Как да сканирате визитки в Excel (без да преписвате нито едно поле)

Бързият отговор

За да сканирате визитки в Excel, използвайте приложение за сканиране на визитки: сканирайте визитките, проверете разчетените полета и експортирайте контактите като файл Excel или CSV. Доброто приложение поставя всяко поле в отделна колона, така че файлът се отваря правилно в Excel или Google Sheets и се импортира в CRM без преформатиране. Habsy прави това безплатно, с неограничено сканиране.

Три начина да прехвърлите визитки в Excel

1. Въведете ги ръчно

Това върши работа за пет визитки. За петдесет отнема часове и ще допуснете грешки в имейлите и телефонните номера, а те са двете най-важни полета. Освен това ръчното въвеждане обикновено става дни след събитието, когато вече не помните кой какво е казал.

2. Разпознайте текста с телефона и го поставете

Google Lens на Android и Live Text на iPhone могат да разчетат текста от визитка. Можете да го копирате и да го поставите в таблица. Проблемът е, че получавате блок текст, а не колони. Пак трябва сами да разделите името, длъжността, компанията, имейла и телефона в отделни клетки, визитка по визитка.

3. Използвайте приложение за сканиране на визитки, което експортира таблица

Приложението за сканиране разчита визитката и разпределя всяка част от текста в правилното поле. При експорт всяко поле става колона. Това е единственият метод, който остава бърз, когато имате купчина визитки, и единственият, който пази бележките и квалифицирането до всеки контакт.

Как изглежда добрата таблица с визитки

Преди да сканирате, решете какво трябва да съдържа готовият файл. Таблицата е полезна само ако може да се филтрира, сортира и импортира.

Колоните с данни за контакт идват от визитката. Колоните с контекст идват от вас и точно тях повечето екипи забравят. Без тях имате списък с имена. С тях знаете кой е искал цени, кой е искал демонстрация и кой просто е събирал брошури.

Стъпка по стъпка: сканиране на визитки в Excel с Habsy

Стъпка 1: Сканирайте визитките

Отворете Habsy и снимайте визитката. Habsy използва OCR и AI, за да разчете текста и да го разпредели в правилните полета. Добавете и гърба на визитката, ако на него има още данни. Ако имате купчина визитки, използвайте пакетно сканиране: Habsy обработва до 150 визитки за около 5 минути, а вие задавате контекста веднъж за целия пакет. В нашите вътрешни тестове Habsy имаше най-високата точност от тестваните скенери, 99%.

Визитките на други езици се разчитат и превеждат на английски, което помага на международни събития.

Стъпка 2: Прегледайте полетата

Проверете разчетените данни, преди да запазите. Поправете всичко, което камерата не е успяла да разчете ясно, например размазан телефонен номер. Тази стъпка отнема секунди и пази таблицата ви чиста.

Стъпка 3: Добавете контекст, докато го помните

Добавете текстова бележка, етикет или категория. С Habsy Plus можете също да запишете гласова бележка, която се транскрибира на английски, и да отбележите сигнали за покупка, т.е. полетата, които екипът ви определя, например ниво на интерес, количество в поръчката или срок за покупка. Те стават допълнителни колони в експорта ви.

Ако някой вече е запазен, Habsy отбелязва възможния дубликат и ви оставя да изберете какво да направите, така че един и същ човек да не се появи два пъти в таблицата ви.

Стъпка 4: Експортирайте в Excel, CSV или VCF

Изберете контактите, които искате, например всички от едно събитие, и ги експортирайте като файл Excel или CSV. Отворете файла в Excel или го импортирайте в Google Sheets. Ако използвате CRM, можете да пропуснете таблицата: Habsy Plus се свързва с 10+ CRM системи, включително Salesforce, HubSpot и Zoho CRM, и синхронизира контактите директно.

Екипите, които използват Habsy Platform, могат да експортират и от уеб, с филтри и персонализирани шаблони за заглавията на колоните, така че имената на колоните да съвпадат с очакванията на CRM системата им.

Какво може да съдържа експортът освен данните от визитката

Таблица, съставена чрез преписване на визитки, съдържа само отпечатаното на тях. Експортът от Habsy може да съдържа и това, което се е случило, когато сте се запознали с човека, а именно то прави таблицата полезна за този, който ще се свърже отново:

Илюстративен пример. Малка производствена фирма се връща от Международния технически панаир в Пловдив с 300 визитки. Още първата вечер собственикът ги сканира пакетно на две купчини, по една за всеки ден от панаира, като задава събитието веднъж за всеки пакет. На следващата сутрин добавя кратка бележка към 40-те контакта, които помни най-добре. Експортира всичко в Excel, сортира по колоната с бележки и предава първите 40 на търговската си координаторка, която им се обажда същия следобед от таблицата, с която винаги работи.

За екипи: един експорт вместо пет таблици

Когато четирима души сканират на едно и също събитие, обикновено се получават четири файла в четири формата. В Habsy Platform всяко сканиране от екипа попада на едно място. Мениджърите могат да филтрират по кампания, местоположение на компанията или сигнали за покупка и да експортират с персонализиран шаблон за заглавията на колоните, така че имената на колоните да съвпадат точно с очакванията на импорта в CRM или на търговския ви екип.

Съвети за по-чист експорт

• Сканирайте в същия ден. Визитките, сканирани същата вечер, имат по-добри бележки от тези, сканирани седмица по-късно.
• Използвайте едни и същи етикети в екипа. Ако един пише „Демо“, а друг „иска демо“, филтрите ви спират да работят.
• Една колона за всяко поле. Не обединявайте телефонни номера и не слагайте два имейла в една клетка.
• Добавете името на събитието. Това е най-простият начин да измерите кои събития са дали резултат.
• Сканирайте офлайн, ако се налага. Habsy сканира визитки без интернет и ги обработва, когато отново сте онлайн, така че слабият Wi-Fi на мястото не ви спира.

Сканиране на визитки в Google Sheets

Google Sheets чете същите файлове. Експортирайте файл CSV или Excel от Habsy, след това в Google Sheets изберете „Файл“ > „Импортиране“ и го качете. Колоните остават същите. Ако предпочитате да държите контактите в профила си в Google, а не в таблица, Habsy Plus може да ги синхронизира и с Google Contacts.

Когато таблицата не е достатъчна

Таблицата е добър формат за предаване, но не напомня на никого да се свърже отново. Habsy ви позволява да добавите напомняне, след като запазите контакт, да напишете с AI персонален имейл или съобщение в WhatsApp за последващ контакт по кратко описание и да пазите всички бележки в контакта. Какво следва след експорта, ще прочетете в ръководството ни за пакетно сканиране на визитки и в работния процес за последващ контакт през първия ден.

Заключение

Ако имате само няколко визитки, ръчното въвеждане е напълно достатъчно. За повече използвайте приложение за сканиране, което експортира по едно поле в колона и пази бележките ви с всеки контакт. Habsy е безплатен за начало, сканира без ограничения и експортира директно в Excel. Изпробвайте скенера за визитки.