столбец. Не сводите несколько телефонов или два адреса почты в одну ячейку.
• Добавьте название мероприятия. Это самый простой способ понять, какие мероприятия дали результат.
• Сканируйте офлайн, если нужно. Habsy сохраняет визитки без интернета и обрабатывает их, когда вы снова в сети, поэтому слабый Wi-Fi на площадке вас не задержит.

Как отсканировать визитки в Google Sheets

Google Sheets открывает те же файлы. Выгрузите из Habsy файл CSV или Excel, затем в Google Sheets выберите «Файл», «Импортировать» и загрузите его. Столбцы сохранятся как есть. Если вы предпочитаете хранить контакты в аккаунте Google, а не в таблице, Habsy Plus умеет синхронизировать их с Google Contacts.

Когда таблицы недостаточно

Таблица хороша как формат для передачи, но она никому не напомнит связаться с клиентом. В Habsy можно добавить напоминание сразу после сохранения контакта, написать персональное письмо или сообщение WhatsApp с помощью ИИ по короткому запросу и хранить все заметки в контакте. О том, что делать после экспорта, читайте в руководствах по пакетному сканированию визиток и плану повторных контактов на первый день.

Итог

Если визиток всего несколько, можно ввести их вручную. Во всех остальных случаях используйте сканер, который выгружает каждое поле в свой столбец и хранит заметки рядом с каждым контактом. Habsy можно начать использовать бесплатно, он сканирует без ограничений и выгружает данные прямо в Excel. Попробуйте сканер визиток.